最新情報

2019-12-20 00:00:00

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

 

誠に勝手ながら下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。 

 

 2019年12月28日(土)~2020年1月5日(日)

 

期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、新年1月6日(月)より順次ご対応させていただきます。

 

皆様には大変ご不便をおかけいたしますが、今後とも何卒よろしくお願い致します。


2019-12-15 00:00:00
■縁の下の力持ち!秘書として活躍するための心構え3つを紹介

秘書の仕事は、業務が円滑に進むように「上司をサポートする」というイメージを持つ人も多くみられます。ただ、実際に秘書として活躍するためには、「どのような心構えが必要になるのだろう」と疑問を持つ人もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では秘書として働くうえで必要になる、3つの心構えについて紹介します。

 

1.秘書の仕事内容とは

秘書として活躍するためには、まず仕事内容を正確に把握しておくことが重要です。秘書は、職場内において上司が業務に集中できるよう、「全般的な補佐を行うこと」が基本的な業務となります。ただ、秘書と一口にいっても担当する業務の幅は非常に広く、その企業や補佐する上司によっても仕事内容は大きく異なる傾向です。具体的には、「スケジュール管理」「来客および電話の応対」「出張手配」などの業務を担当することが一般的といえるでしょう。それ以外にも、「贈答などへの返礼」「情報収集」「書類のファイリング」「文書管理」などを行うケースもあります。

 

2.秘書として必要な心構え3つ

秘書として働きたいとは思っているものの、「実際にはどのようなことが求められるのだろうか」と不安を持つ人も多いのではないでしょうか。そこで、ここでは秘書として働くうえで欠かせない、3つの心構えについて確認していきましょう。

 

2-1.守秘義務を徹底すること

秘書として働くうえで、非常に重要になるのが「守秘義務を徹底する」という心構えです。秘書は、社長や幹部など企業内の重要ポジションにいる人と接する機会が多い仕事のため、必然的に機密事項や社外秘など「企業の重要な秘密・情報」に触れる機会も多くなります。万が一、こうした重要な情報が社外に漏れてしまうと、企業にとっての大きな損失になりかねません。秘書は、経営の核ともいえる機密情報を扱うことも多い重要な仕事のため、守秘義務の徹底が求められます。秘書の業務を通じて得た情報は、部外者に決して口外せず、自分の心のなかに留めておくことが重要です。

 

2-2.気配りを怠らないこと

秘書は、担当する上司が滞りなく業務を遂行できるよう、さまざまな面でサポートすることが主な役割です。そのため、「常に気配りを怠らない」ように心がけることが重要になります。「上司が仕事を進めるためには何が必要か」「どのような点に配慮すれば良いのか」など、さまざまなことを察知して先回りする能力が求められるでしょう。また、秘書は担当する上司に対してだけではなく、得意先や来訪者などにも配慮する必要があります。社外の人への対応は自分だけではなく、部署全体や直属の上司の印象にもつながる可能性があるため、注意が必要です。態度や言葉遣いに気を付けるなど、丁寧な対応が求められます。

 

2-3.縁の下の力持ちであること

秘書は、自分が前に出ることなく、陰ながらほかの人をサポートする仕事といえます。そのため、「縁の下の力持ち」として働くように心がけることが肝心です。秘書は、コツコツと仕事をこなしつつ、必要に応じて自然にサポートする配慮が求められます。ただし、このようなサポートを全面的にアピールすることは、避けたほうがよいでしょう。なぜなら、秘書の主な役割はあくまでも「上司の成果アップ」だからです。いくら自身に優れたスキルやアイデアがあったとしても、それを強く主張することは避けたほうが賢明です。また、サポートに対する見返りも求めないことが基本といえます。上司が求めていることを敏感に察知し、その要望に速やかに応えて「裏方に徹する」ことが、秘書に求められるスタンスです。

 

秘書はスキルと共に心構えも大事

秘書の業務に必要な心構えがしっかりと認識できたでしょうか。秘書として活躍するためには、スキルだけではなくサポート役としての「心構え」が重要です。守秘義務の徹底や気配り、縁の下の力持ちであることの3点を意識することが大切になります。人材派遣サービスの「トランスアクト」では、未経験から秘書を目指すことが可能です。秘書の仕事に興味がある人は、心構えをしっかりと持ってチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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2019-12-10 00:00:00
■役員運転手の適性とは?面接でどのようなことに着目すべきか?

役員運転手は縁の下の力持ちともいえる、企業にとって大切な仕事です。ただ、役員運転手を雇いたいと考えているものの、いざ採用しようとすると「どのような基準で選べば良いのかわからない」というケースも多いものです。役員運転手は、どのような人が向いているのでしょうか。この記事では、役員運転手に向いている人の特徴や、面接で着目すべきポイントについて解説します。

 

1.書類で見てわかる適性とは?

