最新情報
■＜8月コラム＞秘書への道！秘書に向いている人っていったいどんな人なの？
秘書は、役員のような重要ポストに就いている人物の業務をサポートします。一口にサポートといっても職域は非常に広く、それをこなすだけの素養を持っていることが望ましいです。ある程度の適性がなければ、やりがいを感じながら取り組み続けるのは難しい場合もあるでしょう。そこで、今回は秘書の役割を紹介したうえで、向いている人やそうでない人についても解説します。
1.秘書の役割
上司がスムーズに仕事を遂行できるように支援することが、秘書の主な役割です。秘書の具体的な業務として、効率的なスケジュールを組んで管理していくことが挙げられます。スケジュール通りの進行を実現するために、関連する作業を済ませておくこともポイントです。例えば、出張の予定がある場合は、航空券や宿泊施設、レストランの手配なども行わなければなりません。さらに、上司宛ての電話やメールに対応することも秘書の業務です。また、職場への来客があった場合に、応対して案内することも大切な役割となっています。その他に、職場環境に気を配り整えることも業務の一つです。上司の机上や書類を整理整頓するなど、滞りなく作業に集中してもらえる状況を維持することが求められます。
2.秘書に向いている人
秘書がミスをすると、経営に関わる問題にまで発展するリスクがあります。したがって、少しのミスも見逃さないような几帳面な人がうってつけです。また、上司の仕事は流動的であることが多く、急を要するイレギュラーな事態の発生も珍しくありません。そのため、物事の変化に合わせて柔軟に対応できる人が向いています。さらに、上司との連携を細かなレベルで把握することが必要なため、上司にとって必要なものを察することも重要です。それらに欠かせない理解力や洞察力に長けた人も適しています。重役や経営層に属する人をサポートする場合、会社の機密事項に触れるケースも少なくありません。そのため、口が堅いうえに情報を伝達する範囲を的確に絞れる人も適性があります。いろいろな業務を同時に進める秘書は、取引先の企業名や相手の役職名をはじめとして、多くのことを覚えなければなりません。つまり、記憶力が高い人も優れた秘書になる素養を備えています。
3.秘書に向いていない人
スケジュールやタスクを並行して管理するには、スピード感を持って取り組むスタンスが重要です。そのため、怠惰な人や時間にルーズな人は秘書に向いていない可能性があります。秘書は、サポートする上司を自分で選べるわけではなく、さまざまな上司を担当していくことも少なくありません。したがって、他人に合わせる柔軟な対応力がない場合も不向きといえるでしょう。また、上司の要求に気付いて必要な情報を素早く提供できることも大事です。そのため、気が回らない人やリサーチスキルが低い人もハードルが高いでしょう。秘書は、社内外の多様な人とやりとりをする必要があります。そのため、コミュニケーションが不得意であったり、愛想が悪かったりすると向いていないと感じやすいでしょう。なお、自己主張が強くて自分が主役でないと気が済まない人も適しているとはいえません。なぜなら、自分を上司の二の次の存在と認識しながら働く必要があるからです。
4.秘書に必要なスキル
会社で仕事をする場合、ビジネスマナーを身につけることが条件ですが、秘書の場合は、ビジネスマナーは特に大切ということを覚えておきましょう。多忙な立場の人と接したり重役と話したりする機会も多いため、理解しやすい報告を簡潔に行おうとする心がけが不可欠です。その際に用いる適切な礼儀作法や、言葉遣いも十分に把握しておかなければなりません。また、仕事の重要度を見極めて、優先順位をつけながら完遂する情報処理能力も大事です。パソコンスキルも必要なので、メールの送受信やタイピングなどの基本技術を習得し、オフィスアプリも適切に使えるようになっておくことが望ましいでしょう。さらに、ビジネスマナーだけでなく、日常生活を送るうえで必須の一般常識も欠かせません。なぜなら、円滑なコミュニケーションを行うには、多様な話題への対応力が求められるからです。そのため、時事問題や業界のニュースに興味を持つことや、冠婚葬祭のマナーを習得することなどもポイントになります。
秘書になるために必要なことを理解しよう
秘書には、高度な技術やスキルが必要であり、知識が豊富であることも要求されます。大変な仕事ですが、秘書になることは決して不可能ではありません。行うべきことや把握するべきことを踏まえて、勉強と経験を積み重ねれば道は開けます。まずは、業務の内容をしっかり確認し、逆算によって必要な能力や知識を明らかにすることが大切です。それらを身につける努力を基本としながら、秘書を目指して自分を磨いていきましょう。
社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています
役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています
役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています
社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています
