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■＜9月コラム＞秘書に欠かせないスキル！ビジネスメールを作成する際のポイント
秘書は、担当する役員のさまざまな仕事を代行することが主な仕事です。電話の応対と匹敵して、多い仕事が「メールでのアポイント取り」です。メールでは、送信先に失礼にならないよう、ビジネスマナーが求められます。気をつけるべきマナーには、どのようなものがあるのでしょうか。この記事では、秘書向けのビジネスメールの書き方について紹介します。
1.メールを送るときの確認事項
秘書は、役員からメールでのアポイント取りを頼まれる機会も多い傾向です。メールは、作成前にいくつかのポイントを確認する必要があります。まずは、「メールを送る相手」です。先方の秘書とメールでやりとりを行い、細かな日時の調整を行うことがあります。このとき、メールの送り先を間違えてしまうと、トラブルに発展するおそれがあるため注意が必要です。メールを送る相手は、よく確認するようにしましょう。さらに、「面談の希望日程と時間」についてチェックを行います。面談は、お互いの都合を考慮して決めることが基本です。具体的な日時を提案する際は、先方の都合も考えて「いくつかの選択肢」を用意するようにしましょう。加えて、「面談の場所」も重要です。面談をする際に「こちら側が出向くのか」「先方に足を運んでもらうのか」など誤解のないように、しっかりと確認しておきましょう。
2.ビジネスメールを作成する際のポイント
実際にビジネスメールを作成する際は、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。メール作成時のポイントには、以下のようなものがあります。
2-1.分かりやすく簡潔に
ビジネスメールを作成する際は、わかりやすく簡潔な内容を心がけることが重要です。企業において重要な役職であるほど、たくさんのメールが送信されてきます。送信したメールの件名が入っていなかったり内容がシンプルすぎたりすると、ほかのメールに埋もれてしまうおそれがあるため、注意が必要です。特に、「お打ち合わせの件」のように要点が盛り込まれていない件名では、先方に気が付いてもらえない可能性があります。ビジネスメールは、「中身を見なくても大体の内容がわかる件名」にすることが基本です。用件が伝わる、工夫した件名を考えましょう。さらに、本文は「5W1H」を意識することが重要です。「誰か」「いつ」「何を」「なぜ」「どこで」「どのように」という要素を意識して文章を作成します。端的かつ誰が見てもわかりやすい内容にしましょう。
2-2.正しい敬語を使う
ビジネスメールは、きちんとした「敬語」を使うことを心がけましょう。プライベートのような言葉遣いや文面は、避けることが基本です。なお、シンプルな単語で明確に用件が伝わるよう、ビジネスでは独特の言い回しや用語を使うことが多くあります。秘書もビジネスメールの作成時に、ビジネス表現を効果的に活用することが求められるでしょう。また、文面を考えるときに、よくある間違いが「自分の担当役員に敬語を使ってしまう」ことです。例えば、「担当役員に役職をつける」「『言っている』を『おっしゃっています』と先方に伝えてしまう」などがあります。このような間違った敬語を使わないように気をつけましょう。
2-3.誤字脱字に注意！
ビジネスメールのマナーとして、「誤字脱字に注意する」ことが求められます。特に、メール送信先の「社名」や「氏名」は、間違えないように注意が必要です。社名や氏名の間違いは、相手にとって失礼にあたるため、細心の注意を払いましょう。社名の場合は、特に「株式会社をつける位置」がポイントです。前株なのか、それとも後株なのか、あらかじめチェックしておきましょう。さらに、アルファベットなのかカタカナなのか、確認しておくと安心です。相手の氏名については、「旧字体」が含まれていることがあるため要注意です。これらの点をしっかりとチェックしたうえで、メールを送信するように心がけましょう。
ビジネスメールの作り方を理解しておきましょう
秘書のビジネスメール作成方法は理解できたでしょうか。秘書として活躍するためには、正しいビジネスメールを作成するスキルが求められます。メールは、先方の社名や氏名など誤字脱字に十分注意して作成するように心がけましょう。秘書として好待遇で働きたいのであれば、人材派遣サービスの「トランスアクト」を利用することがおすすめです。ビジネスマナーを身につけて、頼りになる秘書を目指してみてはいかがでしょうか。
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■書籍「会社の流儀 厳選100社」にトランスアクトが掲載されました
2022年度版 会社の流儀 厳選100社（未来を見据える確かな戦略がここにある）に株式会社トランスアクトが掲載されました。
本書は、『サンデー毎日』連載「会社の流儀」、『週刊朝日』掲載「Challenge202-2022」、読売新聞掲載「Callenge Company」、『THE21』掲載「BUSINESS PERSON」、『AERA』掲載「注目企業の取組」から直近の掲載企業を100社に厳選してまとめたものです。 それぞれの企画は同社の取材スタッフが直接企業を訪問し、経営トップとの面談を通じ、個々の企業が将来に賭ける熱き想いをレポートしています。 訪問する企業は、決して企業規模の大小や社歴の新旧、業績のみを基準としているわけではなく、取材スタッフが興味を持ち、これからの時代を担うであろうと注目した企業を選択したものです。 従って本書は、世に言う企業の格付けや経営分析の書とは異なっています。 取材スタッフが自らの足で全国を歩き、経営トップとのインタビューを通じて、見た、聞いた、感じたナマの印象を企業レポートしています。
