社長秘書という存在は認識していても、具体的な仕事内容はよく知らないという人も多いのではないでしょうか。社長秘書を雇うメリットは多く、期待以上の効果が得られたというケースも少なくありません。本記事では、社長秘書を雇うべきか検討している方に向けて、秘書に任せられる仕事内容や雇うメリットについて解説します。

1.社長秘書の仕事内容とは

まず、秘書が主に行うのは、社長のスケジュール調整・管理です。社長ともなると、朝からびっしり予定が詰まっている日も珍しくないでしょう。しかし、いかに多忙であろうと、取引先を待たす、会議をすっぽかすというなどの失敗は許されません。しかし、時間の読みが甘いとこうしたミスが起こってしまい、最悪の場合にはビジネスチャンスを失ってしまう恐れがあります。秘書はプロとして、会議内容も把握したうえで、前後に移動時間や休憩時間などの余裕を持たせた現実的なスケジュール管理を行ってくれます。次に、電話やメールなどの対応も秘書の仕事です。社外の関係先との会食やアポイントなどは、むしろ秘書を通してアレンジするほうが対外的にもスマートです。最後に、各種手配業務も秘書が代行してくれます。たとえば、出張や会食、お中元、お歳暮の手配などは秘書に任せることができます。このほか、タクシー予約や昼食の手配といった日常的なサポートも秘書業務の範疇です。

2.社長秘書を雇うメリット

ここからは、社長秘書を雇うことによって得られるメリットを3つ紹介します。

2-1.メイン業務に集中出来る

事業計画の立案や経営判断、ステークホルダーとの関係構築など、社長には経営者として取り組むべき仕事が山のようにあります。秘書がいれば、自分がやらなくても良い本業以外の雑務を一任できます。スケジュール管理や出張・会食手配は雑務ですが、取引先が絡む以上、ミスが許されない仕事です。こうした調整を秘書に代行してもらうことで、気を取られず、社長は本来の業務に集中できます。将来のために、企業の中・長期戦略を考える時間も捻出しやすくなるでしょう。

2-2.雑務をサポートしてくれる

秘書は雑務をサポートしてくれるだけでなく、業務のとりまとめも行ってくれます。たとえば、発注先が複数ある場合には、誰に何を依頼し、それぞれ納期はいつまでかといった管理が煩雑になりがちです。秘書がいれば、発注先の間に入り、業務を全体的に統括してくれます。具体的には、進捗状況をチェックし、スケジュールより遅れているものを教えてくれたり、必要な準備を前もって教えてくれたりとディレクションの役割を担ってくれます。全体像を把握できれば、経営者として必要な判断・指示も行いやすくなるでしょう。

2-3.理解者となってくれる

企業のトップは、案外孤独なものです。仕事で悩みがあっても、社長という立場上、部下には本音を打ち明けにくいでしょう。会社の内情を知らない家族にも、仕事のストレスやプレッシャーはなかなか理解されにくいものです。また、機密事項を含む仕事も多く、社外の友人や知人に気軽に相談に乗ってもらうわけにもいきません。その点、秘書は社長にもっとも近い立場で仕事をしています。1日のうち多くの時間を同じオフィスで過ごすことも多く、社長の意図や要望を自然とくみ取ってくれる存在です。身近に良き理解者がいれば、ひとりで思い詰めるということも減り、精神的にも楽になるはずです。移動時間の秘書との雑談も、多忙な1日の中のちょっとした気晴らしになるでしょう。

社長秘書は頼れる存在！

社長秘書を雇うメリットが理解できたでしょうか。社長秘書を雇うことは、業務を進めるうえで幅広いメリットがあります。加えて、社長が本来の仕事に集中できれば、企業の業績アップも目指せるでしょう。トランスアクトでは、質の高い秘書を派遣しています。優秀な秘書を探している方は、ぜひトランスアクトにご相談ください。

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