役員運転手は面接に進む前、つまり「書類選考」の段階である程度の適性を見極めることができます。書類選考でまず注目したいのは、「年齢」です。役員運転手の年齢層は高い傾向にあります。役員運転手としての過去の経験・スキルを考慮したうえでの採用が一般的に多く、若い人よりも50代などが人気です。さらに、「性別」も確認しておくと良いでしょう。役員運転手のほとんどは男性だといわれています。そのため、一般性を重視するのであれば、男性を選ぶことが無難です。また、「違反歴やゴールド免許」についてのチェックが重要になります。事故などのトラブルを極力防ぐためにも、安全運転ができる人かどうか、しっかりと確認しておきましょう。

 

2.面接で見てわかる適性とは?

書類で経歴を知ることはできても、その人の性格まではわかりません。そのため、面接の場で性格について知る必要があります。面接で適性を見極めるために、チェックしておきたいポイントには以下のようなものが挙げられます。

 

2-1.秘密を守れるか?

役員運転手としての適性を見極めるうえで、重要になるのが「秘密を守れるか」という点です。役員クラスの仕事となると、家族にも言えないような仕事の機密情報を抱えているケースもあります。このような情報を耳にしたときにも決して外部に漏らさず、秘密を守れる人を採用することが大切です。なお、採用にあたり「秘密を厳守する」という内容の誓約書を提出させるケースも多いですが、必ずその約束を守ってくれるとは限りません。役員と運転手の間でしっかりと信頼関係を築くことができ、お互いを信頼できる人を選ぶようにしましょう。家族や友人にも秘密を決して話さない、口の堅い人が運転手として最適です。面接で無駄に話しすぎたり、明らかなうそをついたりするような人がいたら注意が必要です。

 

2-2.役員をサポートできるか?

運転手は自己中心的な人ではなく、「役員のために誠実に仕事をしてくれる人」を採用することが大切です。快適な運転だけではなく、役員がリラックスして業務を進められるような、細やかな気配りやサポートが必要です。役員の性格や行動をよく分析し、車内での快適な時間と空間を提供できる人材が望ましいでしょう。そのためには、必要以上に話さない人を選ぶことがポイントです。意見を求められたときに自分の意見を強く主張せず、さりげなく役員をアシストできるような人が向いています。このような条件を満たしている人材かどうか、面接のなかできちんと見極めることが重要です。

 

2-3.礼儀やマナーがあるか?

役員運転手には「礼儀やマナー」が必要です。ビジネスマナーが身に付いている人を選ぶようにしましょう。社外への対応に関するマナーだけではなく、「運転手特有のマナー」にも注目することがポイントです。具体的には、ドアの開け方や荷物の運び方、さらに傘の差し方にまで気を配れる人がおすすめです。大きい荷物があるときは先に車に積んでおく、また傘を開けるときに水しぶきが飛ばないようにするなど、気遣いができるかどうかチェックしておきましょう。こうしたマナーが身に付いていない運転手を採用すると、取引先の相手や来賓などが車に乗った際、悪い印象を与えてしまうおそれがあります。すると、会社の印象にまで悪影響がおよぶおそれがあるため、注意が必要です。基本的なマナーが身に付いているか、面接の場で確認しておきましょう。

 

役員運転手として気が遣える人を選ぼう

役員運転手の仕事は相手の要望を敏感に察知し、快適な車内空間を提供するためのスキルや細やかな気配りが求められます。また、重要な情報を抱えていることも多い役員と接するからこそ、秘密を守れる人を選ぶ必要があります。書類選考や面接でしっかりと適性を見極め、役員と運転手との間に信頼関係を築ける人を選びましょう。

 

 

 

 

 

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2019-12-05 00:00:00

このたび、弊社代表の橘が動画配信メディア「KENJA GLOBAL」 に掲載されました。

 

 

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株式会社トランスアクト 代表取締役社長 橘 秀樹

 

 

 

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500” 」とは

 

株式会社enjinが企画・制作・運営する、現代のビジネスシーンをリードする世界中のKENJAに焦点を当て、日本の社会を背負っていくビジネスマン、学生の皆さん、起業家の方々を支援していく無料の動画配信サイトです。

 

混迷の時代を乗り越え、時代の牽引者となった世界中の企業家達。そして、次の世代を担う経営者達がいます。彼等の理念やビジョン、人間的魅力、ビジネスモデルを発信し、新しい時代への「道しるべ」となるべく立ち上げたのが「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」です。

 

このサイトでは、IR活動やニュースリリースではなく、経営者自身の生の声を通して『働く楽しさ』『新しい事に挑戦する勇気』『困難を乗り越える力』『前向きな心』を次世代を担う若者、起業を目指す人を中心に、この番組を観るすべての人々向けてメッセージを送っています。

 

日本だけでなく世界へと視野広げ、様々な経営者へのインタビューや番組が企画制作したスペシャル動画など、配信されているコンテンツは全て視聴する事が出来ます。

 

