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秘書は、担当する役員のさまざまな仕事を代行することが主な仕事です。電話の応対と匹敵して、多い仕事が「メールでのアポイント取り」です。メールでは、送信先に失礼にならないよう、ビジネスマナーが求められます。気をつけるべきマナーには、どのようなものがあるのでしょうか。この記事では、秘書向けのビジネスメールの書き方について紹介します。
1.メールを送るときの確認事項
秘書は、役員からメールでのアポイント取りを頼まれる機会も多い傾向です。メールは、作成前にいくつかのポイントを確認する必要があります。まずは、「メールを送る相手」です。先方の秘書とメールでやりとりを行い、細かな日時の調整を行うことがあります。このとき、メールの送り先を間違えてしまうと、トラブルに発展するおそれがあるため注意が必要です。メールを送る相手は、よく確認するようにしましょう。さらに、「面談の希望日程と時間」についてチェックを行います。面談は、お互いの都合を考慮して決めることが基本です。具体的な日時を提案する際は、先方の都合も考えて「いくつかの選択肢」を用意するようにしましょう。加えて、「面談の場所」も重要です。面談をする際に「こちら側が出向くのか」「先方に足を運んでもらうのか」など誤解のないように、しっかりと確認しておきましょう。
2.ビジネスメールを作成する際のポイント
実際にビジネスメールを作成する際は、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。メール作成時のポイントには、以下のようなものがあります。
2-1.分かりやすく簡潔に
ビジネスメールを作成する際は、わかりやすく簡潔な内容を心がけることが重要です。企業において重要な役職であるほど、たくさんのメールが送信されてきます。送信したメールの件名が入っていなかったり内容がシンプルすぎたりすると、ほかのメールに埋もれてしまうおそれがあるため、注意が必要です。特に、「お打ち合わせの件」のように要点が盛り込まれていない件名では、先方に気が付いてもらえない可能性があります。ビジネスメールは、「中身を見なくても大体の内容がわかる件名」にすることが基本です。用件が伝わる、工夫した件名を考えましょう。さらに、本文は「5W1H」を意識することが重要です。「誰か」「いつ」「何を」「なぜ」「どこで」「どのように」という要素を意識して文章を作成します。端的かつ誰が見てもわかりやすい内容にしましょう。
2-2.正しい敬語を使う
ビジネスメールは、きちんとした「敬語」を使うことを心がけましょう。プライベートのような言葉遣いや文面は、避けることが基本です。なお、シンプルな単語で明確に用件が伝わるよう、ビジネスでは独特の言い回しや用語を使うことが多くあります。秘書もビジネスメールの作成時に、ビジネス表現を効果的に活用することが求められるでしょう。また、文面を考えるときに、よくある間違いが「自分の担当役員に敬語を使ってしまう」ことです。例えば、「担当役員に役職をつける」「『言っている』を『おっしゃっています』と先方に伝えてしまう」などがあります。このような間違った敬語を使わないように気をつけましょう。
2-3.誤字脱字に注意！
ビジネスメールのマナーとして、「誤字脱字に注意する」ことが求められます。特に、メール送信先の「社名」や「氏名」は、間違えないように注意が必要です。社名や氏名の間違いは、相手にとって失礼にあたるため、細心の注意を払いましょう。社名の場合は、特に「株式会社をつける位置」がポイントです。前株なのか、それとも後株なのか、あらかじめチェックしておきましょう。さらに、アルファベットなのかカタカナなのか、確認しておくと安心です。相手の氏名については、「旧字体」が含まれていることがあるため要注意です。これらの点をしっかりとチェックしたうえで、メールを送信するように心がけましょう。
ビジネスメールの作り方を理解しておきましょう
秘書のビジネスメール作成方法は理解できたでしょうか。秘書として活躍するためには、正しいビジネスメールを作成するスキルが求められます。メールは、先方の社名や氏名など誤字脱字に十分注意して作成するように心がけましょう。秘書として好待遇で働きたいのであれば、人材派遣サービスの「トランスアクト」を利用することがおすすめです。ビジネスマナーを身につけて、頼りになる秘書を目指してみてはいかがでしょうか。
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このたび、弊社代表の橘が ビジネスキュレーションマガジン「Qualitas」に掲載されました。
株式会社トランスアクト 代表取締役社長 橘 秀樹
Qualitas～ Business Curation Magazine ～ とは
世界の「今」を届ける、ビジネス情報誌です。
キュレーション【curation】とは、無数の情報の海の中から、自分の価値観や世界観に基づき、情報を拾い上げ、そこに新たな意味を与え、多くの人と共有することです。
