最新情報

2020-11-10 00:00:00
■秘書のキャリアプランとは!キャリアアップには何が求められるの?

秘書として働く際に、「どのようにキャリアアップしていくのか」について気になっている人は多いのではないでしょうか。サラリーマンやOLなどと同じように、秘書にもキャリアパスは存在します。ステップアップのために、長期的なビジョンを持ちましょう。ここでは、秘書のキャリアプランをもとに、キャリアを積み上げるために必要なことについて紹介します。

 

1.秘書のキャリアパス

秘書のキャリアパスについて、働きはじめから最終的に目指したいステージまで紹介します。

 

1-1.秘書アシスタント

秘書として働き始めた人の多くは、「秘書アシスタント」という職種からスタートします。最初から役員のサポートをするような重要なポジションは難しいため、まずはじっくりと基本スキルを身につけましょう。秘書アシスタントの仕事は、予算管理や電話対応、社外向けの資料作成などです。時には、会議の準備など庶務のようなことも担当します。日常会話レベルの英会話・翻訳もできると評価されやすいでしょう。

 

1-2.役員秘書

秘書アシスタントとして一通りのスキルを身につけたら、次は役員秘書を目指しましょう。役員秘書になると、一般的なビジネススキルやマナーだけではなく、業界に応じた知識や振る舞いも求められます。なぜなら、経営会議資料の作成や取りまとめ、メディア対応などの広報活動をするには、仕事をよく理解していないと難しいからです。さらに、ビジネス英語中級レベルの語学力も求められます。例えば、海外からのお客様をそつなく案内したり、専門的な資料の翻訳をしたりするなどの業務も任される可能性があるでしょう。このように、役員秘書は秘書アシスタントよりも幅広い業務を担当します。スムーズに役員のサポートができるよう、スキルアップを心がけましょう。

 

1-3.社長秘書

秘書として最終的に目指したいキャリアは、社長秘書です。社長秘書ともなると、責任がぐんとアップします。時には、外部折衝や国内外の大切なお客様への対応を社長の代わりに遂行する場合もあるでしょう。また、出張やパーティーなど社外イベントに付き添ったり、主催イベントを運営したりするなど活躍の機会が増えます。さらに、より高水準な語学力が求められることも少なくありません。なぜなら、会社によってはグローバルな会議の運営や、海外出張の調整も必要だからです。

 

2.キャリアップに求められるスキルとは?

キャリアアップの過程で求められるスキルについて紹介します。

 

2-1.上司の健康まで管理

スケジュールを調整する際には、上司の体調への配慮が欠かせません。予定が噛み合うかのみを考えていたのでは、十分なサポートとはいえないでしょう。上司が存分にパフォーマンスを発揮できるように、健康状態や体力面を考えることが大切です。時に、過密すぎるスケジュールを避け、ささいな体調変化も敏感に察知するのが理想の秘書といえるでしょう。

 

2-2.臨機応変な対応力

秘書の仕事をしていると、予想外の事態が多く発生するものです。ただ、目の前の仕事をこなすことに集中していては、不十分でしょう。秘書には、臨機応変な対応力が求められます。急なスケジュール変更・不測の事態が発生するリスクに備え、手配を万全にしておきましょう。いかなる事態でも乗り切れるように準備したり、適切な判断を下したりするなど、自信を持つことが大事です。

 

2-3.マルチタスクをこなせる

優秀な秘書は、マルチタスクに長けているため、多くの業務に素早く優先順位をつけ、効率よく的確に仕事をさばいていくことができます。もちろん、緊急案件が舞い込むことも多いため、状況に応じて優先順位を組み替えることが重要です。また、自分で処理できないほどたくさんの仕事を抱え込むことは良くありません。不測の事態を想定して余裕を持っておくことも、秘書として理想的です。

 

未経験からでもキャリアアップできる!

秘書のキャリアプランと、求められるスキルについて理解できたでしょうか。最初は誰もが初心者から始まるため、すぐに完璧を求めることはやめて秘書アシスタントから実績を積みキャリアップを目指しましょう。株式会社トランスアクトでは、未経験からでも秘書にチャレンジすることができます。初心者でも秘書に興味がある人は、あきらめずに検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています


2020-11-05 00:00:00
■「トランスアクト」は特許庁より商標登録の認証を受けております

当グループ総称「トランスアクト」は経済産業省特許庁より商標登録として正式に認証され事業活動を行っておりますので、ここにお知らせ致します。

 

【商  標】 トランスアクト / TRANSACT

【登 録 日】 平成29年9月29日

【登録番号】 第5983936号

【区  分】 第39類


2020-11-01 00:00:00
■36協定とは?役員運転手は36協定の例外措置を受けられるか?

