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2020 / 10 / 01
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■<10月コラム>秘書のテレワークはどんなの?在宅秘書の仕事内容から必要なスキルを紹介!

■秘書のテレワークはどんなの?在宅秘書の仕事内容から必要なスキルを紹介!

「担当の上司が同じ空間にいないと秘書の仕事をできない」というのが今までの常識だったのではないでしょうか。しかし、働き方改革が推進される2020年現在では新型コロナウィルス発生の影響もあり、在宅勤務やテレワークという勤務形態が増加しています。そのなかで、秘書にもテレワークがあることはご存じでしょうか。本記事では、在宅秘書の仕事内容について紹介します。

 

 

1.在宅秘書とは

在宅秘書の仕事は、事業主やフリーランスで働く人の「オフィスワーク」を総合的にサポートすることです。在宅秘書は、1~2時間程度の短時間での業務が多い傾向ですが、必要に応じて緊急時にもメールや電話などで常時対応できることが望ましいとされています。つまり、在宅秘書は一般的な「フルタイム、定時での勤務」とは異なり、特殊な勤務形態であるといえるでしょう。在宅秘書の雇用主のタイプには、オフィスワークに人件費の多くをさけないような個人事業主やフリーランスの人が多い傾向です。

 

2.在宅秘書の仕事内容とは

在宅秘書と聞いて、「どんな仕事だろう」と感じる人もいるのではないでしょうか。しかし、基本的には通常の秘書業務と同様です。ただし、在宅秘書の仕事内容は電話やメールなどオンラインかつ在宅でも作業ができる業務に限ります。具体例を挙げると、以下の通りです。

・電話受付対応

・メールやチャットなどのオンライン対応

・商品の受発注や発送と梱包作業

・入出金確認

・資料の作成および送付

・顧客のデータ管理

・スケジュールの管理

・請求書や領収書と納品書などの書類作成

・宿泊や来店予約管理

・Webサイトの記事投稿や変更など

写真加工や画像作成が可能な人であれば、サイトのタイトル画像やバナー画像などの作成を任されることもあります。また、印刷物のデザインに長けている人であれば、自社のパンフレットの作成も任される可能性もあるでしょう。雇用主と連絡を取る場合は、電話はもちろん、メールやチャットやLINEなどのアプリといった、あらゆる通信手段が用いられます。時には、パソコン備え付けのカメラや外付けのWebカメラなどで、実際にお互いの顔を見て連絡を取り合うこともあるでしょう。

 

3.必要なスキルはある?

どの仕事にもいえるように、資格を持っていれば、それだけ可能性は広がります。しかし、在宅秘書をするうえで、必須の資格はありません。ただし、在宅秘書として採用されるために好ましいスキルはあります。在宅秘書の仕事は、オフィスワークが多くなるため、一般的にワードやエクセルなどのオフィスアプリケーションを使用できることが前提です。また、経理ソフトやオンライン会議アプリなど独自のものを採用している雇用先もあるため、経験のないソフトやツールに順応できることも、在宅秘書に望まれる能力といえます。在宅秘書の仕事は、リモートワークやパソコンを利用した仕事が中心です。そのため、インターネットなどの通信環境が整っていることは最低限必要になります。状況に応じて、オンライン会議アプリを使用することもあるため、Webカメラの利用スキルも求められるでしょう。また、雇用先によっては設備の貸し出しもありますが、自分でWebカメラなどを準備しなければならないケースも考えられます。在宅秘書は、特別な資格はいらないため誰でもチャレンジすることが可能です。

 

4.在宅秘書の時給相場とは

在宅秘書の時給相場は1000~1200円程度といわれています。例えば、時給1000円で1日4時間、月20日働いた場合の月収は8万円となるでしょう。ただし、時給は能力や経験によって変わってきます。英語がネイティブ並みに話せる、経理に関する事務がこなせるなど、評価されやすいスキルが備わっていれば高時給も目指せるはずです。なお、在宅秘書は時給制ではなく月給制で働く場合もあります。月給制の場合、フルタイムか、それとも時短勤務かといった要因で給与の金額は左右されます。

 

5.通常の秘書と比較したときの在宅秘書のデメリット

家で働ける在宅秘書という仕事に魅力を感じる人も多いでしょう。しかし、在宅秘書には通常の秘書として働く場合とは異なるデメリットがあります。在宅秘書を目指す前に、そのデメリットについて理解しておくことが重要です。

