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2022 / 04 / 10

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■＜4月コラム＞変更は当たり前？！多忙な社長のスケジュールを管理する方法とは！

秘書がこなす業務の中で、最も大きな割合を占めるのが社長のスケジュール管理です。毎日多忙を極める社長のスケジュールを管理するのは、想像以上に大変な仕事です。秘書の腕が試される業務といっても過言ではありません。ミスなく、上手にスケジュールを管理するためにすべき工夫や、おすすめの手帳などを紹介していきます。

1.変更は当たり前？

会社のトップは朝から晩まで予定が詰まっており、日々多忙を極めます。急にアポが入って、スケジュールが変更になることも珍しくありません。社長のスケジュール管理をするのは秘書の仕事ですが、社長が自分自身で予定を入れてしまい、混乱やダブルブッキングが起こることもあります。このようなトラブルを防いでスムーズに仕事を進めていくには、スケジュール管理の工夫が必要です。

2.スケジュール管理のポイント

ここでは、毎日忙しい社長のスケジュールをうまく管理するポイントを紹介します。

2-1.手帳はウィークリーのバーチカルがおすすめ

毎日忙しい社長のスケジュールを管理するには、短期ではなく長期を見渡しながら予定を立てる必要があります。スマホなどのデジタルツールだと、先の予定までパッと見渡して確認することができないため、多忙を極める社長のスケジュール管理には不向きです。社長のスケジュールを効率よく管理したいなら、先の予定まで一目で確認できるウィークリーのバーチカル手帳を使いましょう。バーチカル手帳は縦に時間、横が曜日刻みになっているため、1週間分の予定を見開きで確認することができます。どの業務に時間を割いているのかが視覚的に分かるので、業務遂行力を高めるうえでも効果的です。年間計画を一覧で把握できる予定表もあわせて使うと、さらに業務の効率が高まるでしょう。

2-2.予定と実績をかく

手帳にはその日の予定だけを書き込むのではなく、終わった後の実績も書いて管理しましょう。予定と実績の管理を同時に行うことによって、自分の仕事処理にかかる時間を正確に把握し、反省点を見出すことができます。自分の行動パターンや傾向に気付けるため、業務効率の改善に効果的です。

2-3.手帳と予実管理表は常に見られる状態に

何かあったらすぐに書き込めるように、手帳と予実管理表は常に見開きの状態にしておきましょう。仕事中のデスクに手帳を開いておけば、追加の予定が入ったときもスムーズに対処することができます。手帳に書き込むのは確定した予定だけでかまいません。仮押さえのものは付箋などに書いて貼っておけば、あとで予定を変更したときに書いたり消したりする手間を省けます。

2-4.重要業務は午前中に

午前中は頭が冴えており、生産性が高い傾向にあります。アイディアも出やすい時間帯なので、社長にとって重要な業務は午前中に入れるようにしましょう。アポを入れるなら、午前ではなく午後にいれてください。逆に夜の生産性が高い社長なら、その時間帯にアポを入れるのは避けましょう。

2-5.時間割を作成する

あらかじめ週次、日次の時間割を作成しておくと、重要な業務も漏れなく遂行できるようになります。まずは社長にとって重要な業務を一つずつピックアップしてみましょう。次に「毎週◯曜日にこれをやる」「毎月◯日にこれをやる」というように、それぞれ時間割を作ることによって、大切な仕事を疎かにする心配がなくなります。

2-6.健康維持と学習の時間を確保

社長のパフォーマンスを向上させるには、仕事以外の時間もしっかり確保する必要があります。社長のパフォーマンスを上げることは、長期的に見ると会社のパフォーマンス向上に直結します。仕事が忙しいと、どうしても健康管理や学習が疎かになりがちですが、会社のパフォーマンスを上げるには、社長の健康と知識の吸収が欠かせません。健康管理と学習をする時間も重要な予定だと捉えて、スケジュールに組み込むようにしましょう。

