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2024 / 01 / 05
00:00

■<1月コラム>どのようなメリットがある?社長秘書を雇うメリットを紹介!

■どのようなメリットがある?社長秘書を雇うメリットを紹介!

社長秘書という存在は認識していても、具体的な仕事内容はよく知らないという人も多いのではないでしょうか。社長秘書を雇うメリットは多く、期待以上の効果が得られたというケースも少なくありません。本記事では、社長秘書を雇うべきか検討している方に向けて、秘書に任せられる仕事内容や雇うメリットについて解説します。

 

 

1.社長秘書の仕事内容とは

まず、秘書が主に行うのは、社長のスケジュール調整・管理です。社長ともなると、朝からびっしり予定が詰まっている日も珍しくないでしょう。しかし、いかに多忙であろうと、取引先を待たす、会議をすっぽかすというなどの失敗は許されません。しかし、時間の読みが甘いとこうしたミスが起こってしまい、最悪の場合にはビジネスチャンスを失ってしまう恐れがあります。秘書はプロとして、会議内容も把握したうえで、前後に移動時間や休憩時間などの余裕を持たせた現実的なスケジュール管理を行ってくれます。次に、電話やメールなどの対応も秘書の仕事です。社外の関係先との会食やアポイントなどは、むしろ秘書を通してアレンジするほうが対外的にもスマートです。最後に、各種手配業務も秘書が代行してくれます。たとえば、出張や会食、お中元、お歳暮の手配などは秘書に任せることができます。このほか、タクシー予約や昼食の手配といった日常的なサポートも秘書業務の範疇です。

 

2.社長秘書を雇うメリット

ここからは、社長秘書を雇うことによって得られるメリットを3つ紹介します。

 

2-1.メイン業務に集中出来る

事業計画の立案や経営判断、ステークホルダーとの関係構築など、社長には経営者として取り組むべき仕事が山のようにあります。秘書がいれば、自分がやらなくても良い本業以外の雑務を一任できます。スケジュール管理や出張・会食手配は雑務ですが、取引先が絡む以上、ミスが許されない仕事です。こうした調整を秘書に代行してもらうことで、気を取られず、社長は本来の業務に集中できます。将来のために、企業の中・長期戦略を考える時間も捻出しやすくなるでしょう。

 

2-2.雑務をサポートしてくれる

秘書は雑務をサポートしてくれるだけでなく、業務のとりまとめも行ってくれます。たとえば、発注先が複数ある場合には、誰に何を依頼し、それぞれ納期はいつまでかといった管理が煩雑になりがちです。秘書がいれば、発注先の間に入り、業務を全体的に統括してくれます。具体的には、進捗状況をチェックし、スケジュールより遅れているものを教えてくれたり、必要な準備を前もって教えてくれたりとディレクションの役割を担ってくれます。全体像を把握できれば、経営者として必要な判断・指示も行いやすくなるでしょう。

 

2-3.理解者となってくれる

企業のトップは、案外孤独なものです。仕事で悩みがあっても、社長という立場上、部下には本音を打ち明けにくいでしょう。会社の内情を知らない家族にも、仕事のストレスやプレッシャーはなかなか理解されにくいものです。また、機密事項を含む仕事も多く、社外の友人や知人に気軽に相談に乗ってもらうわけにもいきません。その点、秘書は社長にもっとも近い立場で仕事をしています。1日のうち多くの時間を同じオフィスで過ごすことも多く、社長の意図や要望を自然とくみ取ってくれる存在です。身近に良き理解者がいれば、ひとりで思い詰めるということも減り、精神的にも楽になるはずです。移動時間の秘書との雑談も、多忙な1日の中のちょっとした気晴らしになるでしょう。

 

 

社長秘書は頼れる存在!

社長秘書を雇うメリットが理解できたでしょうか。社長秘書を雇うことは、業務を進めるうえで幅広いメリットがあります。加えて、社長が本来の仕事に集中できれば、企業の業績アップも目指せるでしょう。トランスアクトでは、質の高い秘書を派遣しています。優秀な秘書を探している方は、ぜひトランスアクトにご相談ください。

 

 

  

 

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2024 / 01 / 01
00:00

■令和6年 新年ご挨拶

■令和4年 新年ご挨拶

新年明けましておめでとうございます。

旧年中はようやくコロナ禍の影響が落ち着く中、格別のご愛顧を賜り心より厚く御礼申し上げます。

引き続き、関係各社様・各位の皆様方の多大なるご支援・ご協力を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

また、本年も更なるサービス・お客様満足の向上に努めて参りますので、どうぞ宜しくお願い申し上げます。

2023 / 12 / 25
00:00

■年末年始業務のご案内

■年末年始業務のご案内

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

誠に勝手ながら下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。 

 

 2023年12月29日(金)~2024年1月4日(木)

 

期間中にいただきましたお問い合わせ、求人のご応募につきましては、新年1月5日(金)より順次ご対応させていただきます。

皆様には大変ご不便をおかけいたしますが、今後とも何卒よろしくお願い致します。

2023 / 12 / 23
00:00

■東京の役員運転手派遣会社おすすめ人気ランキングで1位を獲得しました

役員運転手派遣会社おすすめ人気ランキング.png

 

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運営元:ボイスノートマガジン運営事務局|株式会社NEXER

2023 / 12 / 20
00:00

■<12月コラム>縁の下の力持ち!秘書として活躍するための心構え3つを紹介

■縁の下の力持ち!秘書として活躍するための心構え3つを紹介

秘書の仕事は、業務が円滑に進むように「上司をサポートする」というイメージを持つ人も多くみられます。ただ、実際に秘書として活躍するためには、「どのような心構えが必要になるのだろう」と疑問を持つ人もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では秘書として働くうえで必要になる、3つの心構えについて紹介します。

 

 

1.秘書の仕事内容とは

秘書として活躍するためには、まず仕事内容を正確に把握しておくことが重要です。秘書は、職場内において上司が業務に集中できるよう、「全般的な補佐を行うこと」が基本的な業務となります。ただ、秘書と一口にいっても担当する業務の幅は非常に広く、その企業や補佐する上司によっても仕事内容は大きく異なる傾向です。具体的には、「スケジュール管理」「来客および電話の応対」「出張手配」などの業務を担当することが一般的といえるでしょう。それ以外にも、「贈答などへの返礼」「情報収集」「書類のファイリング」「文書管理」などを行うケースもあります。

 

2.秘書として必要な心構え3つ

秘書として働きたいとは思っているものの、「実際にはどのようなことが求められるのだろうか」と不安を持つ人も多いのではないでしょうか。そこで、ここでは秘書として働くうえで欠かせない、3つの心構えについて確認していきましょう。

 

2-1.守秘義務を徹底すること

秘書として働くうえで、非常に重要になるのが「守秘義務を徹底する」という心構えです。秘書は、社長や幹部など企業内の重要ポジションにいる人と接する機会が多い仕事のため、必然的に機密事項や社外秘など「企業の重要な秘密・情報」に触れる機会も多くなります。万が一、こうした重要な情報が社外に漏れてしまうと、企業にとっての大きな損失になりかねません。秘書は、経営の核ともいえる機密情報を扱うことも多い重要な仕事のため、守秘義務の徹底が求められます。秘書の業務を通じて得た情報は、部外者に決して口外せず、自分の心のなかに留めておくことが重要です。

 

2-2.気配りを怠らないこと

秘書は、担当する上司が滞りなく業務を遂行できるよう、さまざまな面でサポートすることが主な役割です。そのため、「常に気配りを怠らない」ように心がけることが重要になります。「上司が仕事を進めるためには何が必要か」「どのような点に配慮すれば良いのか」など、さまざまなことを察知して先回りする能力が求められるでしょう。また、秘書は担当する上司に対してだけではなく、得意先や来訪者などにも配慮する必要があります。社外の人への対応は自分だけではなく、部署全体や直属の上司の印象にもつながる可能性があるため、注意が必要です。態度や言葉遣いに気を付けるなど、丁寧な対応が求められます。

 

2-3.縁の下の力持ちであること

秘書は、自分が前に出ることなく、陰ながらほかの人をサポートする仕事といえます。そのため、「縁の下の力持ち」として働くように心がけることが肝心です。秘書は、コツコツと仕事をこなしつつ、必要に応じて自然にサポートする配慮が求められます。ただし、このようなサポートを全面的にアピールすることは、避けたほうがよいでしょう。なぜなら、秘書の主な役割はあくまでも「上司の成果アップ」だからです。いくら自身に優れたスキルやアイデアがあったとしても、それを強く主張することは避けたほうが賢明です。また、サポートに対する見返りも求めないことが基本といえます。上司が求めていることを敏感に察知し、その要望に速やかに応えて「裏方に徹する」ことが、秘書に求められるスタンスです。

 

 

秘書はスキルと共に心構えも大事

秘書の業務に必要な心構えがしっかりと認識できたでしょうか。秘書として活躍するためには、スキルだけではなくサポート役としての「心構え」が重要です。守秘義務の徹底や気配り、縁の下の力持ちであることの3点を意識することが大切になります。人材派遣サービスの「トランスアクト」では、未経験から秘書を目指すことが可能です。秘書の仕事に興味がある人は、心構えをしっかりと持ってチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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