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■＜10月コラム＞国家資格が必要？秘書になるために取っておくべき資格やスキルについて解説
企業の役員などをサポートする秘書は、事務系の職種のなかでも人気が高い仕事です。秘書を目指している人であれば、「必要な資格やスキルがあるのか」「自分が秘書に向いているのかどうか」について、知りたい人が多いのではないでしょうか。秘書はどんな人でも目指すことができる仕事です。この記事では、秘書になるために必要な資格や求められる資質について解説します。
1.国家資格と民間資格の違いとは
秘書になるために必要な資格を解説する前に、まず国家資格と民間資格の違いを紹介します。
■国家資格とは
国家資格とは、法律に基づいて国が認定する資格のことです。国や地方公共団体、法律で指定された団体が試験を実施します。国家資格は、例えば弁護士や公認会計士、医師、看護師のように、いずれも専門性が高く、有資格者のみが業務を独占できる資格が多いことが特徴です。専門性の高さに応じて試験も難しくなりますが、法律によって一定の知識や技術が保証されるので社会的な評価は総じて高く、難関国家資格の有資格者ともなると平均年収も高くなる傾向が見られます。
■民間資格とは
一方、民間資格は民間団体や企業が試験を行い、認定する資格のことです。有名な民間資格のなかには、TOEICやTOEFL、Microsoft Office Specialist（MOS）などがあります。国家資格とは異なり、民間団体や企業が独自の基準で認定できるため、試験の難易度もまちまちで、種類や数も膨大であることが特徴です。なお、民間資格のなかでも秘書技能検定や簿記検定などのように公共性が高く、かつ文部科学省が後援している資格を公的資格と呼ぶこともあります。
2.秘書は国家資格ではない？
弁護士や公認会計士といった国家資格の場合、その業務を遂行するためには必ず資格を取得しなければなりません。一方、秘書は国家資格ではないため、秘書技能検定などの資格がなくても秘書職として採用、または配属されれば秘書として働くことができます。秘書の求人を検索しても、応募資格に記載されているのは秘書としての実務経験や語学力の有無が多く秘書の資格の有無は記載されていないことが多い傾向です。しかし、秘書として必要とされる職務知識やビジネスマナー、スキルを有していることを示すために「秘書技能検定」や「CBS（国際秘書）検定」といった資格は非常に役立ちます。
3.秘書になるためにとっておくべき資格はある？
秘書の仕事に関連した資格のなかで、最も有名なのが「秘書技能検定」です。秘書技能検定は、公益財団法人実務技能検定協会が運営する文部科学省後援の資格で、年2回（1級、準1級）または年3回（2級、3級）実施されます。試験内容は、ビジネスマナーをはじめ、基礎的な経済用語や文書作成、ファイリング、スケジュール管理など、秘書業務の遂行に必要な知識や技能が問われる傾向です。2級、3級は筆記試験のみですが、1級、準1級は面接試験が行われ、ビジネスの場にふさわしい態度や振る舞いなどが審査されます。秘書を目指すのであれば、2級以上の資格を保有していると採用に役立つでしょう。一方、ハイレベルな英語力が必要とされる外資系企業や外資系と関係が深い日系企業で、バイリンガルな秘書を目指す人には、CBS（Certified Bilingual Secretary、国際秘書）検定がおすすめです。CBS試験は等級区分がありません。年2回行われるプライマリー試験に合格した準CBS資格認定者が、年1回行われるファイナル試験に合格して初めてCBS資格認定が受けられます。試験内容は、秘書業務に必要な基礎知識のほか、英語による電話・メール対応、英語による個人面接など多岐にわたります。ファイナル試験の合格率は約20%と、かなりの難関資格ですが、その分企業の採用や昇進につながりやすい資格です。
4.秘書に求められる資質とは
秘書の仕事は、上司の業務をさまざまな面でサポートし、時に経営判断に関わるアドバイスを行うことです。そのため、秘書には上司が何を必要としているのかを察する細やかな気遣いはもちろん、臨機応変に対応できる判断力や筋道を立てて説明できる論理的思考力といった資質が求められます。また、上司や取引先、周囲の人たちの人間関係を円滑に保つコミュニケーション能力も必要です。自分の人柄がにじみ出るような、話しやすい雰囲気づくりを心がけるだけで、相手の第一印象も随分と変わります。また、秘書には膨大な量の業務をミスなくこなす情報処理能力や、さまざまな情報を収集する情報収集能力も問われます。そのため、秘書は「常日ごろからパソコンスキルを磨く」「ネットや新聞、雑誌などで情報収集を行う」などの努力が不可欠です。そのほか、秘書には企業の経営上の機密を外部に漏らさない口の堅さも必要になります。この機密事項には、上司のスケジュールやプライバシーも含まれるため注意しておきましょう。このように、秘書には数多くの資質が求められますが、その分、上司から厚い信頼を寄せられる、やりがいのある仕事だといえるでしょう。
資格を取ると採用で有利になるためおすすめ
秘書で活躍するためにおすすめの資格や求められる資質について理解できたでしょうか。特別なスキルがなくても秘書になることは可能ですが、資格を取得しておくと採用時に有利です。秘書業務に精通した人を募集している人材サービス会社「トランスアクト」でも、秘書検定3級やTOEIC700点以上あればなお可としています。トランスアクトは、給与面でも好待遇なため、秘書の仕事に就きたい人はチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
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■毎日新聞「秋の新聞週間企画」に協賛企業として掲載されました
協賛企業として株式会社トランスアクトが掲載されました。