的確なスケジュール管理でパフォーマンスを向上させよう！

社長のスケジュール管理は一般的なスケジュール管理とは異なります。スケジュール管理を工夫すると、社長だけでなく会社全体のパフォーマンス向上につなげることができます。トランスアクトでは、優れた人材の紹介と派遣を行っておりますので、ぜひ一度ご相談ください。それぞれのご要望に合う最適な人材をご紹介します。

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2022 / 04 / 05

00:00

■＜4月コラム＞運転手必見！腰痛にならないための姿勢と解消方法について紹介

運転していて腰が痛くなり、つらい思いをした経験がある人は多いのではないでしょうか。運転手にとって腰痛は、深刻な悩みです。ところが、腰痛になる原因や予防・対処法などはあまり知られていません。そこで、この記事では運転手が腰痛になる原因や予防のために注意したいポイントや、痛くなってからの対処法などについて説明します。

1.なぜ腰痛になるの？

運転中に腰痛が起こる原因は1つではありません。まず、考えられるのが「車のシートがフィットしていない」ことです。シートが体に合っていなければ、運転中に正しい姿勢が取れません。微妙に姿勢が歪んでしまうため、正しい姿勢なら分散されるはずの負担が腰や背中に集中し続けます。シートが滑りやすい素材の場合は、滑って姿勢を崩さないように体に力を入れなければなりません。その結果、腰痛が起こるのです。シートそのものに問題がなくても、「ドライビングポジションが間違っている」というケースも腰痛の原因となります。シートへの腰かけ方が浅くても深すぎても姿勢に歪みが起こりかねません。また、AT車の場合、右足はアクセルやブレーキを操作するために前にありますが、左足はフットレストの手前に置く人が多いでしょう。これは、身体の左右のバランスが崩れた状態です。この姿勢も腰に負担がかかるため、痛みが起きやすくなります。さらに、「長時間運転すること」も腰痛を引き起こす原因になるでしょう。なぜなら、シートがフィットしていて正しい姿勢で運転していても、長時間にわたれば腰にかかる負担は避けられないからです。

2.腰痛になる前の対応策

運転による腰痛は、起こってしまってから対処するよりも、起こらないように対策を講じることが大切です。予防方法として、まずは「正しい姿勢で座ること」が挙げられます。シートの位置や背もたれ、ハンドルを細かく調整しましょう。背もたれに背をつけてハンドルに手を添えた状態で、ひじが伸び切らずに少し曲がる位置にシートが来るようにします。腰のまわりにクッションを入れて支えるのも有効です。AT車の場合、運転中は左足をフットレストに乗せ、身体の左右に均等に体重がかかるように意識しましょう。身体が凝り固まってしまわないうちにこまめに休憩をとり、ストレッチしてほぐすことも大切です。随時、水分補給をすることも心がけましょう。なぜなら、血行が悪くなると老廃物の運搬が行われにくくなってたまり、それが神経を圧迫して腰の痛みを引き起こすことがあるからです。水分補給をしっかりと行うことで、血の流れが良くなり腰痛の予防になることが期待できます。

3.腰痛になってしまった場合の対処方法

予防を心がけていても、長時間運転していれば腰への負担は避けられないため、痛くなりがちです。その場合は、軽いストレッチをして腰をほぐすことで、痛みを緩和できる可能性があります。例えば、次のようなストレッチがおすすめです。

・1.両腕を上に突き上げる

・2.両腕を一気におろし、同時に身体全体のがくんと力を抜く

・3.2回ほど大きく深呼吸する

・4.1～3の流れを何度か繰り返す

運転席に座ったままでできるので、痛みを感じたら早めに行いましょう。さらに、もう1つストレッチを紹介します。

・1.頭の後ろで両手を組む

・2.息を吐きながら、両腕のひじをぐーっと近づけ、背中を丸める

・3.息を吸いながら、胸を大きく開きながら背中を反らす

・4.1～3の流れを何度か繰り返す

紹介した2つのストレッチは、痛くなってからの対処法としてだけでなく、予防として行ってももちろん構いません。