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■＜5月コラム＞秘書がほしいと思っている人必見！秘書にはこんなメリットがあります！
社長のそばに秘書をおくことには、さまざまなメリットを伴います。秘書の業務範囲は幅広いので、ビジネスを円滑に進めるには欠かせない存在です。しかし、秘書を雇うことにはデメリットもあるので、慎重な判断が求められます。秘書を雇うメリットやデメリットなどを紹介していくので、迷ったときの参考にしてみてください。
1.秘書がやってくれること
秘書は社長の仕事を様々な面からサポートしてくれる大変便利な存在です。社長が業務をスムーズにこなせるように、スケジュール管理や社内外との連絡の取り合い、来客対応をこなしてくれます。社長の業務に必要な情報の整理や資料の作成、会議に必要な資料の用意も秘書が行ってくれるので、業務の効率化にも役立つでしょう。会食やパーティーの準備等、広範囲にわたって社長をサポートするのが秘書の仕事です。
2.秘書をおくメリット
秘書をおくことには、社長にとって様々なメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのかをチェックしていきましょう。
2-1.メインの業務に集中して取り組める
書類作成、スケジュール管理、予定の調整など、面倒な事務手続きを秘書に任せることで、社長は自分の業務に集中することができます。SNSの運営や外注先の振込など、本人ではなくても代行可能な業務はすべて秘書がやってくれるので、メイン業務以外のことに気を取られる心配はありません。
2-2.雑務を任せられる
取引先とのお付き合いを円滑なものにするためには、慶事や弔事の電報、贈答品や年賀状の手配など、社長本来の業務とは関係のない仕事も必要です。取引先の多い大きな会社であれば、雑務の範囲や数も増加するため、本業に支障をきたす恐れもあります。秘書を雇えば、雑務をすべて一任できるため、社長は効率よく働くことができます。社長の業務が効率化されれば、結果として会社全体の業務効率アップにつながるでしょう。
2-3.身近な理解者になってくれる
秘書と一緒に仕事を進めることで、何も言わなくても社長の意図をくみ取ってくれるようになり、よき理解者となってくれます。経営者はときに孤独を感じるときもありますが、そのようなときに秘書がいると、精神的なサポート役となってくれるでしょう。秘書を雇うと単に仕事が楽になるだけでなく、精神的にありがたい存在にもなります。
2-4.自分や会社のイメージアップにつながる
秘書は社長にとって優秀なサポート役だといえます。スケジュール管理や贈答品の手配など、どんなに細かな仕事でも、会社の運営のためにはおろそかにできません。優秀な秘書を雇うことができれば、雑務も疎かにしていないことを社外にアピールすることができ、社長や会社のイメージアップにつながります。
3.秘書をおくデメリット
秘書をおくことはメリットが多い反面、いくつかデメリットもあります。
3-1.費用
秘書をおくとなると、当然ながら人件費がかかります。東京の秘書の平均時給は1390円といわれているため、アルバイトを雇う給料で優秀な秘書を雇い続けるのは困難です。社会保険料を加えるとそれなりのコストがかかってしまうので、雇いたくても雇えない場合も出てくるでしょう。秘書を雇う場合と雇わない場合の利益や生産性を比較して、慎重に判断する必要があります。
3-2.優秀な人材を見つけるまでが大変
秘書には一般的なビジネスマナーが求められるだけでなく、高度な事務処理能力や情報収集能力、コミュニケーション能力も必要です。これらすべての能力が備わった優秀な秘書を見つけるのは、困難を極めます。仮に優秀な秘書を見つけたとしても、高い人件費がかかることもあるので、会社にとっては悩ましい問題です。
優秀な秘書ならトランスアクトにお任せください！
優秀な秘書を雇うと、社長は本業に集中できるようになるため、会社の業務効率化に役立ちます。資質の高い優れた人材の紹介と環境づくりを提供している株式会社トランスアクトが、秘書を探している社長を全面的にサポートします。人材派遣、人材紹介、紹介予定派遣、業務請負など、それぞれのニーズに合うご提案ができますので、秘書を探している方はトランスアクトにお任せください。
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■英Financial Times社 アジア太平洋急成長企業ランキングに掲載されました
当ランキングは、英Financial Times社と独スタティスタ社が、数か月にわたり膨大なデータベース資料を精査し、数千の企業へ連絡、データ検証するという調査を行ったものです。FT Asia-Pacificリストの企業は、2017年から2020年までの収益の複合年間成長率（CAGR）によって、アジア太平洋地域全体からランク付けされたものです。その結果、アジア太平洋地域全体で433位、業種別の「Support services」に絞ると11位という成長率ランキングを獲得することができました。
