最新情報

2020-03-20 00:00:00
■優秀な秘書ってどんな人?必要とされているスキルを教えます!

秘書の仕事は幅広く、会社によってその役割はさまざまです。しかし、「優秀な秘書」といわれるには、いくつかの共通したスキルが必要です。ここでは、業種に関係なく秘書として身に着けておくべき重要なスキルを紹介します。仕事の効率化のために秘書を雇おうかと検討している役員の方は、人材選びの参考にしてみてはいかがでしょうか。

 

1.優秀な秘書に求められるスキル

優秀な秘書をもつことは、役員の仕事の効率化だけでなく、その会社のビジネスの成長につながる可能性を持っています。では、役員の片腕といわれるような優秀な秘書には、どのようなスキルが求められるのでしょうか。また、同じ秘書の仕事をしていても差がついてしまうのはなぜなのでしょうか。ここでは、3つの重要なスキルについて具体例を挙げながら紹介します。

 

1-1.スケジュール管理能力

優秀な秘書に求められる能力のひとつに、スケジュール管理能力が挙げられます。会社のトップや役員として働く人の多くは常に多忙で、急な予定変更も日常的に起こり得ます。そんなときも、優秀な秘書がいれば落ち着いて対処し、代替案をだして状況を切り抜けることが可能になるでしょう。しかし、このような能力はすぐに身につくものではなく、長年の経験から習得していくものです。また、オフィスソフトの機能を熟知し、使いこなせることも大切です。たとえば、会議のキャンセルや追加によるオンライン予約、変更などをタイムリーに行えなくてはなりません。役員のスケジュールをオンラインで管理することは、変動的なスケジュールを役員がいつでも確認することができるなどメリットがいっぱいです。秘書は役員のスケジュールの全体像を把握しておく必要があります。そして、必要があれば先手を打ってスケジュールを予約、変更することが求められます。

 

1-2.コミュニケーション能力

優秀な秘書に欠かせない能力といえば、コミュニケーション能力も忘れてはいけません。秘書の仕事は、役員とその役員が仕事上で関わる人たちの間に立ち、潤滑なコミュニケーションを保つことです。それには、人に愛される人柄や周りへの気配り、相手への配慮は欠かせないものといえるでしょう。また、社内外の会議に役員と同席する機会が多い秘書は、どのような雰囲気になっても冷静で落ち着いた対応をし、臨機応変に自分をコントロールすることが大切です。さらに、周囲への公平な対応や笑顔を絶やさないこと、会話相手に的確かつ必要な情報を届けることも重要です。こうしたことを円滑に行うには、社交性や高いコミュニケーション能力が要求されます。そして、秘書は役員の片腕となって働くという職務上、会社の機密事項などに触れることが多いものです。ですから、社交的でありながら必要のないことは話さないといった、口の堅さが必須といえるでしょう。

 

1-3.美しい文字が書ける

パソコンや電子メールの普及により、ビジネス上で手書きをする機会は減ってきています。しかし、重要な書類の記入や封書の宛名書き、お礼状を書くなど、秘書業務では手書きをする場面が少なくありません。ですから、美しい文字が書けることは秘書にとって大きな強みといえるでしょう。たとえば、契約など重要な書類が別の会社から送られてきたとき、封書に美しい表書きがされていれば会社の信頼感につながります。また、秘書が役員の代筆として書いたお礼状が美しい文字であれば、また仕事を依頼したいと思うことでしょう。反対に、丸文字や読めないような汚い字で書かれていたら、信頼を失ってしまうかもしれません。このように、秘書が書く文字は会社の印象を左右することがあります。字は体を表すといいますが、役員に代わって書類に記入したり、手紙を書いたりする秘書の字は、そのまま会社を表しているともいえるのです。

 

優秀な秘書は会社の成長に貢献する!

このように、優秀な秘書を手元に置くことは仕事を効率化するだけでなく、ビジネスの成長につながる可能性が高いでしょう。トランスアクトは、優れた資質をもつ人材をご紹介し、環境づくりのお手伝いをしています。また、人材派遣、人材紹介だけでなく、紹介予定派遣、業務請負など、お客様のご要望に合わせたさまざまなご提案をしています。優秀な秘書をお探しの際は、トランスアクトに相談してみてください。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

 


2020-03-15 00:00:00

起業を志す学生インターンの方々との昼食座談会を開催させて頂きました。近い将来、起業を志す学生インターンの方々のエネルギーに、私たちも非常に刺激を受けました。今後のご活躍、心よりお祈り申し上げます。貴重なお時間、ありがとうございました!

 

 

 

200315095503-5e6d7ce77caa5.jpg

 

200315095503-5e6d7ce7ee70c.jpg

 


2020-03-10 00:00:00
■役員運転手の年収はいくらなの?収入・仕事内容はタクシー運転手と違う?

