「担当の上司が同じ空間にいないと秘書の仕事をできない」というのが今までの常識だったのではないでしょうか。しかし、働き方改革が推進される2020年現在では新型コロナウィルス発生の影響もあり、在宅勤務やテレワークという勤務形態が増加しています。そのなかで、秘書にもテレワークがあることはご存じでしょうか。本記事では、在宅秘書の仕事内容について紹介します。

1.在宅秘書とは

在宅秘書の仕事は、事業主やフリーランスで働く人の「オフィスワーク」を総合的にサポートすることです。在宅秘書は、1～2時間程度の短時間での業務が多い傾向ですが、必要に応じて緊急時にもメールや電話などで常時対応できることが望ましいとされています。つまり、在宅秘書は一般的な「フルタイム、定時での勤務」とは異なり、特殊な勤務形態であるといえるでしょう。在宅秘書の雇用主のタイプには、オフィスワークに人件費の多くをさけないような個人事業主やフリーランスの人が多い傾向です。

2.在宅秘書の仕事内容とは

在宅秘書と聞いて、「どんな仕事だろう」と感じる人もいるのではないでしょうか。しかし、基本的には通常の秘書業務と同様です。ただし、在宅秘書の仕事内容は電話やメールなどオンラインかつ在宅でも作業ができる業務に限ります。具体例を挙げると、以下の通りです。

・電話受付対応

・メールやチャットなどのオンライン対応

・商品の受発注や発送と梱包作業

・入出金確認

・資料の作成および送付

・顧客のデータ管理

・スケジュールの管理

・請求書や領収書と納品書などの書類作成

・宿泊や来店予約管理

・Webサイトの記事投稿や変更など

写真加工や画像作成が可能な人であれば、サイトのタイトル画像やバナー画像などの作成を任されることもあります。また、印刷物のデザインに長けている人であれば、自社のパンフレットの作成も任される可能性もあるでしょう。雇用主と連絡を取る場合は、電話はもちろん、メールやチャットやLINEなどのアプリといった、あらゆる通信手段が用いられます。時には、パソコン備え付けのカメラや外付けのWebカメラなどで、実際にお互いの顔を見て連絡を取り合うこともあるでしょう。

3.必要なスキルはある？

どの仕事にもいえるように、資格を持っていれば、それだけ可能性は広がります。しかし、在宅秘書をするうえで、必須の資格はありません。ただし、在宅秘書として採用されるために好ましいスキルはあります。在宅秘書の仕事は、オフィスワークが多くなるため、一般的にワードやエクセルなどのオフィスアプリケーションを使用できることが前提です。また、経理ソフトやオンライン会議アプリなど独自のものを採用している雇用先もあるため、経験のないソフトやツールに順応できることも、在宅秘書に望まれる能力といえます。在宅秘書の仕事は、リモートワークやパソコンを利用した仕事が中心です。そのため、インターネットなどの通信環境が整っていることは最低限必要になります。状況に応じて、オンライン会議アプリを使用することもあるため、Webカメラの利用スキルも求められるでしょう。また、雇用先によっては設備の貸し出しもありますが、自分でWebカメラなどを準備しなければならないケースも考えられます。在宅秘書は、特別な資格はいらないため誰でもチャレンジすることが可能です。

4.在宅秘書の時給相場とは

在宅秘書の時給相場は1000～1200円程度といわれています。例えば、時給1000円で1日4時間、月20日働いた場合の月収は8万円となるでしょう。ただし、時給は能力や経験によって変わってきます。英語がネイティブ並みに話せる、経理に関する事務がこなせるなど、評価されやすいスキルが備わっていれば高時給も目指せるはずです。なお、在宅秘書は時給制ではなく月給制で働く場合もあります。月給制の場合、フルタイムか、それとも時短勤務かといった要因で給与の金額は左右されます。

5.通常の秘書と比較したときの在宅秘書のデメリット

家で働ける在宅秘書という仕事に魅力を感じる人も多いでしょう。しかし、在宅秘書には通常の秘書として働く場合とは異なるデメリットがあります。在宅秘書を目指す前に、そのデメリットについて理解しておくことが重要です。

まず、通常の秘書よりも雇用主との距離が近いというデメリットが挙げられます。在宅秘書として働く場合、個人事業主やフリーランスの人に雇われるケースが多いです。雇用主と直接関わりながら仕事をすることになるので、雇用主との相性が悪いと苦痛に感じられる場合もあるでしょう。また、企業に勤めるよりも雇用関係が不安定になりがちです。給与未払いなどのトラブルに発展することもあるので注意しなくてはなりません。働くことを決める前に、雇用主との相性はどうか、契約書の内容に不備はないかといった点をしっかりと確かめておきましょう。そして、在宅秘書は勤務時間が不規則になる場合もあります。雇用主の働き方に合わせることになるため、自分が働ける時間帯や曜日は明確に伝えておきましょう。

