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■＜1月コラム＞ビジネスの頼れる相棒に！役員秘書の仕事内容と雇うメリット
役員という仕事は、責任が重く重要な役割を担っています。多忙な人も多く、「スケジュールや業務の管理が大変」という人もいるのではないでしょうか。役員秘書はこのような忙しい役員をサポートしてくれるためおすすめです。この記事では、ビジネスの心強いパートナーになってくれる役員秘書の主な仕事内容や、雇うメリットについて紹介します。
1.役員秘書の仕事内容とは
役員秘書の仕事内容は多岐にわたります。まず、基本的な業務には「電話や来客の応対」が挙げられます。来客のアポイント調整や、訪問時にお茶出しなどの業務を行うことが一般的です。さらに、「スケジュール管理」も秘書の重要な仕事の一つです。役員が自らスケジュールを管理して秘書に共有するパターンと、秘書が予定を入れて役員に伝えるパターンがあります。また、「出張手配」も行います。役員のスケジュールをあらかじめ把握しておき、飛行機や列車などの交通手段を手配するのです。それ以外にも、役員に届いたメールチェックや資料作成などの業務を担当します。パワーポイントなどを使って、ビジネスに必要な資料作成を行うことが多いでしょう。
2.役員秘書に必要なスキルとは
上記の業務を問題なくこなすためにも、役員秘書にはさまざまなスキルが求められます。まず挙げられるのが、WordやExcelなどのパソコンスキルです。Officeソフトを扱うスキルは役員が使う資料を作成するうえで必要であり、メールやインターネット検索などの基本的な操作も当然知っておかなくてはなりません。資料やメールはビジネスにふさわしい言葉遣いで書くことになるので、ビジネス文書に精通していることも重要なポイントです。
外資系企業や海外に商品を輸出している企業など、勤務先によっては語学力が求められることもあります。特に英語は需要が高いので、身に付けておいても損はないはずです。次に、情報を取捨選択して適切に管理する情報管理能力も秘書に必要なスキルの1つです。特に、上司のスケジュールに関する情報の管理は慎重に扱う必要があります。最後に、人間関係を円滑にするためのコミュニケーションスキルも欠かせないスキルです。上司と関係者の間をうまく取り持ち、誰にでも好感を与えられる秘書は重宝されます。
3.役員秘書になるメリットとは
役員秘書になるメリットとしてまず挙げられるのが、ビジネスマナーや丁寧な物腰が身に付くことです。役員のサポートをするという業務の性質上、役員秘書は常に一流の人たちの周りで働くことになります。来客対応や接待を通して自然とビジネスにふさわしい態度が身に付き、自分のスキルアップにもつながるでしょう。ビジネスマナーや丁寧な物腰は、秘書以外の仕事でも大いに役立つはずです。
また、普段はなかなか関われない経営層と接することができるのも秘書業務の魅力だといえます。事務職などで働く場合、経営層と接するような機会はほとんどありません。企業を動かす役員と日常的に関われるのは秘書の大きなやりがいの1つです。
そして、役員秘書には誇りを持って仕事に取り組めるというメリットもあります。子供の頃から秘書に憧れを抱いていた人も少なくないのではないでしょうか。憧れの対象となるような職業に就き、役員を陰から支える役割を担えば、誇らしい気分になれるはずです。
4.役員秘書になるデメリットとは
役員秘書になることには数多くのメリットがありますが、一方でデメリットもないわけではありません。まず、役員秘書は役員の都合に合わせて働く必要があります。役員が夜遅くまで働く場合は自分も残業しなくてはならないため、プライベートの予定を入れられないときもあるでしょう。少し席を外すときも他の秘書などに声をかけて代役を頼む必要があり、何かと気を使います。また、秘書は役員と二人三脚で仕事をします。役員の性格を把握し、何を求めているのか常に考えながら働かなければならない点も秘書業務の大変なところです。その他、秘書室での人間関係に悩むこともあります。大企業では何十人もの秘書が働いており、主に女性が多いので、女性同士の関係に息苦しさを覚えるときもあるはずです。
5.役員秘書の平均年収とは