株式会社トランスアクトは、企業オーナー、会社社長、医師、政治家、芸能人、トッププロスポーツ選手などの超富裕層向けに専属の運転手と秘書の派遣事業を展開しております。エグゼクティブサポート人材、スペシャリスト人材を擁するプロフェッショナル集団として、お客様のご要望にきめ細かくお応えしながら、着実に信頼と実績を積み重ねて参りました。 お客様のあらゆるニーズをいち早く察知し、お応えしていくことが私達トランスアクトの本質的な価値、存在意義であり、使命であると考えています。
私達はエグゼクティブサポート業務のリーディングカンパニーとして、これからも邁進して参ります。
■＜4月コラム＞運転手を辞めたい！よくある運転手を辞めたい理由と辞める流れを紹介
運転手の中には、さまざまな理由で「辞めたい」と考えている人もいるのではないでしょうか。仕事を辞めたいと思うことは決して恥ずかしいことではありません。この記事では、運転手がどういう場合に仕事を辞めたいと思うのか、その理由についていくつかの例を紹介します。また、運転手を円満に辞めるための退職の仕方についても説明します。
1.辞めたいと思う理由
運転手は、どのような場合に辞めたいと思うことが多いのか、主な理由を3つ紹介します。
1-1.労働賃金が安い
「給料が安い」という理由で運転手を辞めたいと考える人は、多い傾向です。運転手の平均月収は約34万円といわれています。しかしこれはあくまで平均のため、何年か働くとすぐに昇給が頭打ちといったケースもあるでしょう。また、働いた分だけ給料が振り込まれれば問題ありませんが、中には「サービス残業をさせる」「給料の支払いが遅れる」「未払いがある」といった会社もあるのです。さらに、人材募集の段階では高い給与額を示していても、蓋を開けてみると、長時間の残業代が含まれている金額ということもあります。また、「雑費」などと称して毎月天引きがあるなど、実際の額面はかなり低いケースも少なくありません。そのため、これから運転手として働き始めようか悩んでいる人は、求職・転職活動の際に給料面についてきちんと調べて把握するようにしましょう。採用面接で給与について確認することも大切です。
1-2.労働時間が長い
長時間労働も運転手の仕事を辞めたい理由の一つです。運転手で稼ごうとすれば、どうしても長時間労働にならざるを得ない一面もあります。また、会社から長時間勤務や拘束を命じられることもあるでしょう。しかし、厚生労働省において残業は月80時間までという上限が定められています。また、1週間に働ける時間にも上限があり、「40時間を超えて勤務してはならない」という決まりがあるのです。仮に、1日8時間勤務とすると、週6日ですでに48時間となり上限を超えてしまいます。ところが、会社によっては休日出勤などを命じ、週6日どころか週7日で休みなく働かせようとする会社もあるのです。会社から命令されると断れず、休みのないまま長時間働いてしまう運転手もいます。このように、休みがほとんどとれない状態が続くと嫌気がさしてしまい、「辞めたい」と考えるようになる人が増える傾向になるのです。
1-3.健康に影響が出ている
最後は、「健康に影響が出ている」という理由です。運転手は、長時間労働かつ不規則勤務なことが多いため、かなり体力を消耗します。深夜や早朝にかけて運転に集中しなければならないケースもあるため、自律神経のリズムを崩しやすく不眠症にもなりやすいのです。また、疲れた状態で長時間運転することで、思わぬ事故に巻き込まれる可能性もあります。仕事で病気やケガをし、働けなくなってしまっては元も子もありません。運転業務のせいで健康を害しているのであれば、できるだけ早く仕事を辞め、治療や休養に時間を充てることが大切です。
2.辞める時の流れ
「会社を辞めよう」と決めたら、できるだけトラブルのないよう円満に退職する必要があります。そのためにも、労働基準法にのっとった退職の流れを把握しておきましょう。まず、退職の際は会社に退職の意思を伝え、退職願を提出します。最低でも1カ月前までには伝えるようにしましょう。退職の意思を伝えた後は、業務の引き継ぎや各所へのあいさつまわりをします。退職日までの間に、有給を消化することも忘れないようにしましょう。有給消化は、労働者に認められた正当な権利のため、取得日は会社と相談しながらできるだけ全日数消化することが大切です。退職後、すぐに転職する予定がない場合は、失業保険申請や社会保険・年金変更の手続きを行います。
後悔しないために！