6.テレワーク型の秘書がおすすめな人

在宅秘書の職場には、「管理者の目」がなく、業務とプライベートの境界線もあいまいです。そのため、自分を律することができ、公私に合わせて気持ちをスイッチするのが得意な人が向いている仕事といえるでしょう。具体的には、「計画性をもって業務を遂行できる」「責任感が強く真面目」といった人が在宅秘書に向いています。また、業務の姿勢が管理者に伝わりにくいので、成果がより重要視されるでしょう。在宅秘書の業務も、案件の内容によっては、連絡を取り合ってチーム制で行うことがあります。しかし、同じ場所にチームのメンバーがいないため、誰かにすぐ疑問点を尋ねることはできません。そのようなときも、自分で調べたり誰かに相談したりするなど、能動的な姿勢が問われます。そのため、在宅秘書は「積極的に仕事を創造できる」「報告・連絡・相談がスムーズに行える」といった臨機応変な対応ができる人が重宝されるでしょう。また、異なる場所で価値観を共有するためにも、社会常識や基本的なビジネスマナーが備わっていることも重要です。

7.在宅秘書が収入を上げるコツ

在宅秘書の基本的な時給は決して高額ではありませんが、ポイントを押さえれば高収入を得ることも可能です。在宅秘書が収入を上げるコツは、語学力やITスキル、社労士の資格など、業務で役に立つスキルを身につけることです。例えば、語学力が備わっていれば翻訳などの業務もおこなえるようになります。雇用主の仕事で翻訳業務を外注している場合、外注せずに秘書に任せることができれば、大きなコスト削減となるでしょう。外注コストが削減できる分、秘書により高い給料を支払ってくれる可能性があります。WebデザインやプログラミングなどのITスキルについても同様です。会社のホームページ制作などを外注すると数十万～数百万円のコストがかかります。在宅秘書にその仕事をこなせるだけの能力があれば、交渉次第で収入を大幅に上げることもできるでしょう。その他、セキュリティ関連や税務関連など、会社に必要な業務は多岐にわたるので、それらをサポートできるスキルを身につけるのが収入アップの近道です。

8.在宅秘書として働く方法とは

在宅秘書として働きたいときは、在宅秘書代行会社を利用する、またはクラウドソーシングサイトに登録するという2通りの方法が選べます。

在宅秘書代行会社では、在宅秘書として働きたい人と、在宅秘書を雇いたい人の仲介をおこなっています。オンライン秘書やオンラインアシスタントといった形で募集をかけているので、興味がある人は申し込んでみるとよいでしょう。なお、実際に働くためには書類選考や面接に通過する必要があります。在宅秘書代行会社ではチーム体制で業務の分担をおこなっていることも多く、やむをえない事情で働けないときもサポートしてもらえる可能性が高いでしょう。

クラウドソーシングサイトでは、在宅でできる仕事を中心に、さまざまな業種の仕事が掲載されています。在宅秘書を募集しているクライアントもいるので、クラウドソーシングサイトに登録して仕事を探してみるのも1つの方法です。長期雇用の仕事が見つかれば、在宅でも安定した収入を得ることができるでしょう。

■秘書もテレワークで働ける！

在宅秘書がどんな仕事内容なのか理解できたでしょうか。秘書といえば、「社長に付き添う姿」をイメージする人も多いかもしれません。しかし、家にいる時間が多い主婦（主夫）なども、気軽に秘書をできるテレワーク時代に入りました。在宅秘書を経験している人の中からは、「通勤にかけた労力を業務に専念できる」などのメリットの声も多数上がっています。自身のライフスタイルに合わせて、秘書の仕事を選択肢に入れてみましょう。

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東京都は、「テレワーク東京ルール」の普及推進に連携・協力して取り組んでいくため、公労使による「新しい東京」実現会議において、共同宣言を行いました。

その中で、テレワークを新型コロナウイルス感染症防止のための緊急避難的な一過性のものとすることなく、促進・定着に向けて、「働き方改革」や「ビジネス革新」「人材の有効活用」「危機管理」など、テレワークで実現する戦略ビジョンを定めています。

「テレワーク東京ルール」実践企業宣言制度とは、テレワーク戦略ビジョンを踏まえ、各企業が、その実情に応じて、テレワークデーやテレワークウィークの設定、育児・介護期間中のテレワーク勤務など、独自のルールを策定し宣言を行う制度です。

合同会社トランスアクトは「テレワーク東京ルール」実践企業宣言を行い、クライアント様および全社員と働き方改革の意識を共有するとともに、促進・定着に向けて取り組んで参ります。

