秘書の仕事は幅広く、会社によってその役割はさまざまです。しかし、「優秀な秘書」といわれるには、いくつかの共通したスキルが必要です。ここでは、業種に関係なく秘書として身に着けておくべき重要なスキルを紹介します。仕事の効率化のために秘書を雇おうかと検討している役員の方は、人材選びの参考にしてみてはいかがでしょうか。

■秘書の業務内容

秘書の業務内容は多岐にわたりますが、中心となるのは上司のスケジュール管理です。多忙な上司が効率よく働けるように、秘書は無駄のないスケジュールを組む必要があります。出張の際は宿泊施設の予約や交通手段の確保なども秘書がおこない、上司が主催する会議では参加者への連絡なども担当します。次に、来客・電話対応も秘書の業務の一環です。来客を迎えるときは上司と仕事をしている重要人物と接することになるので、丁寧な物腰やビジネスマナーなどが求められます。電話対応も丁寧な言葉遣いを心がけ、上司に取り次ぐか自分で処理するかを適宜判断することになります。また、上司が使う資料の作成も秘書の仕事です。会議の資料をPowerPointで作成したり、社内文書をWordで作成したりすることもあるため、最低限のパソコンスキルやビジネス文書の書き方を身に付けておく必要があります。そして、秘書はオフィスの整理などの雑務もこなさなければなりません。このように、上司をサポートするためのあらゆる業務を処理するのが秘書の仕事だといえます。

1.優秀な秘書に求められるスキル

優秀な秘書をもつことは、役員の仕事の効率化だけでなく、その会社のビジネスの成長につながる可能性を持っています。では、役員の片腕といわれるような優秀な秘書には、どのようなスキルが求められるのでしょうか。また、同じ秘書の仕事をしていても差がついてしまうのはなぜなのでしょうか。ここでは、3つの重要なスキルについて具体例を挙げながら紹介します。

1-1.スケジュール管理能力

優秀な秘書に求められる能力のひとつに、スケジュール管理能力が挙げられます。会社のトップや役員として働く人の多くは常に多忙で、急な予定変更も日常的に起こり得ます。そんなときも、優秀な秘書がいれば落ち着いて対処し、代替案をだして状況を切り抜けることが可能になるでしょう。しかし、このような能力はすぐに身につくものではなく、長年の経験から習得していくものです。また、オフィスソフトの機能を熟知し、使いこなせることも大切です。たとえば、会議のキャンセルや追加によるオンライン予約、変更などをタイムリーに行えなくてはなりません。役員のスケジュールをオンラインで管理することは、変動的なスケジュールを役員がいつでも確認することができるなどメリットがいっぱいです。秘書は役員のスケジュールの全体像を把握しておく必要があります。そして、必要があれば先手を打ってスケジュールを予約、変更することが求められます。

1-2.コミュニケーション能力

優秀な秘書に欠かせない能力といえば、コミュニケーション能力も忘れてはいけません。秘書の仕事は、役員とその役員が仕事上で関わる人たちの間に立ち、潤滑なコミュニケーションを保つことです。それには、人に愛される人柄や周りへの気配り、相手への配慮は欠かせないものといえるでしょう。また、社内外の会議に役員と同席する機会が多い秘書は、どのような雰囲気になっても冷静で落ち着いた対応をし、臨機応変に自分をコントロールすることが大切です。さらに、周囲への公平な対応や笑顔を絶やさないこと、会話相手に的確かつ必要な情報を届けることも重要です。こうしたことを円滑に行うには、社交性や高いコミュニケーション能力が要求されます。そして、秘書は役員の片腕となって働くという職務上、会社の機密事項などに触れることが多いものです。ですから、社交的でありながら必要のないことは話さないといった、口の堅さが必須といえるでしょう。

1-3.美しい文字が書ける

パソコンや電子メールの普及により、ビジネス上で手書きをする機会は減ってきています。しかし、重要な書類の記入や封書の宛名書き、お礼状を書くなど、秘書業務では手書きをする場面が少なくありません。ですから、美しい文字が書けることは秘書にとって大きな強みといえるでしょう。たとえば、契約など重要な書類が別の会社から送られてきたとき、封書に美しい表書きがされていれば会社の信頼感につながります。また、秘書が役員の代筆として書いたお礼状が美しい文字であれば、また仕事を依頼したいと思うことでしょう。反対に、丸文字や読めないような汚い字で書かれていたら、信頼を失ってしまうかもしれません。このように、秘書が書く文字は会社の印象を左右することがあります。字は体を表すといいますが、役員に代わって書類に記入したり、手紙を書いたりする秘書の字は、そのまま会社を表しているともいえるのです。