出版社：日本シニアリビング新聞社
発売日：2022/8/31
単行本：224ページ
定 価：￥1,980（税込）
ISBN-10：499098515X
ISBN-13：978-4990985158
■MINATOシティプロモーションクルー認定事業に選ばれました
港区では、区の魅力やブランドを国内外に広く発信する個人、企業・団体を「クルー（仲間）」と位置付け、その取組（事業）を「MINATOシティプロモーションクルー認定事業」として認定し、様々な支援を行っています。
株式会社トランスアクトは、シティプロモーションシンボルマーク啓発分野での取り組みが認定事業に選ばれ、港区のシティプロモーション推進役として活動して参ります。
■MINATOシティプロモーションクルー認定事業一覧
https://www.city.minato.tokyo.jp/citypromotion/crew/list/2020.html
■＜9月コラム＞雇って失敗したと感じる役員運転手の特徴とは？！失敗を避けるためにも必見
仕事で移動することの多い役員にとって、運転手はとても身近な存在です。また、役員は車内で電話やパソコンを使った業務をしたり、休憩、雑談をしたりしながら移動時間を過ごすこともあるでしょう。ですから、運転手は技術だけでなく信頼できる人材であることも重要です。ここでは、雇って失敗したと感じやすい役員運転手の特徴を紹介します。
1.失敗したと感じる運転手の特徴
役員運転手を務めるには、運転技術以外にもさまざまな心得があります。たとえ安全に目的地に役員を送り届けたとしても、そのような心得が身についていない運転手を雇ってしまった場合、失敗したと感じてしまうことがあります。では、失敗したと感じる運転手の特徴とはどのようなものでしょうか。
1-1.特徴①守秘義務を守らない
まず挙げられる特徴は、守秘義務を守らないことです。役員運転手として得た情報はどのような内容であれ、社内や取引先、家族や友人にさえ漏らしてはいけません。仕事内容はもちろんですが、担当役員が誰と連絡を取っているのか、どんな持病を持っているのかなど、業務上入手したいかなる情報も口外しない口の堅さが運転手には求められます。移動中の車内では、誰かと電話をしたり、運転手と世間話をしたりすることもあるでしょう。そこから重要な情報が漏れてしまわないように、信頼できる運転手を雇うことが重要です。
1-2.特徴②時間を守らない
次に挙げられる特徴は、時間を守らないことです。時間を守ることは社会人としての基本です。特に役員ともなれば、重要な会議や訪問も多いことでしょう。そんなとき、運転手が時間に遅れたせいで約束の時間を守れなかったとしたら、お客様に対してとても失礼です。運転手は担当役員との信頼関係が大切です。担当役員を待たせるようなことをしてしまっては、役員からの信頼を失ってしまいます。それだけでなく、役員の業務そのものに影響を与えてしまう可能性があることを忘れてはいけません。
1-3.特徴③礼儀やマナーがなっておらず雑
礼儀やマナーがなっていない、雑な運転手もいけません。運転手は基本的なビジネスマナーを身に着けている必要があります。なぜなら、担当役員が職務に集中するためには、移動中に運転手のドアの開け方や荷物の運び方、傘の差し方などに煩わされてはいけないからです。また、社外の方を乗せることもある運転手には、丁寧かつ気の利いた対応が求められます。大切なお客様の送迎を任せられるような、しっかりとしたビジネスマナーを身に着けた運転手を雇うことで、大切な会議や打ち合わせもスムーズに運ぶことでしょう。
1-4.特徴④車内を清潔に保たない
車内を清潔に保てないのも、失敗したと感じる運転手の特徴のひとつです。役員運転手は、担当役員が常に快適に車内での空間を過ごせるように、車内を清潔に保つ必要があります。そのために、車内の清掃を毎回必ず行うことはもちろん、運転手が車内で喫煙、飲食をすることは許されません。運転手は常に待ち合わせ時間の前に到着して、役員を待っているのが基本です。しかし、待ち時間に車内で飲食をして匂いや食べこぼし、ごみなどが残っては、役員が快適に移動することができないので気を付ける必要があるでしょう。
1-5.特徴⑤焦ってしまいがち
最後に、役員運転手にとって焦りは禁物です。工事や事故による渋滞などで約束の時間に遅れそうなとき、焦ってしまうことで運転の際に正しい判断ができなくなってしまいます。そうすると、事故の原因にもなりかねません。もちろん、焦ることのないよう、時間に余裕をもって計画を立て、実行できることも大切です。しかし、何が起きるかわからないのが交通です。また、役員が仕事の都合で約束の時間に遅れてしまうこともあるでしょう。ですから、役員運転手はどんなことにも焦らず対応できる能力が欠かせないといえるでしょう。
安心の運転手選びをトランスアクトで！
運転手は役員にとって身近な存在になるため、人材選びには失敗したくないものです。トランスアクトでは信頼のおける優れた運転手を紹介しています。雇用方法はお客様の要望に合わせて、人材派遣や業務請負など、最適な方法をお選びいただけます。役員運転手の採用をお考えの役員の方は、トランスアクトに相談してみてください。
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