東京商工会議所の会員に毎月配布されている機関紙、「東商新聞」に弊社代表の橘が掲載されました。企業オーナー、経営者層に直接届くメディアとして、多くの方々に購読されています。

質の高い運転サービスを受けたい、本来の業務に集中したいなどの理由で運転業務のアウトソーシングを検討する企業は多いでしょう。契約にはいくつか種類がありますが、なかでも注目したいのが請負契約です。ここでは請負契約の特徴をふまえ、委任契約・派遣契約との違いを詳しく説明します。契約締結の手順も紹介するので、運転業務のアウトソーシングに役立てましょう。

1.運転業務をアウトソーシングするメリット

運転業務をアウトソーシングするメリットとは、どういうものでしょうか。まず、質の高いサービスを受けられるということが挙げられます。プロのドライバーは、社長や役員に対応しても問題ない接客マナーを身に着けています。もちろん、運転技術も申し分ないでしょう。一方、運転が本業でない会社で運転手を募集するのは難しいものです。しかるべきスキルを身に着けさせるには時間がかかります。また、本来の仕事があれば運転ばかりに時間を割けません。このため、従業員に運転業務を任せるよりも、初めからプロのドライバーを頼る方が良いと考えられるのです。労務管理・車両管理を省けるのもメリットといえるでしょう。加えて、運転業務をすべて任せれば、自社で運転業務に関わる福利厚生や退職金・賞与といった人件費、車両メンテナンス代などを用意せずにすみます。支払うのは契約費用のみなので、最終的に経費を削減できる可能性もあります。

2.委任契約との違い

業務契約には請負契約と委任契約があります。請負契約の特徴は、仕事の結果に対して報酬を支払うという部分にあります。請負契約の場合は、納品した商品に欠陥やミスがあれば損害賠償や責任を負わなければなりません。一方、委任契約とは、業務を遂行さえすれば報酬を受け取れます。仮に成果が見られなくても、業務に従事したのであれば報酬を渡す必要があります。たとえば、請負契約を締結した運送業者が事故を起こしたとしましょう。時間通りに配達できなかった、商品が破損したというようなトラブルが起きれば責任を負うのは運送業者です。

3.派遣契約との違い

請負契約は、派遣契約とも異なります。派遣契約を結ぶと、業務の詳細を自社で管理しなくてはいけません。休日や夜間の人員管理なども行わねばならず、手間がかかるでしょう。計画を成り立たせるための人員を、派遣会社を通じて調達するというイメージです。一方、請負契約では業務を一括して任せられるので、直接的な管理を省けます。続いて、契約期間にも注目してみましょう。請負契約は契約期間に縛られません。ところが、派遣契約の場合は同じ環境で働ける期間は最長でも3年までと定められています。仮にドライバーの仕事ぶりを気に入りもっと長く働いてもらいたいとなると、期間満了のタイミングで契約を見直さねばなりません。直接雇用や別の部門への異動などといった対策に迫られます。

4.請負契約の流れ

請負契約を結ぶには、まず契約会社に問い合わせて打ち合わせの日取りを決めましょう。打ち合わせでは予算を含めて条件を話し合います。最適なプランを立案してもらい、見積もりを取得しましょう。また、希望すれば事前にドライバーと面接することもできます。特に役員専用の運転手を契約するときは、運転スキルだけでなく接客マナーや人間性も重視されます。納得した相手と契約できるように、ぜひ面接を利用すると良いでしょう。なお、契約を結ぶ前には自動車保険の「管理請負自動車に関する被保険者追加特約」に加入しなければなりません。加入には数日程度かかるので、速やかに手続きを済ませておきましょう。

請負契約だと管理不要で高いサービスを得られる

運転業務をアウトソーシングする際には、請負契約を締結するのがおすすめです。契約会社の管理のもと業務を遂行してもらえるので、自社で労務管理や車両管理をする必要がありません。また、プロのハイレベルなサービスを受けられるのも魅力でしょう。請負契約を考えているのであれば、契約会社に見積もりや資料請求をしてみてはいかがでしょうか。

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弊社代表の橘が、テレビ朝日「お願い！ランキング」にVTR出演しました。

国会議員秘書時代に経験した「忖度」にまつわるエピソードをクイズ形式でお答えします！

今、何かと話題になっているキーワード「忖度」（そんたく）

国会議員秘書経験者の橘がこれまでの仕事においてどんな「忖度」をしてきたのか？

「忖度」＝他人の気持ちを推し量ることによってどんなピンチを切り抜けてきたのか？

クイズ形式の問題VTRで体験談をお話しします。

【放送日】

2017年9月18日（月）24:50～25:20

http://www.tv-asahi.co.jp/onegai_chosenkyo/

放送ぎりぎりの本当にあった裏話？！を是非ご覧ください！