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2019-08-20 00:00:00
■秘書への道!秘書に向いている人っていったいどんな人なの?

秘書は、役員のような重要ポストに就いている人物の業務をサポートします。一口にサポートといっても職域は非常に広く、それをこなすだけの素養を持っていることが望ましいです。ある程度の適性がなければ、やりがいを感じながら取り組み続けるのは難しい場合もあるでしょう。そこで、今回は秘書の役割を紹介したうえで、向いている人やそうでない人についても解説します。

 

1.秘書の役割

上司がスムーズに仕事を遂行できるように支援することが、秘書の主な役割です。秘書の具体的な業務として、効率的なスケジュールを組んで管理していくことが挙げられます。スケジュール通りの進行を実現するために、関連する作業を済ませておくこともポイントです。例えば、出張の予定がある場合は、航空券や宿泊施設、レストランの手配なども行わなければなりません。さらに、上司宛ての電話やメールに対応することも秘書の業務です。また、職場への来客があった場合に、応対して案内することも大切な役割となっています。その他に、職場環境に気を配り整えることも業務の一つです。上司の机上や書類を整理整頓するなど、滞りなく作業に集中してもらえる状況を維持することが求められます。

 

2.秘書に向いている人

秘書がミスをすると、経営に関わる問題にまで発展するリスクがあります。したがって、少しのミスも見逃さないような几帳面な人がうってつけです。また、上司の仕事は流動的であることが多く、急を要するイレギュラーな事態の発生も珍しくありません。そのため、物事の変化に合わせて柔軟に対応できる人が向いています。さらに、上司との連携を細かなレベルで把握することが必要なため、上司にとって必要なものを察することも重要です。それらに欠かせない理解力や洞察力に長けた人も適しています。重役や経営層に属する人をサポートする場合、会社の機密事項に触れるケースも少なくありません。そのため、口が堅いうえに情報を伝達する範囲を的確に絞れる人も適性があります。いろいろな業務を同時に進める秘書は、取引先の企業名や相手の役職名をはじめとして、多くのことを覚えなければなりません。つまり、記憶力が高い人も優れた秘書になる素養を備えています。

 

3.秘書に向いていない人

スケジュールやタスクを並行して管理するには、スピード感を持って取り組むスタンスが重要です。そのため、怠惰な人や時間にルーズな人は秘書に向いていない可能性があります。秘書は、サポートする上司を自分で選べるわけではなく、さまざまな上司を担当していくことも少なくありません。したがって、他人に合わせる柔軟な対応力がない場合も不向きといえるでしょう。また、上司の要求に気付いて必要な情報を素早く提供できることも大事です。そのため、気が回らない人やリサーチスキルが低い人もハードルが高いでしょう。秘書は、社内外の多様な人とやりとりをする必要があります。そのため、コミュニケーションが不得意であったり、愛想が悪かったりすると向いていないと感じやすいでしょう。なお、自己主張が強くて自分が主役でないと気が済まない人も適しているとはいえません。なぜなら、自分を上司の二の次の存在と認識しながら働く必要があるからです。

 

4.秘書に必要なスキル

会社で仕事をする場合、ビジネスマナーを身につけることが条件ですが、秘書の場合は、ビジネスマナーは特に大切ということを覚えておきましょう。多忙な立場の人と接したり重役と話したりする機会も多いため、理解しやすい報告を簡潔に行おうとする心がけが不可欠です。その際に用いる適切な礼儀作法や、言葉遣いも十分に把握しておかなければなりません。また、仕事の重要度を見極めて、優先順位をつけながら完遂する情報処理能力も大事です。パソコンスキルも必要なので、メールの送受信やタイピングなどの基本技術を習得し、オフィスアプリも適切に使えるようになっておくことが望ましいでしょう。さらに、ビジネスマナーだけでなく、日常生活を送るうえで必須の一般常識も欠かせません。なぜなら、円滑なコミュニケーションを行うには、多様な話題への対応力が求められるからです。そのため、時事問題や業界のニュースに興味を持つことや、冠婚葬祭のマナーを習得することなどもポイントになります。

 

秘書になるために必要なことを理解しよう

秘書には、高度な技術やスキルが必要であり、知識が豊富であることも要求されます。大変な仕事ですが、秘書になることは決して不可能ではありません。行うべきことや把握するべきことを踏まえて、勉強と経験を積み重ねれば道は開けます。まずは、業務の内容をしっかり確認し、逆算によって必要な能力や知識を明らかにすることが大切です。それらを身につける努力を基本としながら、秘書を目指して自分を磨いていきましょう。

 

 

 

 

 

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2019-08-15 00:00:00
■テレビ朝日「お願い!ランキング」に出演しました!

