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2020-10-01 00:00:00
■秘書のテレワークはどんなの?在宅秘書の仕事内容から必要なスキルを紹介!

「担当の上司が同じ空間にいないと秘書の仕事をできない」というのが今までの常識だったのではないでしょうか。しかし、働き方改革が推進される2020年現在では新型コロナウィルス発生の影響もあり、在宅勤務やテレワークという勤務形態が増加しています。そのなかで、秘書にもテレワークがあることはご存じでしょうか。本記事では、在宅秘書の仕事内容について紹介します。

 

1.在宅秘書とは

在宅秘書の仕事は、事業主やフリーランスで働く人の「オフィスワーク」を総合的にサポートすることです。在宅秘書は、1~2時間程度の短時間での業務が多い傾向ですが、必要に応じて緊急時にもメールや電話などで常時対応できることが望ましいとされています。つまり、在宅秘書は一般的な「フルタイム、定時での勤務」とは異なり、特殊な勤務形態であるといえるでしょう。在宅秘書の雇用主のタイプには、オフィスワークに人件費の多くをさけないような個人事業主やフリーランスの人が多い傾向です。

 

2.在宅秘書の仕事内容とは

在宅秘書と聞いて、「どんな仕事だろう」と感じる人もいるのではないでしょうか。しかし、基本的には通常の秘書業務と同様です。ただし、在宅秘書の仕事内容は電話やメールなどオンラインかつ在宅でも作業ができる業務に限ります。具体例を挙げると、以下の通りです。

・電話受付対応

・メールやチャットなどのオンライン対応

・商品の受発注や発送と梱包作業

・入出金確認

・資料の作成および送付

・顧客のデータ管理

・スケジュールの管理

・請求書や領収書と納品書などの書類作成

・宿泊や来店予約管理

・Webサイトの記事投稿や変更など

写真加工や画像作成が可能な人であれば、サイトのタイトル画像やバナー画像などの作成を任されることもあります。また、印刷物のデザインに長けている人であれば、自社のパンフレットの作成も任される可能性もあるでしょう。雇用主と連絡を取る場合は、電話はもちろん、メールやチャットやLINEなどのアプリといった、あらゆる通信手段が用いられます。時には、パソコン備え付けのカメラや外付けのWebカメラなどで、実際にお互いの顔を見て連絡を取り合うこともあるでしょう。

 

3.必要なスキルはある?

どの仕事にもいえるように、資格を持っていれば、それだけ可能性は広がります。しかし、在宅秘書をするうえで、必須の資格はありません。ただし、在宅秘書として採用されるために好ましいスキルはあります。在宅秘書の仕事は、オフィスワークが多くなるため、一般的にワードやエクセルなどのオフィスアプリケーションを使用できることが前提です。また、経理ソフトやオンライン会議アプリなど独自のものを採用している雇用先もあるため、経験のないソフトやツールに順応できることも、在宅秘書に望まれる能力といえます。在宅秘書の仕事は、リモートワークやパソコンを利用した仕事が中心です。そのため、インターネットなどの通信環境が整っていることは最低限必要になります。状況に応じて、オンライン会議アプリを使用することもあるため、Webカメラの利用スキルも求められるでしょう。また、雇用先によっては設備の貸し出しもありますが、自分でWebカメラなどを準備しなければならないケースも考えられます。在宅秘書は、特別な資格はいらないため誰でもチャレンジすることが可能です。

 

4.テレワーク型の秘書がおすすめな人

在宅秘書の職場には、「管理者の目」がなく、業務とプライベートの境界線もあいまいです。そのため、自分を律することができ、公私に合わせて気持ちをスイッチするのが得意な人が向いている仕事といえるでしょう。具体的には、「計画性をもって業務を遂行できる」「責任感が強く真面目」といった人が在宅秘書に向いています。また、業務の姿勢が管理者に伝わりにくいので、成果がより重要視されるでしょう。在宅秘書の業務も、案件の内容によっては、連絡を取り合ってチーム制で行うことがあります。しかし、同じ場所にチームのメンバーがいないため、誰かにすぐ疑問点を尋ねることはできません。そのようなときも、自分で調べたり誰かに相談したりするなど、能動的な姿勢が問われます。そのため、在宅秘書は「積極的に仕事を創造できる」「報告・連絡・相談がスムーズに行える」といった臨機応変な対応ができる人が重宝されるでしょう。また、異なる場所で価値観を共有するためにも、社会常識や基本的なビジネスマナーが備わっていることも重要です。

 

秘書もテレワークで働ける!

在宅秘書がどんな仕事内容なのか理解できたでしょうか。秘書といえば、「社長に付き添う姿」をイメージする人も多いかもしれません。しかし、家にいる時間が多い主婦(主夫)なども、気軽に秘書をできるテレワーク時代に入りました。在宅秘書を経験している人の中からは、「通勤にかけた労力を業務に専念できる」などのメリットの声も多数上がっています。自身のライフスタイルに合わせて、秘書の仕事を選択肢に入れてみましょう。

 

 

 

 

 

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