役員秘書の平均年収は、正社員で400～450万円程度といわれています。月給に換算すれば35万円前後ということになるでしょう。なお、派遣社員の場合、平均時給は1700円程度です。ただし、年収や時給は勤務先やスキルによって大きな幅があるので一概にはいえません。担当する役員に合わせて毎日のように残業しているなら当然年収も高くなるでしょう。また、英語が堪能に話せたり、業務遂行能力を高く評価されていたりする秘書は給与も高い傾向にあります。
6.役員秘書に向いている人の特徴とは
役員秘書に向いているのは、まず誰に対しても気配りができる人です。秘書が役員の周りにいる人全員に気配りをしてくれると、役員はより働きやすくなります。また、役員が何を求めているのか察知し、先回りして行動できることも大切です。役員は非常に多忙であり、やるべき仕事を事細かに指示している時間はありません。そのため、必要な業務を自分で判断し、済ませておいてくれる秘書は高く評価されます。
次に、ハプニングがあっても落ち着いて行動できる人も役員秘書に向いています。他社の重役が急に訪問してくる、スケジュールがキャンセルされるなど、秘書の仕事に不測の事態はつきものです。ハプニングが起きたときに慌てて何もできなくなってしまう人が秘書の仕事を問題なくこなすのは難しいでしょう。常に心に余裕を持ち、ハプニングにも冷静に対処できる人材が求められています。
そして、会社の重要人物と毎日のように接する秘書は、会社の機密情報を知りやすい立場だといえます。そのため、会社の秘密を外部に漏らさない口の堅さも重要です。情報の伝え方がうまい人も役員秘書に向いているでしょう。多忙な役員の時間を無駄にしないためにも、必要なことだけをコンパクトに報告できる能力が必要とされます。
7.役員秘書を雇うメリットとは
役員秘書を雇うと、どのようなメリットを得られるのでしょうか。具体的なメリットには、以下のようなものが挙げられます。
7-1.メイン業務に集中できる
秘書を雇うことによって、役員は自分の「メイン業務に集中できる」というメリットがあります。役員は企業の方針を決めたり、取引先の幹部と話し合いを行ったりするなど、事業継続における重要な業務を担うケースも多いものです。しかし、忙しい役員はメイン業務以外にもさまざまな事務作業に追われ、「メイン業務が思うように進まない」ということも少なくありません。このような場合にも、秘書がいれば乱雑な業務を任せられます。役員が直接行わなくても問題のない業務を秘書に任せることで、メイン業務だけに集中できる環境をつくれるのです。
7-2.雑務を統括してくれる
役員秘書を雇うと「雑務を統括してくれる」ことが大きなメリットといえます。電話やメール応対、さらにスケジュール管理や文書作成など、日々の雑務は多岐にわたります。役員はこれらの業務を統括する必要があるものの、メイン業務の片手間で処理することは、非常に大変なことです。こうした膨大な雑務は、秘書に統括させている役員も多くみられます。優秀な秘書を雇えば、ただ雑務を処理するだけではなく、クオリティチェックまで徹底してくれるため安心です。秘書が正確に雑務を振り分け、適切な指示を出すことによって、役員が自ら行う場合と遜色のない成果を期待できます。
7-3.ビジネスの相談相手となる
役員はその立場上、なかなかほかの社員と「本音で話せない」ということがあります。ビジネスには悩みがつきものです。しかし、その悩みを相談できる相手がいないという、孤独やストレスを感じるケースも少なくありません。このような場合にも、秘書がいれば「ビジネスにおける良い相談相手」となってくれます。秘書は経営者や役員とのやり取りが主であり、企業の上下関係や派閥などにも関わりのない立場です。そのため、しがらみもなく気軽に話すことができます。機密保持の面でもしっかりと配慮してくれるため安心です。また、秘書をビジネスやプロジェクトなどの相談相手にすれば、客観的な意見を聞くことができます。信頼できる相手に相談することで、業務を多角的な視点で進められるようになるでしょう。
■役員秘書はビジネスのパートナー
役員秘書を雇うことによって、さまざまなメリットを得ることができます。ただ雑務を任せるだけではなく、ときには相談相手になってもらうなど、ビジネスの頼れるパートナーとして活躍してくれるでしょう。人材派遣サービスの「トランスアクト」では、質の高い秘書の紹介を行っています。トランスアクトを利用して、優秀な秘書を探してみてはいかがでしょうか。
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