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■＜12月コラム＞縁の下の力持ち！秘書として活躍するための心構え3つを紹介
秘書の仕事は、業務が円滑に進むように「上司をサポートする」というイメージを持つ人も多くみられます。ただ、実際に秘書として活躍するためには、「どのような心構えが必要になるのだろう」と疑問を持つ人もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では秘書として働くうえで必要になる、3つの心構えについて紹介します。
1.秘書の仕事内容とは
秘書として活躍するためには、まず仕事内容を正確に把握しておくことが重要です。秘書は、職場内において上司が業務に集中できるよう、「全般的な補佐を行うこと」が基本的な業務となります。ただ、秘書と一口にいっても担当する業務の幅は非常に広く、その企業や補佐する上司によっても仕事内容は大きく異なる傾向です。具体的には、「スケジュール管理」「来客および電話の応対」「出張手配」などの業務を担当することが一般的といえるでしょう。それ以外にも、「贈答などへの返礼」「情報収集」「書類のファイリング」「文書管理」などを行うケースもあります。
2.秘書として必要な心構え３つ
秘書として働きたいとは思っているものの、「実際にはどのようなことが求められるのだろうか」と不安を持つ人も多いのではないでしょうか。そこで、ここでは秘書として働くうえで欠かせない、3つの心構えについて確認していきましょう。
2-1.守秘義務を徹底すること
秘書として働くうえで、非常に重要になるのが「守秘義務を徹底する」という心構えです。秘書は、社長や幹部など企業内の重要ポジションにいる人と接する機会が多い仕事のため、必然的に機密事項や社外秘など「企業の重要な秘密・情報」に触れる機会も多くなります。万が一、こうした重要な情報が社外に漏れてしまうと、企業にとっての大きな損失になりかねません。秘書は、経営の核ともいえる機密情報を扱うことも多い重要な仕事のため、守秘義務の徹底が求められます。秘書の業務を通じて得た情報は、部外者に決して口外せず、自分の心のなかに留めておくことが重要です。
2-2.気配りを怠らないこと
秘書は、担当する上司が滞りなく業務を遂行できるよう、さまざまな面でサポートすることが主な役割です。そのため、「常に気配りを怠らない」ように心がけることが重要になります。「上司が仕事を進めるためには何が必要か」「どのような点に配慮すれば良いのか」など、さまざまなことを察知して先回りする能力が求められるでしょう。また、秘書は担当する上司に対してだけではなく、得意先や来訪者などにも配慮する必要があります。社外の人への対応は自分だけではなく、部署全体や直属の上司の印象にもつながる可能性があるため、注意が必要です。態度や言葉遣いに気を付けるなど、丁寧な対応が求められます。
2-3.縁の下の力持ちであること
秘書は、自分が前に出ることなく、陰ながらほかの人をサポートする仕事といえます。そのため、「縁の下の力持ち」として働くように心がけることが肝心です。秘書は、コツコツと仕事をこなしつつ、必要に応じて自然にサポートする配慮が求められます。ただし、このようなサポートを全面的にアピールすることは、避けたほうがよいでしょう。なぜなら、秘書の主な役割はあくまでも「上司の成果アップ」だからです。いくら自身に優れたスキルやアイデアがあったとしても、それを強く主張することは避けたほうが賢明です。また、サポートに対する見返りも求めないことが基本といえます。上司が求めていることを敏感に察知し、その要望に速やかに応えて「裏方に徹する」ことが、秘書に求められるスタンスです。
秘書はスキルと共に心構えも大事
秘書の業務に必要な心構えがしっかりと認識できたでしょうか。秘書として活躍するためには、スキルだけではなくサポート役としての「心構え」が重要です。守秘義務の徹底や気配り、縁の下の力持ちであることの3点を意識することが大切になります。人材派遣サービスの「トランスアクト」では、未経験から秘書を目指すことが可能です。秘書の仕事に興味がある人は、心構えをしっかりと持ってチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
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