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2019-09-10 00:00:00
■秘書に欠かせないスキル!ビジネスメールを作成する際のポイント

秘書は、担当する役員のさまざまな仕事を代行することが主な仕事です。電話の応対と匹敵して、多い仕事が「メールでのアポイント取り」です。メールでは、送信先に失礼にならないよう、ビジネスマナーが求められます。気をつけるべきマナーには、どのようなものがあるのでしょうか。この記事では、秘書向けのビジネスメールの書き方について紹介します。

 

1.メールを送るときの確認事項

秘書は、役員からメールでのアポイント取りを頼まれる機会も多い傾向です。メールは、作成前にいくつかのポイントを確認する必要があります。まずは、「メールを送る相手」です。先方の秘書とメールでやりとりを行い、細かな日時の調整を行うことがあります。このとき、メールの送り先を間違えてしまうと、トラブルに発展するおそれがあるため注意が必要です。メールを送る相手は、よく確認するようにしましょう。さらに、「面談の希望日程と時間」についてチェックを行います。面談は、お互いの都合を考慮して決めることが基本です。具体的な日時を提案する際は、先方の都合も考えて「いくつかの選択肢」を用意するようにしましょう。加えて、「面談の場所」も重要です。面談をする際に「こちら側が出向くのか」「先方に足を運んでもらうのか」など誤解のないように、しっかりと確認しておきましょう。

 

2.ビジネスメールを作成する際のポイント

実際にビジネスメールを作成する際は、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。メール作成時のポイントには、以下のようなものがあります。

 

2-1.分かりやすく簡潔に

ビジネスメールを作成する際は、わかりやすく簡潔な内容を心がけることが重要です。企業において重要な役職であるほど、たくさんのメールが送信されてきます。送信したメールの件名が入っていなかったり内容がシンプルすぎたりすると、ほかのメールに埋もれてしまうおそれがあるため、注意が必要です。特に、「お打ち合わせの件」のように要点が盛り込まれていない件名では、先方に気が付いてもらえない可能性があります。ビジネスメールは、「中身を見なくても大体の内容がわかる件名」にすることが基本です。用件が伝わる、工夫した件名を考えましょう。さらに、本文は「5W1H」を意識することが重要です。「誰か」「いつ」「何を」「なぜ」「どこで」「どのように」という要素を意識して文章を作成します。端的かつ誰が見てもわかりやすい内容にしましょう。

 

2-2.正しい敬語を使う

ビジネスメールは、きちんとした「敬語」を使うことを心がけましょう。プライベートのような言葉遣いや文面は、避けることが基本です。なお、シンプルな単語で明確に用件が伝わるよう、ビジネスでは独特の言い回しや用語を使うことが多くあります。秘書もビジネスメールの作成時に、ビジネス表現を効果的に活用することが求められるでしょう。また、文面を考えるときに、よくある間違いが「自分の担当役員に敬語を使ってしまう」ことです。例えば、「担当役員に役職をつける」「『言っている』を『おっしゃっています』と先方に伝えてしまう」などがあります。このような間違った敬語を使わないように気をつけましょう。

 

2-3.誤字脱字に注意!

ビジネスメールのマナーとして、「誤字脱字に注意する」ことが求められます。特に、メール送信先の「社名」や「氏名」は、間違えないように注意が必要です。社名や氏名の間違いは、相手にとって失礼にあたるため、細心の注意を払いましょう。社名の場合は、特に「株式会社をつける位置」がポイントです。前株なのか、それとも後株なのか、あらかじめチェックしておきましょう。さらに、アルファベットなのかカタカナなのか、確認しておくと安心です。相手の氏名については、「旧字体」が含まれていることがあるため要注意です。これらの点をしっかりとチェックしたうえで、メールを送信するように心がけましょう。

 

ビジネスメールの作り方を理解しておきましょう

秘書のビジネスメール作成方法は理解できたでしょうか。秘書として活躍するためには、正しいビジネスメールを作成するスキルが求められます。メールは、先方の社名や氏名など誤字脱字に十分注意して作成するように心がけましょう。秘書として好待遇で働きたいのであれば、人材派遣サービスの「トランスアクト」を利用することがおすすめです。ビジネスマナーを身につけて、頼りになる秘書を目指してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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