どんなに成功している人でも最初から成功している人はいません。それは世界に目を向けても同じです。我々と同じ様に悩み苦しみ、努力を重ね、目標を追い続けているのです。

 

インタビューでは、多くの経営者の言葉を聞く事が出来ますがそれぞれ業種や環境、生い立ちが違う彼等の言葉に同じものはありません。しかし同時に、共通する人生のヒントも隠されていると我々は感じています。

 

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」を通して、人生の岐路に経たされた多くの方がそこに活路を見出し、未来を背負っていくビジネスマン、起業家として躍進される事を我々は願ってやみません。


2019-12-01 00:00:00
■秘書の仕事のリアルとは?よくある秘書の辞めたい理由3選を紹介

秘書は、企業の重役や政治家、大学教授などが業務を円滑に行えるようサポートする仕事です。知的で細やかな心遣いができる人がなるイメージがあることから人気が高く、目指している人も少なくありません。しかし、秘書になりたいと考えている人の中には、「仕事はつらいのか」が気になる人もいるのではないでしょうか。そこで、今回は秘書が仕事を辞めたいと思う主な理由を3つ紹介します。

 

1.秘書の仕事内容とは?

秘書が補佐するのは、企業の重役や医療機関の経営者、医師、弁護士、政治家、大学教授などです。どのような人の秘書になるかで仕事内容は異なるものの、共通して行う業務も多々あります。主な仕事内容は以下の通りです。

・上司が社内や社外の会議に出席する場合の日程調整

・来客のスケジュール調整

・出張時の交通手段や宿泊先の手配

・昼食を取るお店の予約

・接待に向けての段取りなど

また、会議に関する資料を関係部署から取り寄せて目を通して内容を理解し、事前打ち合わせを複数回にわたって行う場合があります。上司から質問されたときは迅速に答えられるよう、事前の準備を行っておくことも必要です。この他、上司が効率良く仕事ができるようスケジュール管理も行います。

 

2.よくある秘書を辞めたい理由3選

ここからは、秘書が仕事を辞めたいと思うきっかけになる主な理由を3つ紹介します。

 

2-1.残業が多い

秘書は、上司の仕事やスケジュールに合わせて仕事をすることになるため、上司が仕事をしている限りは自分も仕事をしなければなりません。会社の終業時間になったとしても、上司が仕事をしていれば、サポートをするのが仕事のため自分だけ帰ることはできず、残業が多く長時間労働になりがちです。休暇も、自分の取りたいときに取ることが難しくなるため、上司の都合に合わせて取らざるを得ません。定時後は、接待に同伴することも多く、接待のためのお店の下見なども行うため、決められた退社時間に帰宅できることは少ない傾向です。また、緊急の仕事が入った場合は、休日出勤をしなければならない場合もあります。定時後や休日にプライベートで用事を入れていても、仕事を優先せざるを得ないケースも少なくありません。

 

2-2.実力が生かせない

テレビドラマなどでは、上司を格好よくサポートする秘書像がしばしば描かれますが、現実はイメージとは少し異なります。秘書の仕事は、上司が滞りなく業務を進めていけるようにサポートすることです。そのため、実際の仕事内容はメールの仕分けやスケジュール管理など地味なものや雑務が多くなります。さっそうとかっこよく仕事をする秘書像を思い描き、憧れの気持ちを抱いて秘書になった場合は、「こんなはずではなかった」と落胆するケースも少なくありません。また、高い英語力やパソコンスキルなどを持ち合わせており、バリバリと仕事をしたい人にとって、秘書は実力を十分に発揮できる仕事だとは言い難いです。自分の持てる力を出し切れず、ぬるま湯に浸かったような状態に物足りなさを感じてしまい、それが不満やつらさにつながっていくことがあります。

 

2-3.仕事量に対して給料が少ない

秘書の仕事は、上司のスケジュール管理や来客対応、書類作成など一般的に人が思い浮かべるようなものだけではありません。直接上司の業務に関連した仕事以外に、例えば上司のプライベートな旅行やお土産の手配、執務室の掃除、衣服の修繕など、直接業務とは関係のない仕事も含めて幅広い業務を担当します。仕事量が膨大で忙しくなりがちであるにもかかわらず、支払われる給料はそれに見合った金額とはいえないため、割に合わないと不満に思う人も少なくありません。

 

トランスアクトなら好待遇で働ける

秘書が仕事を辞めたくなる理由を紹介しましたが、理解できたでしょうか。秘書は、上司の勤務スケジュールに仕事が左右されるため、残業が多くなりがちです。また、上司の業務に関係する仕事以外に幅広い業務を行うなど多忙な半面、給料がそれほど高くないことを不満に思う人も少なくありません。しかし、トランスアクトは給料面でしっかりしたサポートが受けられるため、好待遇で秘書として働くことが期待できるでしょう。

 

 

 

 

 

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