秘書と一口にいっても、多くの種類に分けられます。秘書の仕事はスケジュール管理や一般的な庶務だけではありません。仕事で十分なパフォーマンスを発揮するには、仕事を的確にサポートしてくれる秘書探しが重要です。ここでは、秘書の種類について説明します。秘書の役割を理解し、業界や職種にマッチした秘書を雇いましょう。

1.秘書の種類

秘書は業務をスムーズに遂行するうえで欠かせない存在です。どのような人の下で働くかという観点で、秘書は細分化されます。

1-1.役員秘書

秘書というと、まっさきにイメージされるのが役員秘書でしょう。役員秘書は、企業のトップである社長や役員をサポートします。企業ごとに詳細は変わりますが、一般的には担当役員のスケジュール管理、会議や出張の準備、業界の動向などの情報収集、社内外に向けた資料作成、電話対応など仕事内容は多岐にわたります。円滑にサポートを行うには、基本的なビジネスマナーはもちろんのことパソコン・語学スキルも必要な場合があります。役員秘書の働き方は大きく二種類に分けられます。1つは、個人秘書。秘書課や秘書室部門に配属され、経営者や役員個人を一対一で担当します。もう1つは、グループ秘書。営業部門の秘書というように、部署ごとに配属されるのが特徴です。また、雇用形態はさまざまです。正社員として働く人もいれば、派遣・業務委託といった契約を結ぶ人もいるでしょう。

1-2.学者秘書

学者秘書は、研究者のサポートをします。研究費を財源に雇用されることが多く、大学の教授や研究者のサポートを行います。仕事は研究に関わることも多く、ときには助手のような役割を求められることもあるでしょう。研究内容を理解したうえで、専門的なスキルがあれば重宝されやすいです。ほかにも、雇用主の事務手続きや日常生活のサポート、研究費公募などの準備も行います。

1-3.議員秘書

議員秘書は国会議員をサポートします。選挙を中心とした政治活動のサポートを行いますが、議員の身の回りの世話など裏方的な役割も求められるでしょう。議員秘書は、「私設秘書」「公設秘書」「政策秘書」の３つに分類されます。国会議員自身が費用を負担して雇用するのが私設秘書、公費で雇用するのが公設秘書・政策秘書です。公費を使うので、国家公務員扱いとなることに注目しましょう。なお政策秘書のみ資格取得、または選考採用審査認定が必要です。

1-4.医療秘書

医療秘書と医療事務は異なります。医療秘書は一般的な医療事務に加え、院長や医局などのサポートやスケジュール管理・出張や会議の手配、学会の準備なども行います。また、患者対応が主である医療事務に対し、医療秘書が向き合うのは取引先やマスコミが多いでしょう。医療秘書は、医学についての知識が問われる局面もあります。医療事務と比べると研究職よりの仕事といえます。

1-5.弁護士秘書

弁護士秘書は、弁護士事務所で弁護士をサポートします。勤務先によっては、法律関連の業務を行うリーガルアシスタントと兼任することも。経験が身につくため、弁護士を目指し勉強中の人が働くことも多いです。弁護士秘書の仕事は事務が多く、膨大な資料を取り扱います。資料やデータの整理能力、案件をスムーズにさばく管理能力などが求められるでしょう。

1-6.芸術家・建築家秘書

芸術家・建築家秘書は、秘書の中でも専門性が高い仕事です。勤務先はデザイン事務所や建築事務所が多く、主な業務は事務処理でしょう。経理や総務を全般的にできると採用されやすいです。なお、芸術家や建築家は「無形のサービス」を提供することがほとんどです。形あるものを製造する仕事、販売する仕事よりも内容をつかみにくいかもしれません。一貫性のある仕訳で帳簿をつけるなど、個々の業務を慎重かつ確実に遂行するスキルが求められます。

1-7.プロジェクト秘書

特定のプロジェクトをサポートするのがプロジェクト秘書です。プロジェクトリーダーの補佐や、事務局・運営の仕事に従事します。一般的な秘書に比べると業務が確立していないことが多いでしょう。したがって、プロジェクトに真剣に向き合い、試行錯誤しながら業務に取り組まねばなりません。また、プロジェクトメンバーのモチベーション維持のため、適切なサポートも必要となります。

1-8.秘書官

議員秘書の中でも、内閣総理大臣や国務大臣をサポートするのが秘書官です。とりわけ、内閣総理大臣の秘書は「内閣総理大臣秘書」と呼ばれ、国家公務員のなかでも特別職として扱われます。総理大臣の腹心の部下として業務を遂行するため、的確な理解能力や機密情報を取り扱う管理能力などが求められるでしょう。

秘書について理解を深めよう！

業界や企業・職種により、求められる秘書の種類やスキルは大きく異なります。サポートされる側は、秘書を雇うか否かだけではなく、どのような秘書を雇うかも考えましょう。秘書のレベルにより、仕事の進捗や質が変わる可能性が高いです。それぞれの秘書の違いや特徴を把握したうえで、より自分にマッチする秘書を選んでみてください。

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