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2020-01-20 00:00:00
■ビジネスの頼れる相棒に!役員秘書の仕事内容と雇うメリット

役員という仕事は、責任が重く重要な役割を担っています。多忙な人も多く、「スケジュールや業務の管理が大変」という人もいるのではないでしょうか。役員秘書はこのような忙しい役員をサポートしてくれるためおすすめです。この記事では、ビジネスの心強いパートナーになってくれる役員秘書の主な仕事内容や、雇うメリットについて紹介します。

 

1.役員秘書の仕事内容とは

役員秘書の仕事内容は多岐にわたります。まず、基本的な業務には「電話や来客の応対」が挙げられます。来客のアポイント調整や、訪問時にお茶出しなどの業務を行うことが一般的です。さらに、「スケジュール管理」も秘書の重要な仕事の一つです。役員が自らスケジュールを管理して秘書に共有するパターンと、秘書が予定を入れて役員に伝えるパターンがあります。また、「出張手配」も行います。役員のスケジュールをあらかじめ把握しておき、飛行機や列車などの交通手段を手配するのです。それ以外にも、役員に届いたメールチェックや資料作成などの業務を担当します。パワーポイントなどを使って、ビジネスに必要な資料作成を行うことが多いでしょう。

 

2.役員秘書を雇うメリットとは

役員秘書を雇うと、どのようなメリットを得られるのでしょうか。具体的なメリットには、以下のようなものが挙げられます。

 

2-1.メイン業務に集中できる

秘書を雇うことによって、役員は自分の「メイン業務に集中できる」というメリットがあります。役員は企業の方針を決めたり、取引先の幹部と話し合いを行ったりするなど、事業継続における重要な業務を担うケースも多いものです。しかし、忙しい役員はメイン業務以外にもさまざまな事務作業に追われ、「メイン業務が思うように進まない」ということも少なくありません。このような場合にも、秘書がいれば乱雑な業務を任せられます。役員が直接行わなくても問題のない業務を秘書に任せることで、メイン業務だけに集中できる環境をつくれるのです。

 

2-2.雑務を統括してくれる

役員秘書を雇うと「雑務を統括してくれる」ことが大きなメリットといえます。電話やメール応対、さらにスケジュール管理や文書作成など、日々の雑務は多岐にわたります。役員はこれらの業務を統括する必要があるものの、メイン業務の片手間で処理することは、非常に大変なことです。こうした膨大な雑務は、秘書に統括させている役員も多くみられます。優秀な秘書を雇えば、ただ雑務を処理するだけではなく、クオリティチェックまで徹底してくれるため安心です。秘書が正確に雑務を振り分け、適切な指示を出すことによって、役員が自ら行う場合と遜色のない成果を期待できます。

 

2-3.ビジネスの相談相手となる

役員はその立場上、なかなかほかの社員と「本音で話せない」ということがあります。ビジネスには悩みがつきものです。しかし、その悩みを相談できる相手がいないという、孤独やストレスを感じるケースも少なくありません。このような場合にも、秘書がいれば「ビジネスにおける良い相談相手」となってくれます。秘書は経営者や役員とのやり取りが主であり、企業の上下関係や派閥などにも関わりのない立場です。そのため、しがらみもなく気軽に話すことができます。機密保持の面でもしっかりと配慮してくれるため安心です。また、秘書をビジネスやプロジェクトなどの相談相手にすれば、客観的な意見を聞くことができます。信頼できる相手に相談することで、業務を多角的な視点で進められるようになるでしょう。

 

役員秘書はビジネスのパートナー

役員秘書を雇うことによって、さまざまなメリットを得ることができます。ただ雑務を任せるだけではなく、ときには相談相手になってもらうなど、ビジネスの頼れるパートナーとして活躍してくれるでしょう。人材派遣サービスの「トランスアクト」では、質の高い秘書の紹介を行っています。トランスアクトを利用して、優秀な秘書を探してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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