まず、通常の秘書よりも雇用主との距離が近いというデメリットが挙げられます。在宅秘書として働く場合、個人事業主やフリーランスの人に雇われるケースが多いです。雇用主と直接関わりながら仕事をすることになるので、雇用主との相性が悪いと苦痛に感じられる場合もあるでしょう。また、企業に勤めるよりも雇用関係が不安定になりがちです。給与未払いなどのトラブルに発展することもあるので注意しなくてはなりません。働くことを決める前に、雇用主との相性はどうか、契約書の内容に不備はないかといった点をしっかりと確かめておきましょう。そして、在宅秘書は勤務時間が不規則になる場合もあります。雇用主の働き方に合わせることになるため、自分が働ける時間帯や曜日は明確に伝えておきましょう。

 

6.テレワーク型の秘書がおすすめな人

在宅秘書の職場には、「管理者の目」がなく、業務とプライベートの境界線もあいまいです。そのため、自分を律することができ、公私に合わせて気持ちをスイッチするのが得意な人が向いている仕事といえるでしょう。具体的には、「計画性をもって業務を遂行できる」「責任感が強く真面目」といった人が在宅秘書に向いています。また、業務の姿勢が管理者に伝わりにくいので、成果がより重要視されるでしょう。在宅秘書の業務も、案件の内容によっては、連絡を取り合ってチーム制で行うことがあります。しかし、同じ場所にチームのメンバーがいないため、誰かにすぐ疑問点を尋ねることはできません。そのようなときも、自分で調べたり誰かに相談したりするなど、能動的な姿勢が問われます。そのため、在宅秘書は「積極的に仕事を創造できる」「報告・連絡・相談がスムーズに行える」といった臨機応変な対応ができる人が重宝されるでしょう。また、異なる場所で価値観を共有するためにも、社会常識や基本的なビジネスマナーが備わっていることも重要です。

 

7.在宅秘書が収入を上げるコツ

在宅秘書の基本的な時給は決して高額ではありませんが、ポイントを押さえれば高収入を得ることも可能です。在宅秘書が収入を上げるコツは、語学力やITスキル、社労士の資格など、業務で役に立つスキルを身につけることです。例えば、語学力が備わっていれば翻訳などの業務もおこなえるようになります。雇用主の仕事で翻訳業務を外注している場合、外注せずに秘書に任せることができれば、大きなコスト削減となるでしょう。外注コストが削減できる分、秘書により高い給料を支払ってくれる可能性があります。WebデザインやプログラミングなどのITスキルについても同様です。会社のホームページ制作などを外注すると数十万~数百万円のコストがかかります。在宅秘書にその仕事をこなせるだけの能力があれば、交渉次第で収入を大幅に上げることもできるでしょう。その他、セキュリティ関連や税務関連など、会社に必要な業務は多岐にわたるので、それらをサポートできるスキルを身につけるのが収入アップの近道です。

 

8.在宅秘書として働く方法とは

在宅秘書として働きたいときは、在宅秘書代行会社を利用する、またはクラウドソーシングサイトに登録するという2通りの方法が選べます。

在宅秘書代行会社では、在宅秘書として働きたい人と、在宅秘書を雇いたい人の仲介をおこなっています。オンライン秘書やオンラインアシスタントといった形で募集をかけているので、興味がある人は申し込んでみるとよいでしょう。なお、実際に働くためには書類選考や面接に通過する必要があります。在宅秘書代行会社ではチーム体制で業務の分担をおこなっていることも多く、やむをえない事情で働けないときもサポートしてもらえる可能性が高いでしょう。

クラウドソーシングサイトでは、在宅でできる仕事を中心に、さまざまな業種の仕事が掲載されています。在宅秘書を募集しているクライアントもいるので、クラウドソーシングサイトに登録して仕事を探してみるのも1つの方法です。長期雇用の仕事が見つかれば、在宅でも安定した収入を得ることができるでしょう。

 

 

■秘書もテレワークで働ける!

在宅秘書がどんな仕事内容なのか理解できたでしょうか。秘書といえば、「社長に付き添う姿」をイメージする人も多いかもしれません。しかし、家にいる時間が多い主婦(主夫)なども、気軽に秘書をできるテレワーク時代に入りました。在宅秘書を経験している人の中からは、「通勤にかけた労力を業務に専念できる」などのメリットの声も多数上がっています。自身のライフスタイルに合わせて、秘書の仕事を選択肢に入れてみましょう。

 

 

 

 

 

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