タクシー運転手も役員運転手も、「人を車に乗せて目的地まで運ぶ」という仕事そのものに関しては同じです。しかし、実際には給料や働き方などに関して異なるところがあります。ただ、タクシー運転手と役員運転手の違いついて、正確に理解している人はあまり多くないのではないでしょうか。そこで、この記事では、役員運転手の給料やタクシー運転手との仕事の違いついて詳しく紹介します。

 

1.役員運転手の平均給料

役員運転手の給料は、企業に直接雇われている正社員や契約社員、派遣会社のスタッフなどの契約形態によってかなり違いがあることが特徴です。ただし、一般的には役員運転手の月給は平均すると約40万円といわれ、年収では500万円前後になります。この月給や年収の金額は、平均的なタクシー運転手と比べると高い傾向です。

 

2.なぜ給料が良いの?

タクシー運転手も役員運転手も車に人を乗せて運転する業務であることに違いはないため、一般のドライバーより高い運転スキルを求められることは共通しています。しかし、通常のタクシー運転手とは違い、役員運転手は文字通り車に乗せる対象となる人が社長や役員など企業の要人です。もちろん、乗せるお客様に対する気遣いが必要なことはタクシー運転手でも同じでしょう。しかし、役員運転手の場合は社長や役員に不快な思いをさせたり、ストレスになるようなことを与えたりしないように、より細やかな気配りができるスキルを求められます。また、雑談程度の会話をスムーズにできる社交性は必要です。ただ、求められる以上には会話をせず、社長や役員が落ち着ける空間を提供することも大切になります。さらに、役員運転手には車内で見聞きしたことを絶対に口外しない口の堅さも備えていることが求められます。このように、役員運転手は運転技術だけではなく、さまざまなスキルが必要とされるため、誰でもなれる職種ではありません。ほかにも、役員運転手は社長や役員の動きによって、勤務時間外に急な呼び出しがかかったり、休日出勤しなければならなくなったりすることもある仕事です。「タクシー運転手の業務とは異なるスキルや適性が必要」「勤務体系に違いがある」といったことから、一般的に役員運転手のほうが給料は高くなっています。

 

3.役員運転手とタクシー運転手の違い

役員運転手とタクシー運転手で最も異なるのは、勤務形態です。タクシー運転手は、一般のお客様を相手にしていることもあり、勤務はシフト制で早朝や深夜、土日や祝日も出勤することがあります。一方で、役員運転手は企業の社長や役員を乗せるのが仕事です。そのため、休日にゴルフの接待などに出かける際に運転しなければならない可能性があります。しかし、基本的には企業が稼働していない土日や祝日などは休みになることが多い仕事です。また、普段の仕事ぶりにも違いがあります。タクシー運転手は、お客様を多く乗せればそれだけ売り上げが上がるため、勤務時間中はお客様を乗せたり街を流したりなど、ほとんど運転しています。しかし、役員運転手の場合、実際に運転するのは担当している社長や役員が移動するときだけです。日によっては、勤務時間のほとんどが待機時間になることもあります。ただ、待機時間といっても、その間好きなことができるわけではありません。特に、出先での待機時間の場合は、社員や役員の用事がいつ終わるか正確にはわからないため、いつ戻ってきてもいいように待機している必要があります。また、役員運転手は社長や役員が心地よく過ごせるように、車内をきれいに清掃しておくことも大切です。待機時間を効率よく使いながら、車両の整備や車内の清掃などをすることも役員運転手の仕事になります。

 

役員運転手とタクシー運転手は仕事内容や年収が違う!

役員運転手とタクシー運転手では、対応するクライアントが違うのはもちろん、勤務形態にも違いがあることが特徴です。そのため、仕事をするにあたって求められる適性が異なり、その分、収入にも差が出てきます。どちらの仕事を選ぶかは、自分のライフスタイルに合う勤務形態かどうかにもよって異なるでしょう。また、自分の持っているスキルや性格などが、どちらに向いているかを見極めて選ぶこともポイントです。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

 


2020-03-05 00:00:00

毎日新聞(2020年2月21日号)「創刊148周年記念SDGs特別企画」に協賛企業として弊社が掲載されました。

 

200302182007-5e5ccfc7a598b.jpg

 

 

 

持続可能な開発目標(SDGs)とは

2015年9月25日-27日、ニューヨーク国連本部において、「国連持続可能な開発サミット」が開催され、150を超える加盟国首脳の参加のもと、その成果文書として、「我々の世界を変革する:持続可能な開発のための2030アジェンダ」が採択されました。

このアジェンダの中で、人間、地球及び繁栄のための行動計画として、宣言および目標が掲げられ、これが17の目標と169のターゲットからなる「持続可能な開発目標(SDGs)」です。


2020-03-01 00:00:00
■【社長や経営者必見】秘書の種類について詳しく説明します!