注目の人物インタビューや対談、内外の企業情報、上級のビジネスマン向けのスタイル提案から地域に密着した時事コラムまで、質の高いビジネス情報を幅広く紹介しております。
【概要】
誌名：『Qualitas』
サブタイトル：Business Curation Magazine
発行形態：雑誌 ／ 季刊誌
定価：500円（税抜）
判型：A4変型判
発行：本田 幸大
編集人：足立 克之
仕事で移動することの多い役員にとって、運転手はとても身近な存在です。また、役員は車内で電話やパソコンを使った業務をしたり、休憩、雑談をしたりしながら移動時間を過ごすこともあるでしょう。ですから、運転手は技術だけでなく信頼できる人材であることも重要です。ここでは、雇って失敗したと感じやすい役員運転手の特徴を紹介します。
1.失敗したと感じる運転手の特徴
役員運転手を務めるには、運転技術以外にもさまざまな心得があります。たとえ安全に目的地に役員を送り届けたとしても、そのような心得が身についていない運転手を雇ってしまった場合、失敗したと感じてしまうことがあります。では、失敗したと感じる運転手の特徴とはどのようなものでしょうか。
1-1.特徴①守秘義務を守らない
まず挙げられる特徴は、守秘義務を守らないことです。役員運転手として得た情報はどのような内容であれ、社内や取引先、家族や友人にさえ漏らしてはいけません。仕事内容はもちろんですが、担当役員が誰と連絡を取っているのか、どんな持病を持っているのかなど、業務上入手したいかなる情報も口外しない口の堅さが運転手には求められます。移動中の車内では、誰かと電話をしたり、運転手と世間話をしたりすることもあるでしょう。そこから重要な情報が漏れてしまわないように、信頼できる運転手を雇うことが重要です。
1-2.特徴②時間を守らない
次に挙げられる特徴は、時間を守らないことです。時間を守ることは社会人としての基本です。特に役員ともなれば、重要な会議や訪問も多いことでしょう。そんなとき、運転手が時間に遅れたせいで約束の時間を守れなかったとしたら、お客様に対してとても失礼です。運転手は担当役員との信頼関係が大切です。担当役員を待たせるようなことをしてしまっては、役員からの信頼を失ってしまいます。それだけでなく、役員の業務そのものに影響を与えてしまう可能性があることを忘れてはいけません。
1-3.特徴③礼儀やマナーがなっておらず雑
礼儀やマナーがなっていない、雑な運転手もいけません。運転手は基本的なビジネスマナーを身に着けている必要があります。なぜなら、担当役員が職務に集中するためには、移動中に運転手のドアの開け方や荷物の運び方、傘の差し方などに煩わされてはいけないからです。また、社外の方を乗せることもある運転手には、丁寧かつ気の利いた対応が求められます。大切なお客様の送迎を任せられるような、しっかりとしたビジネスマナーを身に着けた運転手を雇うことで、大切な会議や打ち合わせもスムーズに運ぶことでしょう。
1-4.特徴④車内を清潔に保たない
車内を清潔に保てないのも、失敗したと感じる運転手の特徴のひとつです。役員運転手は、担当役員が常に快適に車内での空間を過ごせるように、車内を清潔に保つ必要があります。そのために、車内の清掃を毎回必ず行うことはもちろん、運転手が車内で喫煙、飲食をすることは許されません。運転手は常に待ち合わせ時間の前に到着して、役員を待っているのが基本です。しかし、待ち時間に車内で飲食をして匂いや食べこぼし、ごみなどが残っては、役員が快適に移動することができないので気を付ける必要があるでしょう。
1-5.特徴⑤焦ってしまいがち
最後に、役員運転手にとって焦りは禁物です。工事や事故による渋滞などで約束の時間に遅れそうなとき、焦ってしまうことで運転の際に正しい判断ができなくなってしまいます。そうすると、事故の原因にもなりかねません。もちろん、焦ることのないよう、時間に余裕をもって計画を立て、実行できることも大切です。しかし、何が起きるかわからないのが交通です。また、役員が仕事の都合で約束の時間に遅れてしまうこともあるでしょう。ですから、役員運転手はどんなことにも焦らず対応できる能力が欠かせないといえるでしょう。
安心の運転手選びをトランスアクトで！
運転手は役員にとって身近な存在になるため、人材選びには失敗したくないものです。トランスアクトでは信頼のおける優れた運転手を紹介しています。雇用方法はお客様の要望に合わせて、人材派遣や業務請負など、最適な方法をお選びいただけます。役員運転手の採用をお考えの役員の方は、トランスアクトに相談してみてください。
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秘書は、役員のような重要ポストに就いている人物の業務をサポートします。一口にサポートといっても職域は非常に広く、それをこなすだけの素養を持っていることが望ましいです。ある程度の適性がなければ、やりがいを感じながら取り組み続けるのは難しい場合もあるでしょう。そこで、今回は秘書の役割を紹介したうえで、向いている人やそうでない人についても解説します。
1.秘書の役割