弊社代表の橘が、テレビ朝日「お願い!ランキング」にVTR出演しました。

 

 

 

 

 

 

 

 

今、何かと話題になっているキーワード「忖度」(そんたく)

 

国会議員秘書経験者の橘がこれまでの仕事においてどんな「忖度」をしてきたのか?

「忖度」=他人の気持ちを推し量ることによってどんなピンチを切り抜けてきたのか?

クイズ形式の問題VTRで体験談をお話しします。

 

【放送日】

2017年8月21日(月)24:50~25:20

http://www.tv-asahi.co.jp/onegai_chosenkyo/

 

放送ぎりぎりの本当にあった裏話?!を是非ご覧ください!


2019-08-10 00:00:00
■拘束時間は?待機時間の扱いは?役員運転手の労働時間について説明します

役員運転手の雇用を検討する際にまず気になるのが人件費の問題ではないでしょうか。重要な立場の人間の安全を預かる仕事ということで給与は比較的高くなる傾向にあることに加えて、待機時間にも給与が発生するのかといった点も気になるところです。そこで、この記事では役員運転手を雇った際の1日の拘束時間や待機時間の扱いなどについて説明していきます。

 

1.役員運転手の拘束時間とは

役員運転手の主な仕事は担当役員を目的地まで送り迎えすることです。したがって、役員が移動していないときには基本的に待機となるため、運転手としての労働はどうしても断続的なものになってしまいます。また、車を運転する具体的な時間帯も特に定まっていないのが普通です。なぜなら、担当する役員によってスケジュールは大きく異なるうえに、同じ役員であっても、日によって予定は異なってくるからです。ちなみに、待機中の役員運転手は何もしなくてよいというわけではありません。待機中は次の移動経路の混雑状況などを把握し、目的地までいかにスムーズに到着できるかを考えておくことが主な業務だといえます。ここで押さえておきたいのは役員運転手も一般の会社員と同様に、平日の9~18時などといった基本の労働時間が定められており、その時間に基づいて固定給+αが支払われているという点です。そのため、タクシーの歩合制などとは異なり、1カ月の給料は安定している傾向にあります。一方で、役員の車での移動が、定められた勤務時間内に収まらないケースが多々あるため、労働時間は不規則になってしまいがちです。

 

2.待機時間について

役員運転手は担当役員の業務中や送迎以外の時間は基本的に待機しています。しかし、この待機というのは決して休憩時間と同じというわけではありません。なぜなら、待機時間中にもしなければならないことは多いからです。たとえば、スケジュールの確認がそうですし、出発までの時間を活かしてメンテナンスを行うといったケースも少なくありません。いずれも送迎をスムーズに行うには欠かせない業務だといえます。特に、役員が長距離移動をする場合は新幹線や飛行機などの時間には絶対に間に合わせなければならないので、そうなると、待機中に準備すべきことはより一層多くなります。そのうえ、車内の清掃を行うなど、担当役員が安心して気持ちよく仕事ができるようにする努力が役員運転手には求められているのです。以上の点から、役員運転手の場合は待機中も労働時間と考えられ、その分の給料が発生するというわけです。ちなみに、1日の待機時間がどの程度になるかというと、5~7時間が一応の目安となっています。

 

3.指定労働時間以外の運転は?

役員運転手の労働時間は一般社員と同様に一定の勤務時間が定められており、その時間帯以外に運転をした場合は、時間外手当や深夜手当、あるいは休日手当が別途で支給されるのが一般的です。ちなみに、役員運転手の場合、時間外労働は他の職業と比べて多くなる傾向にあります。なぜなら、会社の役員はスケジュールが変則的になりがちで、突発的な用事も少なくないからです。そのうえ、接待ゴルフや取引先との会食といった具合に、休日や夜間の送迎も多いのが普通です。ただし、企業の形態によっては特別な規定により、時間外手当や休日手当の支払い義務が免除されている場合もあります。現代では役員運転手の指定時間外での労働が残業か否かで問題になるケースが増えてきています。したがって、自社の場合は時間外手当や休日手当の適用が免除されるのかどうかを事前にしっかり確認しておくことが大切です。

 

トランスアクトが役員運転手を派遣します!