 秘書と一口にいっても、多くの種類に分けられます。秘書の仕事はスケジュール管理や一般的な庶務だけではありません。仕事で十分なパフォーマンスを発揮するには、仕事を的確にサポートしてくれる秘書探しが重要です。ここでは、秘書の種類について説明します。秘書の役割を理解し、業界や職種にマッチした秘書を雇いましょう。

 

1.秘書の種類

秘書は業務をスムーズに遂行するうえで欠かせない存在です。どのような人の下で働くかという観点で、秘書は細分化されます。

 

1-1.役員秘書

秘書というと、まっさきにイメージされるのが役員秘書でしょう。役員秘書は、企業のトップである社長や役員をサポートします。企業ごとに詳細は変わりますが、一般的には担当役員のスケジュール管理、会議や出張の準備、業界の動向などの情報収集、社内外に向けた資料作成、電話対応など仕事内容は多岐にわたります。円滑にサポートを行うには、基本的なビジネスマナーはもちろんのことパソコン・語学スキルも必要な場合があります。役員秘書の働き方は大きく二種類に分けられます。1つは、個人秘書。秘書課や秘書室部門に配属され、経営者や役員個人を一対一で担当します。もう1つは、グループ秘書。営業部門の秘書というように、部署ごとに配属されるのが特徴です。また、雇用形態はさまざまです。正社員として働く人もいれば、派遣・業務委託といった契約を結ぶ人もいるでしょう。

 

1-2.学者秘書

学者秘書は、研究者のサポートをします。研究費を財源に雇用されることが多く、大学の教授や研究者のサポートを行います。仕事は研究に関わることも多く、ときには助手のような役割を求められることもあるでしょう。研究内容を理解したうえで、専門的なスキルがあれば重宝されやすいです。ほかにも、雇用主の事務手続きや日常生活のサポート、研究費公募などの準備も行います。

 

1-3.議員秘書

議員秘書は国会議員をサポートします。選挙を中心とした政治活動のサポートを行いますが、議員の身の回りの世話など裏方的な役割も求められるでしょう。議員秘書は、「私設秘書」「公設秘書」「政策秘書」の3つに分類されます。国会議員自身が費用を負担して雇用するのが私設秘書、公費で雇用するのが公設秘書・政策秘書です。公費を使うので、国家公務員扱いとなることに注目しましょう。なお政策秘書のみ資格取得、または選考採用審査認定が必要です。

 

1-4.医療秘書

医療秘書と医療事務は異なります。医療秘書は一般的な医療事務に加え、院長や医局などのサポートやスケジュール管理・出張や会議の手配、学会の準備なども行います。また、患者対応が主である医療事務に対し、医療秘書が向き合うのは取引先やマスコミが多いでしょう。医療秘書は、医学についての知識が問われる局面もあります。医療事務と比べると研究職よりの仕事といえます。

 

1-5.弁護士秘書

弁護士秘書は、弁護士事務所で弁護士をサポートします。勤務先によっては、法律関連の業務を行うリーガルアシスタントと兼任することも。経験が身につくため、弁護士を目指し勉強中の人が働くことも多いです。弁護士秘書の仕事は事務が多く、膨大な資料を取り扱います。資料やデータの整理能力、案件をスムーズにさばく管理能力などが求められるでしょう。

 

1-6.芸術家・建築家秘書

芸術家・建築家秘書は、秘書の中でも専門性が高い仕事です。勤務先はデザイン事務所や建築事務所が多く、主な業務は事務処理でしょう。経理や総務を全般的にできると採用されやすいです。なお、芸術家や建築家は「無形のサービス」を提供することがほとんどです。形あるものを製造する仕事、販売する仕事よりも内容をつかみにくいかもしれません。一貫性のある仕訳で帳簿をつけるなど、個々の業務を慎重かつ確実に遂行するスキルが求められます。

 

1-7.プロジェクト秘書

特定のプロジェクトをサポートするのがプロジェクト秘書です。プロジェクトリーダーの補佐や、事務局・運営の仕事に従事します。一般的な秘書に比べると業務が確立していないことが多いでしょう。したがって、プロジェクトに真剣に向き合い、試行錯誤しながら業務に取り組まねばなりません。また、プロジェクトメンバーのモチベーション維持のため、適切なサポートも必要となります。

 

1-8.秘書官

議員秘書の中でも、内閣総理大臣や国務大臣をサポートするのが秘書官です。とりわけ、内閣総理大臣の秘書は「内閣総理大臣秘書」と呼ばれ、国家公務員のなかでも特別職として扱われます。総理大臣の腹心の部下として業務を遂行するため、的確な理解能力や機密情報を取り扱う管理能力などが求められるでしょう。

 

秘書について理解を深めよう!

業界や企業・職種により、求められる秘書の種類やスキルは大きく異なります。サポートされる側は、秘書を雇うか否かだけではなく、どのような秘書を雇うかも考えましょう。秘書のレベルにより、仕事の進捗や質が変わる可能性が高いです。それぞれの秘書の違いや特徴を把握したうえで、より自分にマッチする秘書を選んでみてください。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

 


1