36協定とはどのようなものかご存じですか。名前を聞いたことはあっても具体的な内容は知らないという人も多いのではないでしょうか。また、自動車運転業務に関しては一部例外的措置が取られているため、役員運転手を雇用する立場の人はそれについても知っておかなければなりません。そこで、本記事では36協定についての概要を説明したのちに、36協定における時間外労働の扱いについてさらに詳しく解説していきます。

 

1.36協定とは

日本では労働基準法により、雇用主は労働者に対して1日8時間あるいは1週間で40時間以上働かせてはならないと定められています。しかし、現実には仕事の性質上、どうしてもそれ以上働いてもらわなければならないといったケースも出てきます。その場合は雇用主と労働者の代表との間で「時間外労働・休日労働に関する協定」を締結したうえで、最寄りの労働基準監督署に届けなければなりません。そして、これを36協定といいます。逆に言えば、自社では労働基準法の上限を超過しての残業や休日出勤などは一切させていないというのであれば、36協定を締結する必要はないという話になります。その代わり、届け出を提出しないで、うっかり時間外労働や休日出勤を指示した場合は労働基準法違反となるので注意が必要です。一方、会社の重役・団体の役員・市町村役場や議会の幹部などを顧客とするハイヤー運転手においては、1日8時間あるいは1週間で40時間以内という労働時間の制限は適用されず、協定の締結なしでより長時間の労働を課すことが可能となります。なぜなら、重役や役員といった人たちは立場上、どうしても長時間車を利用し続けなければならないケースがでてくるからです。ただ、その場合でも、無制限に時間外労働を課してよいというわけではなく、1カ月50時間、3カ月140時間、1年450時間の範囲内で収められるように努める必要があります。

 

2.時間外労働の上限規制とは

たとえ、36協定を締結したとしても時間外労働を無制限に課せるわけではなく、当然のことながら、上限が設けられています。しかし、この上限も一定の範囲内であれば、特別条項を用いて延長することができます。ちなみに、以前は繁忙期などの理由があれば、特別条項を用いることで上限の完全撤廃が可能でした。しかし、この制度の存在は長きにわたって、長時間残業の温床になってきたのです。そこで、働き方革命においては全面的な見直しが行われ、「1カ月に45時間を超える回数は6回まで」「1年の上限は720時間以内」「1カ月は100時間未満」「2~6カ月の平均をすべて80時間以内に収めなくてはいけない」といった具合に、特別条項に制限をかけています。ただし、自動車の運転業務における上限規定は上記よりも緩やかなものとなっており、特別条項を用いた際の時間外労働の上限は年間960時間以内であり、月の上限は設けられていません。そのうえ、法改正施行後、すぐにそれを実施する必要はなく、5年以内に変更すればよいとしています。

 

3.36協定における自動車運転業務とは

36協定において自動車の運転業務は例外的措置がとられています。しかし、ここで問題なのは自動車の運転業務とは具体的にどの範囲までを指すのかといった問題です。その点をきちんと押さえていなければ、自覚のないまま基本労働法違反をしていたということにもなりかねません。たとえば、営業で1日中車に乗っている人がいたとしましょう。しかし、この場合の業務はあくまでも営業であり、車の運転はそのための移動手段にすぎません。自動車運転業務というのは自分以外の人間や物を運ぶことが前提となっており、運転自体が主な業務でなければならないのです。具体的には労働時間の半分以上が運転業務でなければならないとされています。逆にいえば、仕分け作業や詰め込み作業が大部分を占めており、残りのわずかな時間で荷物を積んだ車を運転しても、それだけでは自動車の運転業とはいえないわけです。

 

法律に沿った労働時間を設定しよう

仕事の性質上、役員運転手の労働時間は不規則になりがちで、雇用する側は労働基準法に違反していないように気をつけなければなりません。しかも、働き方革命が推進されているため、今後も労働時間に関わる制限は変更される可能性があります。つまり、チェックを怠っていると、いつの間にか法律違反をしていたということにもなりかねないのです。法律順守を心掛け、罰則を受けないように気をつけましょう。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています


2020-10-20 00:00:00
■国家資格が必要?秘書になるために取っておくべき資格やスキルについて解説

企業の役員などをサポートする秘書は、事務系の職種のなかでも人気が高い仕事です。秘書を目指している人であれば、「必要な資格やスキルがあるのか」「自分が秘書に向いているのかどうか」について、知りたい人が多いのではないでしょうか。秘書はどんな人でも目指すことができる仕事です。この記事では、秘書になるために必要な資格や求められる資質について解説します。

 

1.国家資格と民間資格の違いとは

秘書になるために必要な資格を解説する前に、まず国家資格と民間資格の違いを紹介します。

 

■国家資格とは

国家資格とは、法律に基づいて国が認定する資格のことです。国や地方公共団体、法律で指定された団体が試験を実施します。国家資格は、例えば弁護士や公認会計士、医師、看護師のように、いずれも専門性が高く、有資格者のみが業務を独占できる資格が多いことが特徴です。専門性の高さに応じて試験も難しくなりますが、法律によって一定の知識や技術が保証されるので社会的な評価は総じて高く、難関国家資格の有資格者ともなると平均年収も高くなる傾向が見られます。