■秘書に向いている人の特徴

秘書に向いている人の特徴は、気配りができ、察する能力が高いことです。秘書は上司を陰から支える必要がありますが、上司には細かく指示を出している時間はありません。上司が何を求めているのかを察知し、先回りして用意しておく気配り力が秘書には求められます。また、サポートに徹することができる人も秘書に向いているでしょう。自分が主役にならないと気が済まない人は、上司を支えるという秘書の役回りに我慢ができないはずです。同時に、秘書は上司と一緒に丁重に扱われることが多いものですが、謙虚さを忘れてはいけません。常に謙虚な姿勢で人と接し、人間関係を円滑にできる人が秘書には向いています。

几帳面で柔軟性がある人も秘書に挑戦してみるとよいでしょう。上司のスケジュール管理などでミスをすると会社に大きな損失を出す恐れがあるため、秘書は丁寧に仕事をこなす几帳面さが備わっていなければなりません。とはいえ、秘書の仕事にはトラブルがつきものなので、几帳面なだけでは不十分です。ハプニングが起こったときも冷静に対処できる、柔軟性を兼ね備えていることが優秀な秘書の条件だといえます。その他、コミュニケーションスキルが高く、スムーズに情報共有ができる人も秘書には向いています。

■秘書に向いていない人の特徴

一方、秘書に向いていない人にもいくつかの特徴があります。まず、自己主張が激しい人は秘書には向かないでしょう。向上心は大切ですが、「活躍したい」という気持ちが強すぎると上司の邪魔になりかねないので、一歩後ろに下がって上司を支えられる人が秘書に向いています。また、守秘義務が守れない人も秘書になるべきではありません。会社の重要人物と一緒に仕事をする中で、秘書は数多くの機密情報を知ることになります。これらの情報を外部に漏らしてしまうと大きな問題に発展する恐れもあるため、友達との雑談などでつい口を滑らせてしまう人は秘書に適しません。次に、気持ちの切り替えが苦手な人も秘書として働くのは難しいでしょう。誰でもミスをすることはありますが、大切なのはミスをしたあとの対応です。上司から叱責されて落ち込み、仕事を放棄してしまうようでは秘書の仕事は務まりません。すばやく気持ちを切り替え、自分のミスの後始末をおこなう前向きな姿勢が求められます。

■秘書の仕事のやりがい

秘書の仕事では大変な場面も多くありますが、それに見合ったやりがいがあります。秘書の仕事のやりがいとしてまず挙げられるのが、企業の経営に携わる人間と深く関われることです。事務職などで普通に働いていれば、企業を動かす重要人物と関われる機会はなかなかありません。一方、秘書は常日頃から役員と深く関わり、ビジネスの最先端における知識やスキルを学ぶことができます。一緒に仕事をする上司の考え方などを間近で観察することは、人生を豊かにしてくれる貴重な経験となるでしょう。次に、ビジネスマナーなどに関するスキルを磨けることも秘書のやりがいの1つです。さまざまな重要人物と関わるなかで自然とビジネスマナーや接待スキルが磨かれ、キャリアアップも目指しやすくなるでしょう。また、秘書の仕事ではさまざまなハプニングが起こり、状況に応じて臨機応変に対処することが求められます。そのため、判断力や柔軟に対応する能力が養われることも秘書のやりがいだといえます。

■優秀な秘書は会社の成長に貢献する！

このように、優秀な秘書を手元に置くことは仕事を効率化するだけでなく、ビジネスの成長につながる可能性が高いでしょう。トランスアクトは、優れた資質をもつ人材をご紹介し、環境づくりのお手伝いをしています。また、人材派遣、人材紹介だけでなく、紹介予定派遣、業務請負など、お客様のご要望に合わせたさまざまなご提案をしています。優秀な秘書をお探しの際は、トランスアクトに相談してみてください。

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています