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■＜3月コラム＞優秀な秘書ってどんな人？必要とされているスキルを教えます！
秘書の仕事は幅広く、会社によってその役割はさまざまです。しかし、「優秀な秘書」といわれるには、いくつかの共通したスキルが必要です。ここでは、業種に関係なく秘書として身に着けておくべき重要なスキルを紹介します。仕事の効率化のために秘書を雇おうかと検討している役員の方は、人材選びの参考にしてみてはいかがでしょうか。
■秘書の業務内容
秘書の業務内容は多岐にわたりますが、中心となるのは上司のスケジュール管理です。多忙な上司が効率よく働けるように、秘書は無駄のないスケジュールを組む必要があります。出張の際は宿泊施設の予約や交通手段の確保なども秘書がおこない、上司が主催する会議では参加者への連絡なども担当します。次に、来客・電話対応も秘書の業務の一環です。来客を迎えるときは上司と仕事をしている重要人物と接することになるので、丁寧な物腰やビジネスマナーなどが求められます。電話対応も丁寧な言葉遣いを心がけ、上司に取り次ぐか自分で処理するかを適宜判断することになります。また、上司が使う資料の作成も秘書の仕事です。会議の資料をPowerPointで作成したり、社内文書をWordで作成したりすることもあるため、最低限のパソコンスキルやビジネス文書の書き方を身に付けておく必要があります。そして、秘書はオフィスの整理などの雑務もこなさなければなりません。このように、上司をサポートするためのあらゆる業務を処理するのが秘書の仕事だといえます。
1.優秀な秘書に求められるスキル
優秀な秘書をもつことは、役員の仕事の効率化だけでなく、その会社のビジネスの成長につながる可能性を持っています。では、役員の片腕といわれるような優秀な秘書には、どのようなスキルが求められるのでしょうか。また、同じ秘書の仕事をしていても差がついてしまうのはなぜなのでしょうか。ここでは、3つの重要なスキルについて具体例を挙げながら紹介します。
1-1.スケジュール管理能力
優秀な秘書に求められる能力のひとつに、スケジュール管理能力が挙げられます。会社のトップや役員として働く人の多くは常に多忙で、急な予定変更も日常的に起こり得ます。そんなときも、優秀な秘書がいれば落ち着いて対処し、代替案をだして状況を切り抜けることが可能になるでしょう。しかし、このような能力はすぐに身につくものではなく、長年の経験から習得していくものです。また、オフィスソフトの機能を熟知し、使いこなせることも大切です。たとえば、会議のキャンセルや追加によるオンライン予約、変更などをタイムリーに行えなくてはなりません。役員のスケジュールをオンラインで管理することは、変動的なスケジュールを役員がいつでも確認することができるなどメリットがいっぱいです。秘書は役員のスケジュールの全体像を把握しておく必要があります。そして、必要があれば先手を打ってスケジュールを予約、変更することが求められます。
1-2.コミュニケーション能力
優秀な秘書に欠かせない能力といえば、コミュニケーション能力も忘れてはいけません。秘書の仕事は、役員とその役員が仕事上で関わる人たちの間に立ち、潤滑なコミュニケーションを保つことです。それには、人に愛される人柄や周りへの気配り、相手への配慮は欠かせないものといえるでしょう。また、社内外の会議に役員と同席する機会が多い秘書は、どのような雰囲気になっても冷静で落ち着いた対応をし、臨機応変に自分をコントロールすることが大切です。さらに、周囲への公平な対応や笑顔を絶やさないこと、会話相手に的確かつ必要な情報を届けることも重要です。こうしたことを円滑に行うには、社交性や高いコミュニケーション能力が要求されます。そして、秘書は役員の片腕となって働くという職務上、会社の機密事項などに触れることが多いものです。ですから、社交的でありながら必要のないことは話さないといった、口の堅さが必須といえるでしょう。
1-3.美しい文字が書ける
パソコンや電子メールの普及により、ビジネス上で手書きをする機会は減ってきています。しかし、重要な書類の記入や封書の宛名書き、お礼状を書くなど、秘書業務では手書きをする場面が少なくありません。ですから、美しい文字が書けることは秘書にとって大きな強みといえるでしょう。たとえば、契約など重要な書類が別の会社から送られてきたとき、封書に美しい表書きがされていれば会社の信頼感につながります。また、秘書が役員の代筆として書いたお礼状が美しい文字であれば、また仕事を依頼したいと思うことでしょう。反対に、丸文字や読めないような汚い字で書かれていたら、信頼を失ってしまうかもしれません。このように、秘書が書く文字は会社の印象を左右することがあります。字は体を表すといいますが、役員に代わって書類に記入したり、手紙を書いたりする秘書の字は、そのまま会社を表しているともいえるのです。
■秘書に向いている人の特徴
秘書に向いている人の特徴は、気配りができ、察する能力が高いことです。秘書は上司を陰から支える必要がありますが、上司には細かく指示を出している時間はありません。上司が何を求めているのかを察知し、先回りして用意しておく気配り力が秘書には求められます。また、サポートに徹することができる人も秘書に向いているでしょう。自分が主役にならないと気が済まない人は、上司を支えるという秘書の役回りに我慢ができないはずです。同時に、秘書は上司と一緒に丁重に扱われることが多いものですが、謙虚さを忘れてはいけません。常に謙虚な姿勢で人と接し、人間関係を円滑にできる人が秘書には向いています。
几帳面で柔軟性がある人も秘書に挑戦してみるとよいでしょう。上司のスケジュール管理などでミスをすると会社に大きな損失を出す恐れがあるため、秘書は丁寧に仕事をこなす几帳面さが備わっていなければなりません。とはいえ、秘書の仕事にはトラブルがつきものなので、几帳面なだけでは不十分です。ハプニングが起こったときも冷静に対処できる、柔軟性を兼ね備えていることが優秀な秘書の条件だといえます。その他、コミュニケーションスキルが高く、スムーズに情報共有ができる人も秘書には向いています。
■秘書に向いていない人の特徴
一方、秘書に向いていない人にもいくつかの特徴があります。まず、自己主張が激しい人は秘書には向かないでしょう。向上心は大切ですが、「活躍したい」という気持ちが強すぎると上司の邪魔になりかねないので、一歩後ろに下がって上司を支えられる人が秘書に向いています。また、守秘義務が守れない人も秘書になるべきではありません。会社の重要人物と一緒に仕事をする中で、秘書は数多くの機密情報を知ることになります。これらの情報を外部に漏らしてしまうと大きな問題に発展する恐れもあるため、友達との雑談などでつい口を滑らせてしまう人は秘書に適しません。次に、気持ちの切り替えが苦手な人も秘書として働くのは難しいでしょう。誰でもミスをすることはありますが、大切なのはミスをしたあとの対応です。上司から叱責されて落ち込み、仕事を放棄してしまうようでは秘書の仕事は務まりません。すばやく気持ちを切り替え、自分のミスの後始末をおこなう前向きな姿勢が求められます。
■秘書の仕事のやりがい
秘書の仕事では大変な場面も多くありますが、それに見合ったやりがいがあります。秘書の仕事のやりがいとしてまず挙げられるのが、企業の経営に携わる人間と深く関われることです。事務職などで普通に働いていれば、企業を動かす重要人物と関われる機会はなかなかありません。一方、秘書は常日頃から役員と深く関わり、ビジネスの最先端における知識やスキルを学ぶことができます。一緒に仕事をする上司の考え方などを間近で観察することは、人生を豊かにしてくれる貴重な経験となるでしょう。次に、ビジネスマナーなどに関するスキルを磨けることも秘書のやりがいの1つです。さまざまな重要人物と関わるなかで自然とビジネスマナーや接待スキルが磨かれ、キャリアアップも目指しやすくなるでしょう。また、秘書の仕事ではさまざまなハプニングが起こり、状況に応じて臨機応変に対処することが求められます。そのため、判断力や柔軟に対応する能力が養われることも秘書のやりがいだといえます。
■優秀な秘書は会社の成長に貢献する！
このように、優秀な秘書を手元に置くことは仕事を効率化するだけでなく、ビジネスの成長につながる可能性が高いでしょう。トランスアクトは、優れた資質をもつ人材をご紹介し、環境づくりのお手伝いをしています。また、人材派遣、人材紹介だけでなく、紹介予定派遣、業務請負など、お客様のご要望に合わせたさまざまなご提案をしています。優秀な秘書をお探しの際は、トランスアクトに相談してみてください。
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■起業を志す学生インターンの方々との昼食座談会を開催致しました
起業を志す学生インターンの方々との昼食座談会を開催させて頂きました。近い将来、起業を志す学生インターンの方々のエネルギーに、私たちも非常に刺激を受けました。今後のご活躍、心よりお祈り申し上げます。貴重なお時間、ありがとうございました！
■＜3月コラム＞役員運転手の年収はいくらなの？収入・仕事内容はタクシー運転手と違う？
タクシー運転手も役員運転手も、「人を車に乗せて目的地まで運ぶ」という仕事そのものに関しては同じです。しかし、実際には給料や働き方などに関して異なるところがあります。ただ、タクシー運転手と役員運転手の違いついて、正確に理解している人はあまり多くないのではないでしょうか。そこで、この記事では、役員運転手の給料やタクシー運転手との仕事の違いついて詳しく紹介します。
1.役員運転手の平均給料
役員運転手の給料は、企業に直接雇われている正社員や契約社員、派遣会社のスタッフなどの契約形態によってかなり違いがあることが特徴です。ただし、一般的には役員運転手の月給は平均すると約40万円といわれ、年収では500万円前後になります。この月給や年収の金額は、平均的なタクシー運転手と比べると高い傾向です。
2.なぜ給料が良いの？
タクシー運転手も役員運転手も車に人を乗せて運転する業務であることに違いはないため、一般のドライバーより高い運転スキルを求められることは共通しています。しかし、通常のタクシー運転手とは違い、役員運転手は文字通り車に乗せる対象となる人が社長や役員など企業の要人です。もちろん、乗せるお客様に対する気遣いが必要なことはタクシー運転手でも同じでしょう。しかし、役員運転手の場合は社長や役員に不快な思いをさせたり、ストレスになるようなことを与えたりしないように、より細やかな気配りができるスキルを求められます。また、雑談程度の会話をスムーズにできる社交性は必要です。ただ、求められる以上には会話をせず、社長や役員が落ち着ける空間を提供することも大切になります。さらに、役員運転手には車内で見聞きしたことを絶対に口外しない口の堅さも備えていることが求められます。このように、役員運転手は運転技術だけではなく、さまざまなスキルが必要とされるため、誰でもなれる職種ではありません。ほかにも、役員運転手は社長や役員の動きによって、勤務時間外に急な呼び出しがかかったり、休日出勤しなければならなくなったりすることもある仕事です。「タクシー運転手の業務とは異なるスキルや適性が必要」「勤務体系に違いがある」といったことから、一般的に役員運転手のほうが給料は高くなっています。
3.役員運転手とタクシー運転手の違い
役員運転手とタクシー運転手で最も異なるのは、勤務形態です。タクシー運転手は、一般のお客様を相手にしていることもあり、勤務はシフト制で早朝や深夜、土日や祝日も出勤することがあります。一方で、役員運転手は企業の社長や役員を乗せるのが仕事です。そのため、休日にゴルフの接待などに出かける際に運転しなければならない可能性があります。しかし、基本的には企業が稼働していない土日や祝日などは休みになることが多い仕事です。また、普段の仕事ぶりにも違いがあります。タクシー運転手は、お客様を多く乗せればそれだけ売り上げが上がるため、勤務時間中はお客様を乗せたり街を流したりなど、ほとんど運転しています。しかし、役員運転手の場合、実際に運転するのは担当している社長や役員が移動するときだけです。日によっては、勤務時間のほとんどが待機時間になることもあります。ただ、待機時間といっても、その間好きなことができるわけではありません。特に、出先での待機時間の場合は、社員や役員の用事がいつ終わるか正確にはわからないため、いつ戻ってきてもいいように待機している必要があります。また、役員運転手は社長や役員が心地よく過ごせるように、車内をきれいに清掃しておくことも大切です。待機時間を効率よく使いながら、車両の整備や車内の清掃などをすることも役員運転手の仕事になります。
役員運転手とタクシー運転手は仕事内容や年収が違う！
役員運転手とタクシー運転手では、対応するクライアントが違うのはもちろん、勤務形態にも違いがあることが特徴です。そのため、仕事をするにあたって求められる適性が異なり、その分、収入にも差が出てきます。どちらの仕事を選ぶかは、自分のライフスタイルに合う勤務形態かどうかにもよって異なるでしょう。また、自分の持っているスキルや性格などが、どちらに向いているかを見極めて選ぶこともポイントです。
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毎日新聞は2022年、創刊150年を迎えました。世代を超えて美しい地球を手渡していくため、毎日新聞は、国連が掲げる「SDGs（持続可能な開発目標）」の意義を、紙面、WEBサイトやさまざまな事業活動を通して伝えています。SDGsに賛同するトランスアクトの取り組みが毎日新聞デジタルで紹介されました。