「運転手を始めたい」と考えているものの、仕事のつらさや給料面で不安がある人は、後悔しないように就職前に給与条件などを納得するまで見極めることが重要です。トランスアクトでは、働く人たちがやりがいを持って居心地よく働き続けられるよう、しっかりと労働環境を管理しています。就職や転職を考えている際は、一度トランスアクトの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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■＜4月コラム＞変更は当たり前？！多忙な社長のスケジュールを管理する方法とは！
秘書がこなす業務の中で、最も大きな割合を占めるのが社長のスケジュール管理です。毎日多忙を極める社長のスケジュールを管理するのは、想像以上に大変な仕事です。秘書の腕が試される業務といっても過言ではありません。ミスなく、上手にスケジュールを管理するためにすべき工夫や、おすすめの手帳などを紹介していきます。
1.変更は当たり前？
会社のトップは朝から晩まで予定が詰まっており、日々多忙を極めます。急にアポが入って、スケジュールが変更になることも珍しくありません。社長のスケジュール管理をするのは秘書の仕事ですが、社長が自分自身で予定を入れてしまい、混乱やダブルブッキングが起こることもあります。このようなトラブルを防いでスムーズに仕事を進めていくには、スケジュール管理の工夫が必要です。
2.スケジュール管理のポイント
ここでは、毎日忙しい社長のスケジュールをうまく管理するポイントを紹介します。
2-1.手帳はウィークリーのバーチカルがおすすめ
毎日忙しい社長のスケジュールを管理するには、短期ではなく長期を見渡しながら予定を立てる必要があります。スマホなどのデジタルツールだと、先の予定までパッと見渡して確認することができないため、多忙を極める社長のスケジュール管理には不向きです。社長のスケジュールを効率よく管理したいなら、先の予定まで一目で確認できるウィークリーのバーチカル手帳を使いましょう。バーチカル手帳は縦に時間、横が曜日刻みになっているため、1週間分の予定を見開きで確認することができます。どの業務に時間を割いているのかが視覚的に分かるので、業務遂行力を高めるうえでも効果的です。年間計画を一覧で把握できる予定表もあわせて使うと、さらに業務の効率が高まるでしょう。
2-2.予定と実績をかく
手帳にはその日の予定だけを書き込むのではなく、終わった後の実績も書いて管理しましょう。予定と実績の管理を同時に行うことによって、自分の仕事処理にかかる時間を正確に把握し、反省点を見出すことができます。自分の行動パターンや傾向に気付けるため、業務効率の改善に効果的です。
2-3.手帳と予実管理表は常に見られる状態に
何かあったらすぐに書き込めるように、手帳と予実管理表は常に見開きの状態にしておきましょう。仕事中のデスクに手帳を開いておけば、追加の予定が入ったときもスムーズに対処することができます。手帳に書き込むのは確定した予定だけでかまいません。仮押さえのものは付箋などに書いて貼っておけば、あとで予定を変更したときに書いたり消したりする手間を省けます。
2-4.重要業務は午前中に
午前中は頭が冴えており、生産性が高い傾向にあります。アイディアも出やすい時間帯なので、社長にとって重要な業務は午前中に入れるようにしましょう。アポを入れるなら、午前ではなく午後にいれてください。逆に夜の生産性が高い社長なら、その時間帯にアポを入れるのは避けましょう。
2-5.時間割を作成する
あらかじめ週次、日次の時間割を作成しておくと、重要な業務も漏れなく遂行できるようになります。まずは社長にとって重要な業務を一つずつピックアップしてみましょう。次に「毎週◯曜日にこれをやる」「毎月◯日にこれをやる」というように、それぞれ時間割を作ることによって、大切な仕事を疎かにする心配がなくなります。
2-6.健康維持と学習の時間を確保
社長のパフォーマンスを向上させるには、仕事以外の時間もしっかり確保する必要があります。社長のパフォーマンスを上げることは、長期的に見ると会社のパフォーマンス向上に直結します。仕事が忙しいと、どうしても健康管理や学習が疎かになりがちですが、会社のパフォーマンスを上げるには、社長の健康と知識の吸収が欠かせません。健康管理と学習をする時間も重要な予定だと捉えて、スケジュールに組み込むようにしましょう。
的確なスケジュール管理でパフォーマンスを向上させよう！
社長のスケジュール管理は一般的なスケジュール管理とは異なります。スケジュール管理を工夫すると、社長だけでなく会社全体のパフォーマンス向上につなげることができます。トランスアクトでは、優れた人材の紹介と派遣を行っておりますので、ぜひ一度ご相談ください。それぞれのご要望に合う最適な人材をご紹介します。
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