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■＜5月コラム＞秘書がほしいと思っている人必見！秘書にはこんなメリットがあります！
社長のそばに秘書をおくことには、さまざまなメリットを伴います。秘書の業務範囲は幅広いので、ビジネスを円滑に進めるには欠かせない存在です。しかし、秘書を雇うことにはデメリットもあるので、慎重な判断が求められます。秘書を雇うメリットやデメリットなどを紹介していくので、迷ったときの参考にしてみてください。
1.秘書がやってくれること
秘書は社長の仕事を様々な面からサポートしてくれる大変便利な存在です。社長が業務をスムーズにこなせるように、スケジュール管理や社内外との連絡の取り合い、来客対応をこなしてくれます。社長の業務に必要な情報の整理や資料の作成、会議に必要な資料の用意も秘書が行ってくれるので、業務の効率化にも役立つでしょう。会食やパーティーの準備等、広範囲にわたって社長をサポートするのが秘書の仕事です。
2.秘書をおくメリット
秘書をおくことには、社長にとって様々なメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのかをチェックしていきましょう。
2-1.メインの業務に集中して取り組める
書類作成、スケジュール管理、予定の調整など、面倒な事務手続きを秘書に任せることで、社長は自分の業務に集中することができます。SNSの運営や外注先の振込など、本人ではなくても代行可能な業務はすべて秘書がやってくれるので、メイン業務以外のことに気を取られる心配はありません。
2-2.雑務を任せられる
取引先とのお付き合いを円滑なものにするためには、慶事や弔事の電報、贈答品や年賀状の手配など、社長本来の業務とは関係のない仕事も必要です。取引先の多い大きな会社であれば、雑務の範囲や数も増加するため、本業に支障をきたす恐れもあります。秘書を雇えば、雑務をすべて一任できるため、社長は効率よく働くことができます。社長の業務が効率化されれば、結果として会社全体の業務効率アップにつながるでしょう。
2-3.身近な理解者になってくれる
秘書と一緒に仕事を進めることで、何も言わなくても社長の意図をくみ取ってくれるようになり、よき理解者となってくれます。経営者はときに孤独を感じるときもありますが、そのようなときに秘書がいると、精神的なサポート役となってくれるでしょう。秘書を雇うと単に仕事が楽になるだけでなく、精神的にありがたい存在にもなります。
2-4.自分や会社のイメージアップにつながる
秘書は社長にとって優秀なサポート役だといえます。スケジュール管理や贈答品の手配など、どんなに細かな仕事でも、会社の運営のためにはおろそかにできません。優秀な秘書を雇うことができれば、雑務も疎かにしていないことを社外にアピールすることができ、社長や会社のイメージアップにつながります。
3.秘書をおくデメリット
秘書をおくことはメリットが多い反面、いくつかデメリットもあります。
3-1.費用
秘書をおくとなると、当然ながら人件費がかかります。東京の秘書の平均時給は1390円といわれているため、アルバイトを雇う給料で優秀な秘書を雇い続けるのは困難です。社会保険料を加えるとそれなりのコストがかかってしまうので、雇いたくても雇えない場合も出てくるでしょう。秘書を雇う場合と雇わない場合の利益や生産性を比較して、慎重に判断する必要があります。
3-2.優秀な人材を見つけるまでが大変
秘書には一般的なビジネスマナーが求められるだけでなく、高度な事務処理能力や情報収集能力、コミュニケーション能力も必要です。これらすべての能力が備わった優秀な秘書を見つけるのは、困難を極めます。仮に優秀な秘書を見つけたとしても、高い人件費がかかることもあるので、会社にとっては悩ましい問題です。
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