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■＜4月コラム＞変更は当たり前？！多忙な社長のスケジュールを管理する方法とは！
秘書がこなす業務の中で、最も大きな割合を占めるのが社長のスケジュール管理です。毎日多忙を極める社長のスケジュールを管理するのは、想像以上に大変な仕事です。秘書の腕が試される業務といっても過言ではありません。ミスなく、上手にスケジュールを管理するためにすべき工夫や、おすすめの手帳などを紹介していきます。
1.変更は当たり前？
会社のトップは朝から晩まで予定が詰まっており、日々多忙を極めます。急にアポが入って、スケジュールが変更になることも珍しくありません。社長のスケジュール管理をするのは秘書の仕事ですが、社長が自分自身で予定を入れてしまい、混乱やダブルブッキングが起こることもあります。このようなトラブルを防いでスムーズに仕事を進めていくには、スケジュール管理の工夫が必要です。
2.スケジュール管理のポイント
ここでは、毎日忙しい社長のスケジュールをうまく管理するポイントを紹介します。
2-1.手帳はウィークリーのバーチカルがおすすめ
毎日忙しい社長のスケジュールを管理するには、短期ではなく長期を見渡しながら予定を立てる必要があります。スマホなどのデジタルツールだと、先の予定までパッと見渡して確認することができないため、多忙を極める社長のスケジュール管理には不向きです。社長のスケジュールを効率よく管理したいなら、先の予定まで一目で確認できるウィークリーのバーチカル手帳を使いましょう。バーチカル手帳は縦に時間、横が曜日刻みになっているため、1週間分の予定を見開きで確認することができます。どの業務に時間を割いているのかが視覚的に分かるので、業務遂行力を高めるうえでも効果的です。年間計画を一覧で把握できる予定表もあわせて使うと、さらに業務の効率が高まるでしょう。
2-2.予定と実績をかく
手帳にはその日の予定だけを書き込むのではなく、終わった後の実績も書いて管理しましょう。予定と実績の管理を同時に行うことによって、自分の仕事処理にかかる時間を正確に把握し、反省点を見出すことができます。自分の行動パターンや傾向に気付けるため、業務効率の改善に効果的です。
2-3.手帳と予実管理表は常に見られる状態に
何かあったらすぐに書き込めるように、手帳と予実管理表は常に見開きの状態にしておきましょう。仕事中のデスクに手帳を開いておけば、追加の予定が入ったときもスムーズに対処することができます。手帳に書き込むのは確定した予定だけでかまいません。仮押さえのものは付箋などに書いて貼っておけば、あとで予定を変更したときに書いたり消したりする手間を省けます。
2-4.重要業務は午前中に
午前中は頭が冴えており、生産性が高い傾向にあります。アイディアも出やすい時間帯なので、社長にとって重要な業務は午前中に入れるようにしましょう。アポを入れるなら、午前ではなく午後にいれてください。逆に夜の生産性が高い社長なら、その時間帯にアポを入れるのは避けましょう。
2-5.時間割を作成する
あらかじめ週次、日次の時間割を作成しておくと、重要な業務も漏れなく遂行できるようになります。まずは社長にとって重要な業務を一つずつピックアップしてみましょう。次に「毎週◯曜日にこれをやる」「毎月◯日にこれをやる」というように、それぞれ時間割を作ることによって、大切な仕事を疎かにする心配がなくなります。
2-6.健康維持と学習の時間を確保
社長のパフォーマンスを向上させるには、仕事以外の時間もしっかり確保する必要があります。社長のパフォーマンスを上げることは、長期的に見ると会社のパフォーマンス向上に直結します。仕事が忙しいと、どうしても健康管理や学習が疎かになりがちですが、会社のパフォーマンスを上げるには、社長の健康と知識の吸収が欠かせません。健康管理と学習をする時間も重要な予定だと捉えて、スケジュールに組み込むようにしましょう。
的確なスケジュール管理でパフォーマンスを向上させよう！
社長のスケジュール管理は一般的なスケジュール管理とは異なります。スケジュール管理を工夫すると、社長だけでなく会社全体のパフォーマンス向上につなげることができます。トランスアクトでは、優れた人材の紹介と派遣を行っておりますので、ぜひ一度ご相談ください。それぞれのご要望に合う最適な人材をご紹介します。
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