企業の役員などをサポートする秘書は、事務系の職種のなかでも人気が高い仕事です。秘書を目指している人であれば、「必要な資格やスキルがあるのか」「自分が秘書に向いているのかどうか」について、知りたい人が多いのではないでしょうか。秘書はどんな人でも目指すことができる仕事です。この記事では、秘書になるために必要な資格や求められる資質について解説します。

1.国家資格と民間資格の違いとは

秘書になるために必要な資格を解説する前に、まず国家資格と民間資格の違いを紹介します。

■国家資格とは

国家資格とは、法律に基づいて国が認定する資格のことです。国や地方公共団体、法律で指定された団体が試験を実施します。国家資格は、例えば弁護士や公認会計士、医師、看護師のように、いずれも専門性が高く、有資格者のみが業務を独占できる資格が多いことが特徴です。専門性の高さに応じて試験も難しくなりますが、法律によって一定の知識や技術が保証されるので社会的な評価は総じて高く、難関国家資格の有資格者ともなると平均年収も高くなる傾向が見られます。

■民間資格とは

一方、民間資格は民間団体や企業が試験を行い、認定する資格のことです。有名な民間資格のなかには、TOEICやTOEFL、Microsoft Office Specialist（MOS）などがあります。国家資格とは異なり、民間団体や企業が独自の基準で認定できるため、試験の難易度もまちまちで、種類や数も膨大であることが特徴です。なお、民間資格のなかでも秘書技能検定や簿記検定などのように公共性が高く、かつ文部科学省が後援している資格を公的資格と呼ぶこともあります。

2.秘書は国家資格ではない？

弁護士や公認会計士といった国家資格の場合、その業務を遂行するためには必ず資格を取得しなければなりません。一方、秘書は国家資格ではないため、秘書技能検定などの資格がなくても秘書職として採用、または配属されれば秘書として働くことができます。秘書の求人を検索しても、応募資格に記載されているのは秘書としての実務経験や語学力の有無が多く秘書の資格の有無は記載されていないことが多い傾向です。しかし、秘書として必要とされる職務知識やビジネスマナー、スキルを有していることを示すために「秘書技能検定」や「CBS（国際秘書）検定」といった資格は非常に役立ちます。

3.秘書になるためにとっておくべき資格はある？

秘書の仕事に関連した資格のなかで、最も有名なのが「秘書技能検定」です。秘書技能検定は、公益財団法人実務技能検定協会が運営する文部科学省後援の資格で、年2回（1級、準1級）または年3回（2級、3級）実施されます。試験内容は、ビジネスマナーをはじめ、基礎的な経済用語や文書作成、ファイリング、スケジュール管理など、秘書業務の遂行に必要な知識や技能が問われる傾向です。2級、3級は筆記試験のみですが、1級、準1級は面接試験が行われ、ビジネスの場にふさわしい態度や振る舞いなどが審査されます。秘書を目指すのであれば、2級以上の資格を保有していると採用に役立つでしょう。一方、ハイレベルな英語力が必要とされる外資系企業や外資系と関係が深い日系企業で、バイリンガルな秘書を目指す人には、CBS（Certified Bilingual Secretary、国際秘書）検定がおすすめです。CBS試験は等級区分がありません。年2回行われるプライマリー試験に合格した準CBS資格認定者が、年1回行われるファイナル試験に合格して初めてCBS資格認定が受けられます。試験内容は、秘書業務に必要な基礎知識のほか、英語による電話・メール対応、英語による個人面接など多岐にわたります。ファイナル試験の合格率は約20%と、かなりの難関資格ですが、その分企業の採用や昇進につながりやすい資格です。

4.秘書に求められる資質とは

秘書の仕事は、上司の業務をさまざまな面でサポートし、時に経営判断に関わるアドバイスを行うことです。そのため、秘書には上司が何を必要としているのかを察する細やかな気遣いはもちろん、臨機応変に対応できる判断力や筋道を立てて説明できる論理的思考力といった資質が求められます。また、上司や取引先、周囲の人たちの人間関係を円滑に保つコミュニケーション能力も必要です。自分の人柄がにじみ出るような、話しやすい雰囲気づくりを心がけるだけで、相手の第一印象も随分と変わります。また、秘書には膨大な量の業務をミスなくこなす情報処理能力や、さまざまな情報を収集する情報収集能力も問われます。そのため、秘書は「常日ごろからパソコンスキルを磨く」「ネットや新聞、雑誌などで情報収集を行う」などの努力が不可欠です。そのほか、秘書には企業の経営上の機密を外部に漏らさない口の堅さも必要になります。この機密事項には、上司のスケジュールやプライバシーも含まれるため注意しておきましょう。このように、秘書には数多くの資質が求められますが、その分、上司から厚い信頼を寄せられる、やりがいのある仕事だといえるでしょう。

資格を取ると採用で有利になるためおすすめ

秘書で活躍するためにおすすめの資格や求められる資質について理解できたでしょうか。特別なスキルがなくても秘書になることは可能ですが、資格を取得しておくと採用時に有利です。秘書業務に精通した人を募集している人材サービス会社「トランスアクト」でも、秘書検定3級やTOEIC700点以上あればなお可としています。トランスアクトは、給与面でも好待遇なため、秘書の仕事に就きたい人はチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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