仕事の忙しい企業のトップにとっては移動時間すら惜しいものです。その点、専属の運転手は非常に強力な助っ人となる可能性を秘めています。問題は運転手の質ですが、トランスアクトでは資質の高い優れた人材を集め、その紹介と環境づくりの提供を行っています。人材派遣、人材紹介、紹介予定派遣、業務請負といった具合に、お客様の要望に合わせて最適な提案をしてくれるので、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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2019-08-01 00:00:00
■秘書志望の方注目!実際のところ秘書の給料はどのくらいなの?

秘書業務は、多くの企業において必要とされている職業です。秘書を志望している人にとっては、「秘書がどのぐらい給与をもらっているのか」が気になる人もいるのではないでしょうか。また、秘書としての給料を上げるためには、どのようなことを認識したうえで行動すべきなのかも気になります。そこで、この記事では秘書の給料事情や福利厚生、昇給などについて詳しく紹介していきます。

 

1.秘書の平均年収・月収・ボーナス

秘書の収入は、働く状況によってかなりのブレがありますが、平均的な金額を押さえておきましょう。秘書の平均年収は、約300万~500万円が相場です。ただし、秘書には社内の仕組みや一般常識をはじめ高度な知識が必要になるため、新卒正社員で秘書になることはめったにありません。転職の場合は、キャリアが最重要視されるため、前職での秘書経験があるかどうかによって給与も左右されます。派遣社員としての採用なら、基本的に時給換算で賞与がないことも多い傾向です。そのため、正社員と実労働時間が同じであっても年収は下がる可能性が高くなります。秘書が1年間にもらえる賞与額については、求人サービス各社の統計データを参考に給与の3カ月分として見ていきます。例えば、月額総支給額を26万円とした場合、賞与は年間で約78万円支給される計算です。日本人全体の平均年収が約420万円ということを考慮すれば、一般的な職業と同程度もらっていると見ることもできるでしょう。

 

2.秘書の初任給・福利厚生

秘書の初任給は、日系企業で未経験の場合の年収は250万~350万円程度に落ち着きます。秘書として働くときの福利厚生には、健康保険や社会保険などの各種保険のほかに、住宅手当、扶養家族手当などさまざまです。ただし、福利厚生については勤務する企業によって待遇が異なるので事前にしっかりと確認しておきましょう。秘書の勤務時間が不規則なことから、残業代は基本給に上乗せされることが多い傾向です。また、賞与に関しては通常年に1~2回支給されますが、年俸制を採用しているところは支給されないこともあります。

 

3.秘書の施設別給料

「議員秘書」の場合は、公設秘書と私設秘書で給与額が異なります。公設秘書の場合、議員は「第一公設秘書」「第二公設秘書」「政策担当秘書」の3人を雇うことが可能です。公設秘書は、法律によって給与が規定されており、第一公設秘書は月収約36万~55万円、第二公設秘書は月収約27万~40万円が相場となっています。政策担当秘書の場合は、月収約42万円と高めで、さらに政策担当秘書として継続勤務すれば年収1,000万円を超えることもあるのです。一方で、私設秘書の場合は各議員の事務所から支払われるので、事務所によって異なる場合が多くなります。「医療秘書」は、医療機関での事務職のスペシャリストです。病院や薬局などで働くことが多く、平均月収としては15万~25万円ほどに落ち着きます。正社員であれば、福利厚生も受けることができるため、安定感としては高いといえるでしょう。「派遣秘書」の場合は、時給制で、時給1,500~2,000円程度が平均的です。派遣秘書に関しては、所属している場所や自身のスキルによっても処遇が異なることが多いので自分のスキル次第ともいえます。

 

4.秘書の給与の違いの要因

実際の年収が秘書によって違うのには、いくつかの要因があると考えられます。1つ目には、所有している資格やスキルによって秘書としての能力がアップし、勤務先から認められることで給与向上につながる点です。2つ目の要因としては、役職手当の上乗せがあります。秘書業務も一般の事務業務と同じく役職が上がるにつれて給与も上がっていく傾向です。例えば、最初は一般社員として業務をこなした後、リーダークラス、スーパーバイザークラスと昇進を重ねれば給与も格段にアップするでしょう。ほかにも、「勤続年数と比例して給与が上がる」「秘書として勤める企業の規模の違い」などでも給与の違いは発生します。

 

秘書として必要な能力を高めて給与アップに取り組もう

秘書という仕事は、自分自身の持っているスキルや知識が必要になってくる専門性の高い職業です。秘書に求められる能力を高めていくなら、給与を上げていくことも期待できます。そのため、自分が持っているスキルを磨きながら、キャリアアップを図ることも可能です。キャリアアップを目指すことで「自分のスキル」「給与」をアップできれば、よりよい秘書人生を歩むことができるでしょう。

 

 

 

 

 

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