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■＜5月コラム＞秘書をアウトソーシングする？！方法やメリット・デメリットを紹介します
秘書業務をアウトソーシングする会社が増えています。秘書を雇うとなると、高いコストが発生するうえに教育にも時間がかかるため、なかなか採用に踏み切れない会社もありますが、アウトソーシングならそのような悩みを解決することができます。ここでは秘書をアウトソーシングするメリットだけでなくデメリットも紹介していきます。
1.秘書業務をアウトソーシング
従来は社長が秘書を正社員同様に雇用する方法が一般的でした。しかし、インターネットの発達に伴って秘書を雇う方法も多様化し、遠隔で外部委託することや秘書の派遣も可能となっています。秘書業務をアウトソーシングする場合、すべての業務がオンラインで完結するため、対面業務の煩わしさから解放されます。面談もオンラインでできるため、採用する際の手続きにも手間がかかりません。秘書のアウトソーシングを行っている会社は複数あるので、費用やサービス内容をよく比較して選びましょう。
2.秘書をアウトソーシングするメリット
秘書をアウトソーシングすることで得られるメリットをご紹介します。
2-1.採用にかかるコストを大幅に削減できる
秘書を雇うとなると、労災保険料、雇用保険料、社会保険料、交通費、福利厚生費、退職金、採用費、教育研修費などが発生し、会社に大きな負担がかかります。アウトソーシングなら、これらの費用を大幅にカットできるため、負担も小さくなります。必要な業務を委託すればいいので、余計なコストがかかりません。秘書を雇う余裕のない中小企業やスタートアップでも、アウトソーシングなら気軽に利用することができます。
2-2.求める知識やスキルを持った秘書を採用可能
秘書をアウトソーシングするときは、あらかじめ専門的な知識やスキルを持つ人材を指定することができます。システム開発などの専門性の高い業務から、ライティングなどの単純な作業まで、幅広い業務を依頼できるのが魅力です。実務を外部に委託することで、社長は自分の仕事に集中することができます。自社で人材を育てるコストや優秀な秘書を採用する手間を省けるため、業務効率化にも役立つでしょう。
2-3.休職などのリスクを回避
秘書を雇う場合、急用・急病・退職・休職などのリスクが発生します。結婚や出産などで退職されたら、また一から秘書を育成し直さなければなりません。そのようなリスクを回避できるのがアウトソーシングです。オンラインの秘書サービスは複数人を束ねたチーム制で対応してくれるので、急病や退職などで一人が欠けても、業務に支障が出る心配はありません。そのため、業務の滞りを防ぎながら、常に安定したサービスを受けることができます。
3.秘書をアウトソーシングするデメリット
秘書をアウトソーシングするとなると、外注コストがかかります。目安は1時間当たり3000円です。一見すると高いように感じるかもしれませんが、アウトソーシングする場合は採用コストや教育コストがかかりません。交通費や制服費用などもかからず、退職リスクも避けられることを考えれば、決して高い金額とはいえないでしょう。業務のクオリティも高いため、秘書を雇う場合に比べてコスパは良好です。しかし、オンラインに慣れてない人には、不慣れゆえに業務に支障が出る可能性もあります。時間が経てばオンラインにも慣れてきますが、最初のうちは少しストレスを感じるかもしれません。郵送代行や書類整理など、オンラインで対応できない業務は委託できないため、アルバイトなどを雇う必要性も出てきます。秘書の業務範囲は業者によって異なるので、事前に複数の業者を比較検討しておくといいでしょう。
秘書のアウトソーシングならトランスアクト！
秘書をアウトソーシングすることには、様々なメリットがあります。秘書の採用コストを削減したい、面倒な業務を外部委託したいと考えている方には、アウトソーシングが適しています。株式会社トランスアクトでは、資質の高い優れた人材のご紹介が可能です。人材派遣、人材紹介、紹介予定派遣、業務請負など、それぞれの要望に合わせて最適な提案ができますので、ぜひ一度お問い合わせください。
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