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■＜11月コラム＞秘書のキャリアプランとは！キャリアアップには何が求められるの？
秘書として働く際に、「どのようにキャリアアップしていくのか」について気になっている人は多いのではないでしょうか。サラリーマンやOLなどと同じように、秘書にもキャリアパスは存在します。ステップアップのために、長期的なビジョンを持ちましょう。ここでは、秘書のキャリアプランをもとに、キャリアを積み上げるために必要なことについて紹介します。
1.秘書のキャリアパス
秘書のキャリアパスについて、働きはじめから最終的に目指したいステージまで紹介します。
1-1.秘書アシスタント
秘書として働き始めた人の多くは、「秘書アシスタント」という職種からスタートします。最初から役員のサポートをするような重要なポジションは難しいため、まずはじっくりと基本スキルを身につけましょう。秘書アシスタントの仕事は、予算管理や電話対応、社外向けの資料作成などです。時には、会議の準備など庶務のようなことも担当します。日常会話レベルの英会話・翻訳もできると評価されやすいでしょう。
1-2.役員秘書
秘書アシスタントとして一通りのスキルを身につけたら、次は役員秘書を目指しましょう。役員秘書になると、一般的なビジネススキルやマナーだけではなく、業界に応じた知識や振る舞いも求められます。なぜなら、経営会議資料の作成や取りまとめ、メディア対応などの広報活動をするには、仕事をよく理解していないと難しいからです。さらに、ビジネス英語中級レベルの語学力も求められます。例えば、海外からのお客様をそつなく案内したり、専門的な資料の翻訳をしたりするなどの業務も任される可能性があるでしょう。このように、役員秘書は秘書アシスタントよりも幅広い業務を担当します。スムーズに役員のサポートができるよう、スキルアップを心がけましょう。
1-3.社長秘書
秘書として最終的に目指したいキャリアは、社長秘書です。社長秘書ともなると、責任がぐんとアップします。時には、外部折衝や国内外の大切なお客様への対応を社長の代わりに遂行する場合もあるでしょう。また、出張やパーティーなど社外イベントに付き添ったり、主催イベントを運営したりするなど活躍の機会が増えます。さらに、より高水準な語学力が求められることも少なくありません。なぜなら、会社によってはグローバルな会議の運営や、海外出張の調整も必要だからです。
2.キャリアップに求められるスキルとは？
キャリアアップの過程で求められるスキルについて紹介します。
2-1.上司の健康まで管理
スケジュールを調整する際には、上司の体調への配慮が欠かせません。予定が噛み合うかのみを考えていたのでは、十分なサポートとはいえないでしょう。上司が存分にパフォーマンスを発揮できるように、健康状態や体力面を考えることが大切です。時に、過密すぎるスケジュールを避け、ささいな体調変化も敏感に察知するのが理想の秘書といえるでしょう。
2-2.臨機応変な対応力
秘書の仕事をしていると、予想外の事態が多く発生するものです。ただ、目の前の仕事をこなすことに集中していては、不十分でしょう。秘書には、臨機応変な対応力が求められます。急なスケジュール変更・不測の事態が発生するリスクに備え、手配を万全にしておきましょう。いかなる事態でも乗り切れるように準備したり、適切な判断を下したりするなど、自信を持つことが大事です。
2-3.マルチタスクをこなせる
優秀な秘書は、マルチタスクに長けているため、多くの業務に素早く優先順位をつけ、効率よく的確に仕事をさばいていくことができます。もちろん、緊急案件が舞い込むことも多いため、状況に応じて優先順位を組み替えることが重要です。また、自分で処理できないほどたくさんの仕事を抱え込むことは良くありません。不測の事態を想定して余裕を持っておくことも、秘書として理想的です。
未経験からでもキャリアアップできる！
秘書のキャリアプランと、求められるスキルについて理解できたでしょうか。最初は誰もが初心者から始まるため、すぐに完璧を求めることはやめて秘書アシスタントから実績を積みキャリアップを目指しましょう。株式会社トランスアクトでは、未経験からでも秘書にチャレンジすることができます。初心者でも秘書に興味がある人は、あきらめずに検討してみてはいかがでしょうか。
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