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2020-03-20 00:00:00
■優秀な秘書ってどんな人?必要とされているスキルを教えます!

秘書の仕事は幅広く、会社によってその役割はさまざまです。しかし、「優秀な秘書」といわれるには、いくつかの共通したスキルが必要です。ここでは、業種に関係なく秘書として身に着けておくべき重要なスキルを紹介します。仕事の効率化のために秘書を雇おうかと検討している役員の方は、人材選びの参考にしてみてはいかがでしょうか。

 

1.優秀な秘書に求められるスキル

優秀な秘書をもつことは、役員の仕事の効率化だけでなく、その会社のビジネスの成長につながる可能性を持っています。では、役員の片腕といわれるような優秀な秘書には、どのようなスキルが求められるのでしょうか。また、同じ秘書の仕事をしていても差がついてしまうのはなぜなのでしょうか。ここでは、3つの重要なスキルについて具体例を挙げながら紹介します。

 

1-1.スケジュール管理能力

優秀な秘書に求められる能力のひとつに、スケジュール管理能力が挙げられます。会社のトップや役員として働く人の多くは常に多忙で、急な予定変更も日常的に起こり得ます。そんなときも、優秀な秘書がいれば落ち着いて対処し、代替案をだして状況を切り抜けることが可能になるでしょう。しかし、このような能力はすぐに身につくものではなく、長年の経験から習得していくものです。また、オフィスソフトの機能を熟知し、使いこなせることも大切です。たとえば、会議のキャンセルや追加によるオンライン予約、変更などをタイムリーに行えなくてはなりません。役員のスケジュールをオンラインで管理することは、変動的なスケジュールを役員がいつでも確認することができるなどメリットがいっぱいです。秘書は役員のスケジュールの全体像を把握しておく必要があります。そして、必要があれば先手を打ってスケジュールを予約、変更することが求められます。

 

1-2.コミュニケーション能力

優秀な秘書に欠かせない能力といえば、コミュニケーション能力も忘れてはいけません。秘書の仕事は、役員とその役員が仕事上で関わる人たちの間に立ち、潤滑なコミュニケーションを保つことです。それには、人に愛される人柄や周りへの気配り、相手への配慮は欠かせないものといえるでしょう。また、社内外の会議に役員と同席する機会が多い秘書は、どのような雰囲気になっても冷静で落ち着いた対応をし、臨機応変に自分をコントロールすることが大切です。さらに、周囲への公平な対応や笑顔を絶やさないこと、会話相手に的確かつ必要な情報を届けることも重要です。こうしたことを円滑に行うには、社交性や高いコミュニケーション能力が要求されます。そして、秘書は役員の片腕となって働くという職務上、会社の機密事項などに触れることが多いものです。ですから、社交的でありながら必要のないことは話さないといった、口の堅さが必須といえるでしょう。

 

1-3.美しい文字が書ける

パソコンや電子メールの普及により、ビジネス上で手書きをする機会は減ってきています。しかし、重要な書類の記入や封書の宛名書き、お礼状を書くなど、秘書業務では手書きをする場面が少なくありません。ですから、美しい文字が書けることは秘書にとって大きな強みといえるでしょう。たとえば、契約など重要な書類が別の会社から送られてきたとき、封書に美しい表書きがされていれば会社の信頼感につながります。また、秘書が役員の代筆として書いたお礼状が美しい文字であれば、また仕事を依頼したいと思うことでしょう。反対に、丸文字や読めないような汚い字で書かれていたら、信頼を失ってしまうかもしれません。このように、秘書が書く文字は会社の印象を左右することがあります。字は体を表すといいますが、役員に代わって書類に記入したり、手紙を書いたりする秘書の字は、そのまま会社を表しているともいえるのです。

 

優秀な秘書は会社の成長に貢献する!

このように、優秀な秘書を手元に置くことは仕事を効率化するだけでなく、ビジネスの成長につながる可能性が高いでしょう。トランスアクトは、優れた資質をもつ人材をご紹介し、環境づくりのお手伝いをしています。また、人材派遣、人材紹介だけでなく、紹介予定派遣、業務請負など、お客様のご要望に合わせたさまざまなご提案をしています。優秀な秘書をお探しの際は、トランスアクトに相談してみてください。

 

 

 

 

 

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