新型コロナウイルスの流行により、人々の偏った考えや攻撃的な一面が顕在化されました。見たいものだけを見る、知りたいことだけを知る、好きな人だけとつながる。あらゆるものがパーソナライズ化され、眼の前に広がる景色が正しいと認識してしまうこの時代。「新聞」というメディアに課せられた使命は大きいのかもしれません。
日本新聞協会が主催する10月15日から21日まで開催の秋の新聞週間で、毎日新聞は誰もが直面する身近なテーマをもとに「答えのない問い」を提示していきます。株式会社トランスアクトは協賛企業として活動を応援しています。
■厚生労働省より有料職業紹介事業の許認可が更新されました
厚生労働省より、株式会社トランスアクトの有料職業紹介事業の許認可が更新されました。お客様のお役に立てますよう引き続き努力して参りますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
■内閣府「パートナーシップ構築宣言」に登録されました
パートナーシップ構築宣言とは、事業者がサプライチェーン全体の付加価値向上、大企業と中小企業の共存共栄を目指し、「発注者」側の立場から「代表権のある者の名前」で宣言するものです。
この度、合同会社トランスアクトでは「パートナーシップ構築宣言」に認定されました。
■＜10月コラム＞有給休暇は義務？役員運転手の有給休暇はどのように付与すればよいのか？
有給休暇を役員運転手の希望どおりに取得させることは、意外に難しいといえます。経営者・役員と行動を共にするうえ緊急の仕事もあるため、常時待機していてほしいと思うのではないでしょうか。この記事では問題解決策を探している経営者に向け、役員運転手を含めた有給休暇の付与の義務、休暇を取得させつつ仕事を円滑に進める方法などを紹介しています。
1.労働基準法で定められている有給休暇
有給休暇は労働基準法第39条において付与が義務付けられています。半年間以上雇用し、労働時間の8割以上を働いている従業員に対しては、年10日以上の有給休暇を与えなければなりません。2019年4月から施行された働き方改革関連法案によって有給休暇の取得はさらに厳密化され、最低でも年5日以上有給休暇を取得させるのが、会社側の義務になりました。これを守らない場合、6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が科せられます。有給休暇は従業員との話し合いのうえ、取得日を決めます。また、申請があった場合には、できるだけ希望に沿うように図らなければなりません。しかし、会社側に重要な予定がある場合は、従業員と合意のうえで違う日にしてもらうことも可能です。もちろん、勝手にお盆や年末年始の休みに組み込むなどは違法であり、あくまで話し合いのうえで取得を促します。また、原則的に有給休暇を買い上げることもできません。
2.断続的労働の適用除外の場合
役員運転手は業務の性質上、昼夜・土日問わず不規則で長時間拘束されやすい仕事といえます。緊急の仕事が入ったときは運転手も対応しなければなりません。経営者がゴルフや飲食店で接待する場合には、出先で待機することもあるでしょう。このような仕事が常態化している場合、「断続的労働の適用除外」の申請をしておくことが必要です。役員運転手のような働き方をする人は、労働基準法第41条の「断続的労働に従事する者」に該当します。休憩時間は短いけれど、手待時間（使用者から指示があった場合すぐに業務にかからなければならない時間）が長い従業員です。会社は必要に応じて、管轄の労働基準監督署に申請を出します。このとき、労働者名と本人の確認印も必要です。ただし、現実的には、申請を認めてもらう基準が厳しいことなどもあり、申請していない企業も多いようです。なお、労働時間や休憩・休日規定の適用は除外されますが、休暇にあたる有給休暇の規定は除外されません。申請が受理されたとしても、会社側には取得させる義務があることに注意が必要です。
3.自由な有給休暇の付与が難しい場合は派遣を利用する
「役員運転手にも有給休暇を取ってリフレッシュしてもらいたい」「できるだけ希望に沿う日に取得させたい」と考えている経営者も多いことでしょう。しかし、多忙な経営者たちにとっては、運転手がいないと困るケースが多いのも仕方がありません。自由な有給休暇の付与が難しい場合に活用したいのが、派遣の役員運転手です。派遣を活用するメリットは3つあります。1つ目は、運転手の急な病欠や事故、身内の不幸などがあっても代替人員を派遣してくれるので、経営者の仕事に影響が出ないことです。派遣会社では契約している企業の情報を共有しているので、タクシーや通常の運転代行と異なり、スムーズな対応をしてもらえるメリットもあります。2つ目は、1日だけの派遣による役員運転手を雇うことで、自社の役員運転手に有給休暇を取得させられることです。単発での利用は定期利用や月極契約などと違い割高であることは確かですが、有給休暇の取得日に折り合いがつかない場合に便利に利用できます。3つ目は、運転手としてのマナー研修を派遣元で受けているので良質なサービスを受けられることです。役員運転手はタクシー運転手などより高い質の運転技術が求められます。また、通常業務に加えて接待業務の一環を担うなどの場面もあることから、マナーも熟知していなければなりません。これらのスキルを自社教育で身に付けさせるのはコストも時間もかかりますが、派遣の役員運転手なら、すぐにでも対応可能です。万一、気に入っていた運転手が辞めたとしても、同水準のスタッフがすぐに派遣されます。
有給休暇は義務なので役員運転手にも有給休暇を付与しよう
有給休暇はどの職業でも取得させる義務があります。これは経営者や役員との仕事の兼ね合いで不規則で手待時間が多い役員運転手であっても同じです。労働時間や休憩・休日についての適応除外の申請はできますが、有給休暇に関する除外はできません。役員、経営者の仕事を円滑に進めるため、自社の役員運転手の休暇取得のために役立つのが派遣です。派遣の役員運転手なら、質の高いサービスを必要なときに継続的に受けられます。
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