上司がスムーズに仕事を遂行できるように支援することが、秘書の主な役割です。秘書の具体的な業務として、効率的なスケジュールを組んで管理していくことが挙げられます。スケジュール通りの進行を実現するために、関連する作業を済ませておくこともポイントです。例えば、出張の予定がある場合は、航空券や宿泊施設、レストランの手配なども行わなければなりません。さらに、上司宛ての電話やメールに対応することも秘書の業務です。また、職場への来客があった場合に、応対して案内することも大切な役割となっています。その他に、職場環境に気を配り整えることも業務の一つです。上司の机上や書類を整理整頓するなど、滞りなく作業に集中してもらえる状況を維持することが求められます。
2.秘書に向いている人
秘書がミスをすると、経営に関わる問題にまで発展するリスクがあります。したがって、少しのミスも見逃さないような几帳面な人がうってつけです。また、上司の仕事は流動的であることが多く、急を要するイレギュラーな事態の発生も珍しくありません。そのため、物事の変化に合わせて柔軟に対応できる人が向いています。さらに、上司との連携を細かなレベルで把握することが必要なため、上司にとって必要なものを察することも重要です。それらに欠かせない理解力や洞察力に長けた人も適しています。重役や経営層に属する人をサポートする場合、会社の機密事項に触れるケースも少なくありません。そのため、口が堅いうえに情報を伝達する範囲を的確に絞れる人も適性があります。いろいろな業務を同時に進める秘書は、取引先の企業名や相手の役職名をはじめとして、多くのことを覚えなければなりません。つまり、記憶力が高い人も優れた秘書になる素養を備えています。
3.秘書に向いていない人
スケジュールやタスクを並行して管理するには、スピード感を持って取り組むスタンスが重要です。そのため、怠惰な人や時間にルーズな人は秘書に向いていない可能性があります。秘書は、サポートする上司を自分で選べるわけではなく、さまざまな上司を担当していくことも少なくありません。したがって、他人に合わせる柔軟な対応力がない場合も不向きといえるでしょう。また、上司の要求に気付いて必要な情報を素早く提供できることも大事です。そのため、気が回らない人やリサーチスキルが低い人もハードルが高いでしょう。秘書は、社内外の多様な人とやりとりをする必要があります。そのため、コミュニケーションが不得意であったり、愛想が悪かったりすると向いていないと感じやすいでしょう。なお、自己主張が強くて自分が主役でないと気が済まない人も適しているとはいえません。なぜなら、自分を上司の二の次の存在と認識しながら働く必要があるからです。
4.秘書に必要なスキル
会社で仕事をする場合、ビジネスマナーを身につけることが条件ですが、秘書の場合は、ビジネスマナーは特に大切ということを覚えておきましょう。多忙な立場の人と接したり重役と話したりする機会も多いため、理解しやすい報告を簡潔に行おうとする心がけが不可欠です。その際に用いる適切な礼儀作法や、言葉遣いも十分に把握しておかなければなりません。また、仕事の重要度を見極めて、優先順位をつけながら完遂する情報処理能力も大事です。パソコンスキルも必要なので、メールの送受信やタイピングなどの基本技術を習得し、オフィスアプリも適切に使えるようになっておくことが望ましいでしょう。さらに、ビジネスマナーだけでなく、日常生活を送るうえで必須の一般常識も欠かせません。なぜなら、円滑なコミュニケーションを行うには、多様な話題への対応力が求められるからです。そのため、時事問題や業界のニュースに興味を持つことや、冠婚葬祭のマナーを習得することなどもポイントになります。
秘書になるために必要なことを理解しよう
秘書には、高度な技術やスキルが必要であり、知識が豊富であることも要求されます。大変な仕事ですが、秘書になることは決して不可能ではありません。行うべきことや把握するべきことを踏まえて、勉強と経験を積み重ねれば道は開けます。まずは、業務の内容をしっかり確認し、逆算によって必要な能力や知識を明らかにすることが大切です。それらを身につける努力を基本としながら、秘書を目指して自分を磨いていきましょう。
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株式会社トランスアクトが行った人材採用にまつわるアンケート調査結果が、テレビ朝日「ABEMA Prime」に取り上げられました。
「ミスコンの是非」という議題で特集されました。
主に大学で行われているミス・ミスターコンテストは近年議論されているルッキズムやらしさ問題から一部大学では中止になっていたり、開催していない大学も存在し始めました。
しかし需要と供給は存在し、キレイになる努力やオシャレは評価されるべき、人が見た目で判断されるのは仕方ない、また容姿だけがすべてではないという意見から開催している大学も数多くあります。
その賛成・反対、両者の意見からミスコンの是非について、さらにルッキズムについて白熱した議論が交わされました。
【放送日】
2020年8月3日（月）21:00～23:00
【メディア掲載】