■民間資格とは

一方、民間資格は民間団体や企業が試験を行い、認定する資格のことです。有名な民間資格のなかには、TOEICやTOEFL、Microsoft Office Specialist(MOS)などがあります。国家資格とは異なり、民間団体や企業が独自の基準で認定できるため、試験の難易度もまちまちで、種類や数も膨大であることが特徴です。なお、民間資格のなかでも秘書技能検定や簿記検定などのように公共性が高く、かつ文部科学省が後援している資格を公的資格と呼ぶこともあります。

 

2.秘書は国家資格ではない?

弁護士や公認会計士といった国家資格の場合、その業務を遂行するためには必ず資格を取得しなければなりません。一方、秘書は国家資格ではないため、秘書技能検定などの資格がなくても秘書職として採用、または配属されれば秘書として働くことができます。秘書の求人を検索しても、応募資格に記載されているのは秘書としての実務経験や語学力の有無が多く秘書の資格の有無は記載されていないことが多い傾向です。しかし、秘書として必要とされる職務知識やビジネスマナー、スキルを有していることを示すために「秘書技能検定」や「CBS(国際秘書)検定」といった資格は非常に役立ちます。

 

3.秘書になるためにとっておくべき資格はある?

秘書の仕事に関連した資格のなかで、最も有名なのが「秘書技能検定」です。秘書技能検定は、公益財団法人実務技能検定協会が運営する文部科学省後援の資格で、年2回(1級、準1級)または年3回(2級、3級)実施されます。試験内容は、ビジネスマナーをはじめ、基礎的な経済用語や文書作成、ファイリング、スケジュール管理など、秘書業務の遂行に必要な知識や技能が問われる傾向です。2級、3級は筆記試験のみですが、1級、準1級は面接試験が行われ、ビジネスの場にふさわしい態度や振る舞いなどが審査されます。秘書を目指すのであれば、2級以上の資格を保有していると採用に役立つでしょう。一方、ハイレベルな英語力が必要とされる外資系企業や外資系と関係が深い日系企業で、バイリンガルな秘書を目指す人には、CBS(Certified Bilingual Secretary、国際秘書)検定がおすすめです。CBS試験は等級区分がありません。年2回行われるプライマリー試験に合格した準CBS資格認定者が、年1回行われるファイナル試験に合格して初めてCBS資格認定が受けられます。試験内容は、秘書業務に必要な基礎知識のほか、英語による電話・メール対応、英語による個人面接など多岐にわたります。ファイナル試験の合格率は約20%と、かなりの難関資格ですが、その分企業の採用や昇進につながりやすい資格です。

 

4.秘書に求められる資質とは

秘書の仕事は、上司の業務をさまざまな面でサポートし、時に経営判断に関わるアドバイスを行うことです。そのため、秘書には上司が何を必要としているのかを察する細やかな気遣いはもちろん、臨機応変に対応できる判断力や筋道を立てて説明できる論理的思考力といった資質が求められます。また、上司や取引先、周囲の人たちの人間関係を円滑に保つコミュニケーション能力も必要です。自分の人柄がにじみ出るような、話しやすい雰囲気づくりを心がけるだけで、相手の第一印象も随分と変わります。また、秘書には膨大な量の業務をミスなくこなす情報処理能力や、さまざまな情報を収集する情報収集能力も問われます。そのため、秘書は「常日ごろからパソコンスキルを磨く」「ネットや新聞、雑誌などで情報収集を行う」などの努力が不可欠です。そのほか、秘書には企業の経営上の機密を外部に漏らさない口の堅さも必要になります。この機密事項には、上司のスケジュールやプライバシーも含まれるため注意しておきましょう。このように、秘書には数多くの資質が求められますが、その分、上司から厚い信頼を寄せられる、やりがいのある仕事だといえるでしょう。

 

資格を取ると採用で有利になるためおすすめ

秘書で活躍するためにおすすめの資格や求められる資質について理解できたでしょうか。特別なスキルがなくても秘書になることは可能ですが、資格を取得しておくと採用時に有利です。秘書業務に精通した人を募集している人材サービス会社「トランスアクト」でも、秘書検定3級やTOEIC700点以上あればなお可としています。トランスアクトは、給与面でも好待遇なため、秘書の仕事に就きたい人はチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

Chauffeur・Secretaryに関する「TransACT America Inc.」の記事も読まれています


2020-10-15 00:00:00
■厚生労働省より有料職業紹介事業の許認可が更新されました

厚生労働省より、有料職業紹介事業の許認可が更新されました。お客様のお役に立てますよう引き続き努力して参りますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ...